Instituto Superior de Formación de FATFA Módulo de Caja y Bancos

¿Qué es un arqueo de caja? El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Contenido En esta lección aprenderemos a realizar el arqueo de caja, este es el principal control de las ventas ya que se puede observar el desempeño del cajero, las ventas del día e imprimir el informe con un resumen de los valores recibidos durante el día o en un momento determinado del mismo. El arqueo de caja es una serie de operaciones matemáticas automáticas que nos permiten determinar el valor de las formas de pago recibidas y si existen diferencias entre el valor facturado y el valor recibido.

´Conceptos Teóricos La cuenta de caja se puede dividir atendiendo a distintos criterios: Considerar distintas cuentas de caja para las diferentes sucursales de la empresa. Distinguir entre entradas y salidas, es decir, cobros y pagos. Distinguir entre caja moneda nacional y caja moneda extranjera.

Conceptos teóricos - 2 Motivos por lo que se carga y se abona la cuenta de caja. La cuenta de caja se carga por las existencias iniciales según arqueo (contar el dinero), por los cobros de cualquier tipo y se abona por los pagos. Además se cargará o abonará según proceda por diferencias de arqueos

Diferencias de Caja Contabilización de diferencias: La contabilización de diferencias de las cajas pueden dar lugar a unas diferencias que es necesario tomar en consideración para la determinación de l resultado del ejercicio. En concreto estas diferencias son: -De arqueo: Al final del ejercicio la empresa procederá a realizar el arqueo de caja , es decir, el recuento material del dinero en poder de la empresa. Sin embargo puede que no coincida con el saldo que refleja la cuenta de caja, pudiéndose presentar dos situaciones: -Cajero responsable: que se hace cargo de la exactitud de la caja en todo momento. Así las posibles diferencias que puedan surgir serán cubiertas por él mismo. Es usual pagarle al cajero una cantidad adicional en concepto de diferencia de caja – art 23 CCT 452/06 -Empresa directa: la empresa se hace responsable de las posibles diferencias que surjan y que registrarán en la cuenta de diferencia de arqueo, que es una cuenta adicional que se llevará a los resultados del periodo.

Fondo Compensador por “Falla de Caja” En el art. 23 del CCT 452/06 se establece un fondo compensador por falla de caja equivalente al 20 % de su sueldo básico. El 10 % del mismo será destinado a cubrir los faltantes que pudieren producirse en el desempeño de su tarea hasta 6 períodos mensuales.

Ejemplo Para realizar el arqueo de caja ingresemos a la ventana de consulta de ventas y utilicemos el botón o la combinación de las teclas Ctrl A. En la primer imagen de esta opción se abre la siguiente ventana:

Contenido En esta seleccionaremos la forma en que deseamos generar el arqueo, observemos en detalle como utilizar las cuatro opciones que aquí se presentan: Las dos primeras se generan para el cajero actual es decir para el usuario o cajero que entro en la aplicación: Individual diario: Esta forma genera el arqueo para la fecha en la que se encuentre seleccionada la factura, es decir si la factura seleccionada tiene fecha de agosto 08 para ese día se genera el arqueo así no sea ese el ultimo día. Individual periódico: Con esta opción se genera el arqueo para el rango de fechas que se encuentren en la ventana de consulta de ventas es decir toma como rango inicial la fecha de la primera factura y como rango final la ultima.

Análisis de Caja y Consulta de Ventas

General diario: Tiene la misma forma que el individual diario General diario: Tiene la misma forma que el individual diario. General periódico: Tiene la misma forma que el individual periódico.

Ejemplos Las opciones generales nos presentan el acumulado de todos los cajeros que elaboraron facturas ya que en el punto de venta es posible que trabajen varios cajeros la misma caja y se seleccionen estas opciónes para ver un informe totalizado. Para los arqueos periódicos puede utilizar la opción filtrar para visualizar en pantalla los días por los cuales se desea realizar. Seleccionemos la opción individual diario y analicemos la ventana que se nos presenta la cual es igual para todas las opciones: En la parte superior encontramos el código y el nombre del cajero para el cual se esta generando el arqueo, cuando se selecciona la opción general en esta campo se lee la palabra general, seguido encontramos la fecha para la cual se esta generando, cuando se realiza un arqueo periodico se visualiza el rango de fechas para el cual aplica.

Ejemplo ( cont.) Luego encontramos la sumatoria por cada una de las formas de pago que tiene el programa, estas se muestran en blanco hasta ingresar un valor en el campo saldo en caja. Al frente de cada forma de pago observamos el total de documentos recibidos por estas formas de pago.

Seguido encontramos los campos que detallaremos a continuación:

Aclaraciones Neto: Es la sumatoria de todas las formas de pago menos el valor registrado como cambio. Es decir el valor total recibido por el cajero. Saldo en caja: Es el valor que posee el cajero al momento de realizar el arqueo. A este saldo en caja es necesario sumarle la base que le fue entregada al cajero, si esta fue determinada en el archivo de cajeros. Avances: Es la sumatoria de las entregas o recogidas efectuadas al cajero, entre parentesis observamos el número de avances realizados. En la próxima lección estudiaremos como realizar estos avances. Base del día: Es la cantidad asignada al cajero la cual se entrega diariamente para el cambio y es definida para cada cajero en el archivo de cajeros. Diferencia: Es el resultado de la operación que aquí se indica. Este valor debe ser cero, pero si el valor es negativo se considera como un faltante el caso contrario un sobrante. Esta se determina entre lo facturado menos lo recibido. Por último se encuentran los botones que permiten visualizar e imprimir el arqueo

Cuentas de Banco Tienen por objeto la captación y representación de la situación y las alteraciones de valor que se producen en las cuentas corrientes de ahorro, es decir, en las cuentas de disponibilidad inmediata, que se mantienen en bancos y otras instituciones de crédito. Estas cuentas figuran en activo del balance y suelen tener saldo deudor , 0, o saldo acreedor.

Cuentas de Banco Son cuentas principales por su importancia y cuentas integrales, cuyo funcionamiento es administrativo. La principal peculiaridad que presentan las cuentas de banco es que generan intereses, sin embargo es habitual que los bancos liquiden los intereses con una periodicidad trimestral o semestral, sin embargo esto no implica que la empresa tenga que registrar los intereses que se han devengado, aunque su cobro no se realice en un momento posterior. El control del mismo se hace a través de la conciliación bancaria

Conciliación Bancaria Saldo de/ Bancos Menos Cheques pendientes de cobro Gastos Bancarios no contabilizados Más Depósitos no acreditados por el banco Saldo según Libros