FORMACIÓN EN COMUNICACIÓN Y VISIBILIDAD manual de comunicación y visibilidad The Communication and Visibility Manual is THE reference when considering establishing a communication plan. You can download it from the EuropeAid website in PDF format in both English, French and Spanish.

Manuel de Communication et Visibilidad en Acciones Exteriores de la Union Europea El Manual de Comunicación y Visibilidad está concebido para asegurar que las acciones, totalmente o parcialmente financiadas por la UE, incorporen actividades de comunicación que permitan dar a conocer la ayuda de la UE, sus resultados y su impacto We are going to explore the Manual chapter by chapter.

capítulo 1 Introducción El manual establece los requerimientos y las directrices comunes para las actividades de comunicación y herramientas va más allá de una visibilidad estática, promoviendo estrategias de comunicación dinámicas ayuda a determinar los presupuestos de comunicación apoya la escritura y la implementación de los planes de comunicación y sus informes trata el tema de la colaboración con las organizaciones internacionales Self-explanatory

capítulo 2 Comunicación y visibilidad Visibilidad apropiada una comunicación apropiada centrada en la acción Audiencias y grupos destinatarios clave identificar claramente desde lo local a lo internacional Matriz de visibilidad elementos y etapas del plan de comunicación Planos y plantillas de trabajo se debe diseñar un plan para cada proyecto Presupuesto de comunicación tiene que incluirse en los Acuerdos Financieros Dibujar e implementar el Plan los Responsables de Prensa e Información deben estar involucrados en la aprobación de los Planes Chapter 2 describes the key elements to take in account when conceiving a communication plan

capítulo 2 Plantilla del Plan de Comunicación Ayuda el equipo a planificar, manejar y evaluar la comunicación y visibilidad de sus proyectos Objetivos 1. objetivos generales de comunicación 2. grupos destinatarios 3. objetivos concretos para cada grupo específico, relacionados con los objetivos de la acción y las fases del ciclo del proyecto Actividades de comunicación 4. actividades principales que deberán llevarse a cabo durante el periodo cubierto por el plan de comunicación y visibilidad 5. herramientas de comunicación elegidas Indicadores de resultados 6. cumplimiento de los objetivos de comunicación 7. disposiciones sobre los comentarios recibidos Recursos 8. recursos humanos 9. recursos financieros The Communication Plan Template is a very useful tool as it summarize in 9 points all the elements to take in account when defining a communication and visibility campaign. We will explore carefully this tool in the next session, reviewing each of the 9 key element.

anexo 1 Matriz de Visibilidad programación identificación valoración financiación Implementación Evaluación y auditoría objetivo de comunicación responsabilidad tipo de mensaje clave herramientas adecuadas población beneficiaria instituciones UE y comunidad internacional de donantes ciudadanos europeos Comunicación y visibilidad deben estar presentes a lo largo de todo el proyecto Linked to the Communication Plan Template, the Visibility Matrix takes into account the whole project cycle, from programming to final audit and reporting. Those steps are listed on the first row. Vertically, instead, we find the different elements that have to be defined to maintain an efficient and permanent communication and visibility of the EU, from the objectives to the kind of tools and message that have to be used during the campaign.

capítulo 3 Organizaciones internacionales Introducción Acuerdos Marco EC/UN 2003 y EC/WB 2007 Organizaciones de Naciones Unidas Plan de Acción Conjunto de Visibilidad, abril 2008 Grupo del Banco Mundial Directrices Comunes de Visibilidad, mayo 2009 Chapter 3 describe how to communicate in partnership with the International Organisations.

capítulo 4 Ajustar el Plan a la acción Bases siempre mencione que "el proyecto es financiado por la UE" Actividades de comunicación un amplio conjunto de herramientas complementarias Acciones específicas de visibilidad apoyo presupuestario, suministros, infraestructura, asistencia Chapter 4 explores the tools that can be used when implementing a communication and visibility campaign.

capítulo 4 Herramientas y actividades comunicados de prensa ruedas de prensa visitas de prensa folletos, informes y boletines informativos páginas web paneles placas conmemorativas Banderines vehículos, suministros y equipos artículos promocionales fotografías producciones audio-visuales eventos públicos y visitas campañas informativas Self-explanatory El manual proporciona orientación sobre el uso de estas herramientas

anexos 2 y 3 Identidad visual de la UE y plantillas de producción Un juego completo de herramientas para la visibilidad A full set of visibility tools are available online, including templates ready to be adapted to your specific requests. Un principio universal para una identidad clara: siempre la bandera europea

capítulo 5 Elaboración de informe Por lo menos una sección de los informes, intermediario y final deben incluir una descripción detallada y el impacto de las actividades de comunicación Ilustre su informe recortes de prensa, transcripciones audiovisuales Posibilidad de utilizar modelos de presentación existen modelos ya preparados… Chapter 5 is about Reporting, a key element of every communication plan. For instance, Media Monitoring Report may include a series of references such as: name of the media and date of publication page and section in which the article appears define if the tone of the article is positive, negative or neutral copy the title and write a brief summary of the article in English

Evaluation Mecanismos de medición e indicadores objetivos – específicos - enfocados en la temática Ejemplos entrega a tiempo, número de visitas en la web, contactos con los medios e informes que resultaron, participantes en los eventos, resultados de encuestas Nunca utilice indicadores imprecisos o autocomplacientes Use of indicators and other measurement mechanisms to evaluate your communication activities. Objetivo Para sensibilizar a la opinión pública acerca de… Resultado La opinión pública acerca de…, fue sensibilizada! Indicador El nivel de la opinón pública…

Auto-evaluación Un elemento crucial en las acciones de comunicación una actividad sistemática para la gestión de proyecto Tenga en cuenta el marco lógico recursos, actividades y resultados Compare la evolución del proyecto con el Plan cuando sea necesario, implemente medidas correctivas Preste atención a los comentarios que le lleguen modifique el proyecto "sobre la marcha" Communication is a very fine-tuning activities that requires permanent readjustments to "stick" to its audiences. Therefore, you have to constantly check the evolution of your campaign, and, when needed, adapt it to obtain the best impact.

Para concluir… Las metas de EuropeAid al producir este manual son de: Reforzar una “cultura de la comunicación" y sus técnicas Maximizar las sinergias (internas y externas) y promover el trabajo en red Integrar la comunicación en los procesos de gestión de proyecto de manera práctica Self-explanatory