Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 Center for Leadership Excellence. Tips for Section Chairs Norberto Lerendegui R9 Regional Director Elect Gustavo Giannattassio R9 Regional Director

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 The wheel of success: natural process 2 More and Better Services to Members Members more satisfied More motivated Volunteers More New and Enthusiastic Members

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 IEEE Center for Leadership Excellence

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Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 Tips para Nuevos Presidentes de Sección

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 Section Rebates Section: $2000 Fellow & Senior Member: $4 Member, Associate & Student: $3 Affiliate: $1,5 Subsección: $500 Cada Capítulo o Grupo de Afinidad: $200 Bono 10% por reporte a tiempo (22/Febrero) Bono extra por Actividad (ver Rebate Schedule en La Sección, Capítulos, Subsección, Grupos deben cumplir con los requerimientos de reporte ASPECTOS FINANCIEROS

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 Asistencia de las Sociedades a los Capítulos Cada sociedad tiene su propio programa (Ej.: PES High Performing Chapter Grant Program) Ver la guía de Fondos para Capítulos de Sociedades Ingreso por Conferencias Oportunidades de patrocinio con Sociedades, Secciones y Otros Capítulos Ver la página Web de Conferencias de Actividades Técnicas ASPECTOS FINANCIEROS

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 ¿Cómo se gasta el dinero? Actividades patrocinadas por IEEE: Apoyo a Capítulos y Grupos de Afinidad Newsletters Apoyo a Ramas Estudiantiles Conferencistas Distinguidos Reuniones Técnicas, Administrativas o Sociales Elementos de Reconocimiento (banners, placas, pines, certificados) ASPECTOS FINANCIEROS

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 ¿Cómo y qué se reporta a IEEE? Annual Financial Report (L-50) ASPECTOS FINANCIEROS

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 Cuentas Custodia (Custody Accounts) Son Cuentas de Retención Se usan en las Regiones 8, 9 y 10 Desarrolladas para conducir problemas monetarios, tales como inflación excesiva Los costos de membresía son pagados a la Sección en moneda local El Rebate es depositado en una cuenta en IEEE HQ Las renovaciones o nuevas membresías enviadas a HQ son pagadas a partir de los fondos Rebate ASPECTOS FINANCIEROS

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 Generación y Envío de Reportes: La sección deber reportar anualmente a IEEE Operations Center en Piscataway: Lista de officers, Actividad Financiera Actividad de Encuentros (Técnicos, Educativos, Administrativos) Bono de 10% si el reporte es enviado no más tarde que la tercera semana de Febrero Deadline final para recibir rebate es 30 de Junio Formularios disponibles en la Web (Nov/Dic): REPORTES

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 Reportes de Reuniones (remitido por el Secretario): Reporte Financiero (a ser remitido por el Tesorero) (financial report L-50) Preguntas? REPORTES

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 Reporte de Reuniones (Meetings) Secciones: 5 encuentros (pueden incluir encuentros administrativos) Subsecciones: 5 encuentros Capítulos: 2 reuniones técnicas Grupos de Afinidad: 2 reuniones Recomendable: remitir los formularios “online” ( inmediatamente después de que se realizó la actividad, con copia al Secretario de Sección Los Grupos de Afinidad deben reportar su “roster” de miembros también. REPORTES

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 Servicios Electrónicos Disponibles SAMIEEE Entity Web Hosting (EWH) Lista ListServ Roster Geográfico: alias Ver “Electronic Web Services” -> “for All Volunteers” SERVICIOS

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 SAMIEEE “Section Access to Member Information” Sistema Web-based actualizado cada semana Disponible para: Pres., Vicepr., Secr., Tesorero, Coord. Des.Mem., Pres. de Capítulos y Gr.de Afinidad El uso es restringido a la actividad relacionada Permite identificar SM o Referencias SM Entity Web Hosting (EWH) Hosting de la página Web de la Sección en el IEEE Server. Hay Templates disponibles para su uso SERVICIOS

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 ListServ Listas de distribución de s Establecido y hosteado en IEEE Op. Center Mantenido por la Sección Geographic Roster Acceso limitado (cuenta IEEE/ listado en Roster) Se actualiza cada dos semanas Incluye todos los funcionarios de Región, Sección, y Consejo reportados a IEEE Staff Para actualizar? Dato extraido de la base de datos de miembros SERVICIOS

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 IEEE Alias Una sola dirección de , no importa cuantas veces se cambie de ISP o trabajo Chequeo de Virus en todos los Attachments Functional Alias # Cada sección tiene un alias funcional que apunta al Presidente de Sección # Actualizado anualmente con los reportes recibidos # La dirección de la sección es constante SERVICIOS

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 REUNIONES DE COM. EJEC. QUIENES? - Ex.Com - Coordinadores (Educational Activities, Technical Activities, Professional Activities, Student Activities, Gold, Awards&Recognition, Member Development, otros (VideoConferences, Student Representative, estudiantes) - Presidentes de Capítulos - Potenciales voluntarios - Invitados

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 REUNIONES DE COM. EJEC. POR QUÉ? -Decisiones Conjuntas -Reunirse para discutir y para decidir, no para informar DONDE? -Sede propia -Sede ambulatoria (universidad, empresa) -Institución Anfitriona

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 REUNIONES DE COM. EJEC. CUANDO? - Reuniones Regulares predefinidas (1er lunes de cada mes, etc.) - Generar hábito - Analizar Duración COMO? - Plenarias/ejecutivas - Agenda previa (SIEMPRE) - Generación de Minutas

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 REUNIONES DE COM. EJEC. PARA? - Tomar decisiones - Asignar Tareas - Evaluar Acciones

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 REUNIONES DE COM. EJEC. Acciones Reuniones Comité Ejecutivo: - Agenda Previa (base + aportes). Circulada previam. - Confirmar participantes ( ) - Tomar nota de lo dicho y decidir - Informar rápidamente luego de la reunión (Minuta) - Discusión por consenso / votación / unilateral - Tener la lista de vencimientos siempre disponible Reportes, Premios EAB, Premios MGA, Premios Regionales

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 QUE HACER CON ? - Presupuesto - Cronograma de Actividades - Pedidos de Auspicios / Patrocinios - Pedido de Apoyo Económico de Capítulos, Grupos de Afinidad - Tareas SIN Voluntarios - Voluntarios SIN Tareas - Voluntarios NO Comprometidos - Voluntarios Comprometidos (certificados de reconocimiento, etc.) - Voluntarios SIN Conocimiento (Entrenamiento) - Estudiantes (ej. Computer Camp)

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 Reflexiones Finales Experiencia no es lo que nos sucede, Es lo que hacemos con lo que nos sucede Aldous Huxley Tanto si piensa que puede, como si piensa que no puede, Ud. está en lo cierto Henry Ford

Reunión Regional / Regional Meeting 2012, April 11–14 Thank you. Questions?