POLICIA NACIONAL DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA AREA DE SERVICIO Y APOYO EL ESTUDIO DE CONVENIENCIA OPORTUNIDAD Ing. Ind.TOMAS ERASMO GOMEZ MARTINEZ

ESQUEMA … Necesidad n PLAN DE NECESIDADES DEPENDENCIAS FORPO Necesidad 1..

ESTRUCTURA DEL PLAN DE NECESIDADES CODIGO CUBS DESCRIPCION DEL ELEMENTO DESTINACIONUNIDAD DE MEDIDA CANTIDADVALOR UNITARIO VALOR TOTAL VIGENCIA FUTURA FONDO ROTATORIO DE LA POLICIA PLAN DE NECESIDADES VIGENCIA XXX DEPENDENCIA

TRANSICION … Necesidad n PLAN DE NECESIDADES Decreto de Liquidación del Presupuesto PLAN DE COMPRAS Necesidad 1..

ESTRUCTURA DEL PLAN DE COMPRAS FONDO ROTATORIO DE LA POLICIA PLAN DE COMPRAS VIGENCIA XXX DEPENDENCIA XXXXXXXX NoCUBSRubro Ppto. Afect. DescripciónValor Unitario Recurso 10Recurso 16Valor Total CantValor Total CantValor Total

EJECUCION DEL PLAN DE COMPRAS 1.Conformación Grupos de Adquisición 2.Definición de la modalidad de contratación 3.Programación 4.Desarrollo del proceso contractual 5.Recepción de los bienes 6.Tramite de cuentas 7.Pago de Cuentas

MARCO JURIDICO Artículo 25 numerales 7 y 12 ley 80/ 93 7o. La conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarán o impartirán con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso. 12. Con la debida antelación a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, según el caso, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones o términos de referencia.

MARCO JURIDICO Artículo 26 numeral 3 ley 80/ 93 “3o. Las entidades y los servidores públicos, responderán cuando hubieren abierto licitaciones o concursos sin haber elaborado previamente los correspondientes pliegos de condiciones, términos de referencia, diseños, estudios, planos y evaluaciones que fueren necesarios, o cuando los pliegos de condiciones o términos de referencia hayan sido elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa que conduzcan a interpretaciones o decisiones de carácter subjetivo por parte de aquellos. “

MARCO JURIDICO Artículo 8 Decreto 2170 / 02 “ 8. De los estudios previos. En desarrollo de lo previsto en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios en los cuales se analice la conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación de que se trate, tendrán lugar de manera previa a la apertura de los procesos de selección y deberán contener como mínimo la siguiente información:..” Instructivo No 038 DIPON-OGESI del Guía para la elaboración de estudios de conveniencia oportunidad Resolución No del “Manual de Contratación de la Policía Nacional

CONTENIDO MINIMO DEL ESTUDIO 1.La definición de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. 2.La definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad 3.Las condiciones del contrato a celebrar 4.El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato. 5.El análisis de los riesgos de la contratación

1.La definición de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. BIENES Compra de equipo Adquisición de insumos Dotaciones de personal Adquisición de Medicamentos Suministro de combustibles SERVICIOS Arrendamiento de instalaciones Consultoría Mantenimiento del parque automotor Adecuación física de un área Mantenimiento de computadores Contrato de prestación de servicios profesionales IDENTIFICACION DE LA NECESIDAD CODIGO CUBS

1.La definición de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD Aspectos Generales En donde se tiene la necesidad El por qué se tiene dicha necesidad Reglamentación legal que exija y/o reglamente la prestación del servicio o la adquisición del bien (acuerdos de salud) Que se pretende cubrir con la satisfacción de la necesidad Población objetivo Delimitación de la necesidad (excedentes de inventario) Capacidad instalada de las unidades.

1.La definición de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. CUANTIFICACION DE LA NECESIDAD Establecer la cantidad de bienes y / o servicios que se deben contratar. QUE SE DEBE TENER EN CUENTA Población actual e incrementos Cobertura Área de influencia Portafolios de servicios Cantidades en inventario

2.Definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad. FORMULACION Y DESARROLLO DE ALTERNATIVAS Adquisición del Bien El alquiler del bien La tercerización o Outsorcing La Construcción El arrendamiento financiero. EVALUACION DE ALTERNATIVAS Viabilidad Técnica (ventajas y desventajas) Viabilidad Económica

ASPECTOS GENERALES Descripción del bien o servicio por medio del cual la entidad podrá satisfacer la necesidad. Calidad del bien o servicio Condiciones de embalaje Determinación de las condiciones de capacidad operacional y administrativa. Tipos de oferta (Parcial- Global) Experiencia mínima Proveedor exclusivo Licencias ambientales y de construcción Procedencia de los elementos (Nacional – Internacional) Programa de entregas 2.Definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad.

3.Condiciones del contrato a celebrar OBJETO: Se debe identificar en forma clara y precisa : Las características especiales del bien o servicio a contratar Su modalidad de prestación: Suministro de bienes, prestación de servicios. Compraventa, obra pública, interventoria, Concesión, Fiducia publica.  Su modalidad de pago: Obra Pública( Precios unitarios, Precio Global, Administración delegada, Concesión) PLAZO: Se indicará el tiempo dentro del cual el contratista deberá prestar el servicio, entregar el bien o suministrar bienes o construir la obra. Apuntará a determinar el tiempo dentro del cual el contratista deberá cumplir con el objeto del contrato. Cuando el plazo se fije en días se deberá indicar si estos son hábiles o calendario.

3.Condiciones del contrato a celebrar LUGAR DE EJECUCION DEL CONTRATO: Señalar en forma clara el lugar (sitio) de entrega o, prestación del servicio o construcción de la obra OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Se deberán indicar los compromisos que este debe asumir por razón del contrato y la forma como estos serán desarrollados y ejecutados por él. Dependerán del tipo de contrato Se pueden considerar entre otros Tipo de personal a emplear en la ejecución del contrato Si la institución podrá apoyarlo en algunas tareas que deba adelantar

3.Condiciones del contrato a celebrar Si algunas actividades están sujetas al cumplimiento de un requisito previo por parte de la administración indicando el tiempo mínimo de que dispondrá Si se le exigirá al contratista la entrega de planos, especificaciones o manuales de funcionamiento, la cesión de derechos, entrega de registros de patentes, tramite de permisos o licencias especiales. “La apropiada y puntual definición y delimitación de las obligaciones del contratista, podra disminuir en forma significativa las eventuales controversias que pudieren surgir en el desarrollo y ejecución del contrato”

3.Condiciones del contrato a celebrar OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD: Supervisión del contrato Procedimiento para el pago Cumplimiento de pago de aportes parafiscales Suscripción de actas

4.Soporte Técnico y económico del valor estimado del contrato. Aspecto Técnico Especificaciones Técnicas: Definición de características que identifican un bien o servicio Características Físicas y Químicas : forma, tamaño, volumen, color, peso, olor, densidad. Documentos de Orden Técnico: Normas técnicas que el producto debe cumplir Manuales de partes Manuales de operación Manual de usuario Certificaciones de cumplimiento de especificaciones técnicas

4.Soporte Técnico y económico del valor estimado del contrato. Criterios de evaluación Factores que se utilizarán para efectuar la evaluación Técnica tales como: Verificación de cumplimiento de especificaciones técnicas Garantía de calidad Plazo de entrega Tiempo de repuesta a llamados Verificación de cumplimiento de norma técnica nacional o internacional Compatibilidad con tecnología existente

4.Soporte Técnico y económico del valor estimado del contrato. Aspectos económicos Para determinar el valor del contrato deberá elaborarse un “estudio del mercado” el cual deberá contener por lo menos los siguientes aspectos: Análisis de la demanda Oferta del bien o Servicio Precios (considerar costos por región) Forma de pago Tiempo de sostenimiento de precios Fecha posible en el que se hará la contratación Procedencia de los bienes

4.Soporte Técnico y económico del valor estimado del contrato. Fuentes de información Precios históricos Precios de asociaciones de consumidores Registro Único de Precios de referencia (RUPR) del SICE Manuales de tarifas Precios de asociaciones de profesionales

5.Análisis de los riesgos de la contratación Se deben identificar aquellos aspectos que puedan afectar el normal funcionamiento del contrato. Se puede considerar como riesgo todo aquello que eventualmente puede ocurrir en un proceso, que reduce su eficiencia, aumenta el costo o amenaza la consecución de los objetivos. Riesgos posibles Incumplimiento del objeto contractual Mala calidad del bien o servicio Daños a terceros Mal manejo de los anticipos Incumplimiento en el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones. Errores en el ejercicio profesional (Responsabilidad civil profesional de los médicos adscritos al contratista en caso en que incurran en error durante el desarrollo de la actividad)

EL ÉXITO DEL PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS SE SUSTENTA EN LA ADECUADA ELABORACION DE LOS ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Y DE MERCADOS PUES ESTOS SON LA BASE PARA CONFORMAR LOS PLIEGOS DE CONDICONES, TERMINOS DE REFERENCIA E INVITACIONES A COTIZAR

FIN DE LA PRESENTACION SOBRE ELABORACION DE ESTUDIOS DE CONVENIENCIA OPORTUNIDAD GRACIAS POR SU ATENCION FIN DE LA PRESENTACION SOBRE ELABORACION DE ESTUDIOS DE CONVENIENCIA OPORTUNIDAD GRACIAS POR SU ATENCION

TIPO ITEMCLASESUBCLASEGRUPO 1 Producto Suministros y accesorios de oficina Suministros de oficina Papel Papel bond, blanco, para impresora, 75 grs.

CASOS VIGENCIAS FUTURAS ORDINARIAS VIGENCIAS FUTURAS EXEPCIONALES

PRECIOS (CON IVA) x x x x x xx x x x x x Pot. prov. Intere sados en vender al Estado. PRmáx=LS PRmín=LI x x x x x x Pr. Indic. x x x 5%5% 5%5% Excluye Precios de Referencia en el Mercado en determinado momento Emprs. No interesadas en vender al Estado x x x x x x

CRITERIOS DE EVALUACION NO PONDERABLES.No se les asigna puntaje La decisión es de exclusión Su evaluación es “CUMPLE” o “NO CUMPLE” Ejemplo: Cumplimiento de Especificaciones Técnicas Informes de Laboratorio Documentos de Orden Técnico Certificado de Conformidad de producto

CRITERIOS DE EVALUACION PONDERABLE Establece un puntaje para el Indicador Aplica una regla de decisión Asigna un puntaje a una oferta Ejemplo: X 50 GARANTIA = Garantía Ofrecida Oferta a Evaluar Mayor Garantía Ofrecida

CRITERIOS DE EVALUACION PONDERABLE APLICACIÓN Información Proponentes X 50 = ProponenteGarantía (meses) A15 B18 G (A)= G (B)= 18 X 50 =50 18