CUENTAS DE ORDEN

¿Qué es una cuenta de orden? cierto tipo de operaciones, que al efectuarse, no afectan ninguno de los tres elementos del balance, pero que debido a ciertas contingencias que se pueden presentar con posterioridad a la fecha en que se hayan celebrado, pueden convertirse en valores de activo, de pasivo o de resultados; por lo tanto es pertinente que las mismas se registren en la contabilidad

Definición son aquellas que se abren para registrar un movimiento de valores, cuando este no afecta o modifica el balance de la empresa, pero cuya incorporación en libros es necesaria con fines de recordatorio contable, de control en general sobre aspectos administrativos, o bien, para consignar sus derechos o responsabilidades contingentes que puedan o no presentarse en lo futuro

las operaciones que determinan su apertura A).- A efecto de registrar valores ajenos que se reciban. -        En guarda -        En prenda o garantía -        Para la ejecución de un mandato ( compra – venta )   B).- Para registrar derechos u obligaciones contingentes. -        Otorgamiento de fianzas -        Contratos de seguros -        Reclamaciones C).- Obligaciones contingentes por descuento de documentos de crédito. -        Contratos de compra – venta D).- Registro de operaciones, con fines de control o de recordatorio. -        Contratos que impliquen un compromiso critico E).- Registro duplicado de operaciones, con distintos fines. -        Depreciación, con enfoque contable y con enfoque fiscal

ESTABLECIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN En vista de que las cuentas de orden se llevan dentro de un sistema de partida doble, se deben abrir siempre en grupos de cuando menos de dos, siendo la una correlativa de la otra y debiendo tener forzosamente movimientos y saldos compensados en todo momento.

El saldo de una será siempre deudor y el de la correlativa, acreedor por igual cantidad. De hecho es una característica invariable de las cuentas de orden, el que se establezcan en grupos de dos, por lo que siempre habrá una cuenta de orden deudora y otra acreedora, a la cual también se le puede llamar “contra cuenta”. Para registrar determinada clase de operaciones a veces se requiere la apertura de mas de dos cuentas de orden en un grupo; pero aún en estos casos, entre las cuentas que se abran, existirá el movimiento compensado, así como igualdad de saldos, aun cuando de naturaleza contraria

A).- Movimiento directo. MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN. Una vez establecidas las cuentas de orden bajo los principios mencionados, el movimiento de ellas puede realizarse de dos maneras: A).- Movimiento directo. Se dice que el movimiento de las cuentas de orden es directo, cuando el asiento que se practique en una de ellas tenga su replica en otra cuenta de orden y sin que intervengan cuentas de balance. Es decir, cuando al efectuarse un cargo a una cuenta de orden, el crédito, necesariamente, corresponda a otra cuenta de orden, o viceversa. B).- Movimiento cruzado. Se dice que el movimiento de las cuentas de orden es cruzado, cuando se alterna un cargo a una cuenta de orden, con crédito a una cuenta de balance o de resultados y un crédito a una cuenta de orden, con cargo a una cuenta de balance o de resultados.

TITULO O NOMBRE DE LAS CUENTAS DE ORDEN Para titular o nombrar las cuentas de orden, deberán observarse las reglas aplicables a cualquier cuenta, ya sea de activo, de pasivo o de resultados, en el sentido de que el nombre que se les designe deberá tener las siguientes características:   A).-.Que sea concreto. Se pretende que no se utilicen palabras innecesarias; por el contrario, emplear solamente las indispensables para dar una idea general de la clase o tipo de operaciones que se quiera registrar en cada cuenta B).- Que sea preciso. Aunque esta íntimamente ligado con el punto anterior, este punto pretende que se obtenga la mayor claridad, con el titulo o nombre de la cuenta, con el fin de que cualquier persona que lo lea, pueda interpretar con facilidad el objeto y uso que se va a asignar a la cuenta.

PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN EN EL BALANCE Aunque es bien conocido, que el balance de la empresa muestra invariablemente solo cuentas de activo, pasivo y de capital, cuando han sido requeridas cuentas de orden, esta situación se altera. Es importante consignar en el balance las cuentas de orden, pues los interesados en la empresa, no deben solo conocer sus derechos y obligaciones reales, sino también sus derechos y obligaciones contingentes, toda vez que estos pueden influir eventualmente en el futuro de dicha empresa, pues señalan expectativas favorables o adversas.   Las cuentas de orden, se deben presentar al calce del balance, después de cerrado y bajo el epígrafe de “cuentas de orden“.

EJEMPLO DE APLICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN PARA VALORES AJENOS. Generalmente las cuentas de orden se utilizan mas para este tipo de casos. La idea es ofrecer el desarrollo de un caso para el registro de valores ajenos que con mas frecuencia se presentan en empresas de tipo comercial

MERCANCÍAS REMITIDAS PARA SU VENTA A UN COMISIONISTA Las características generales de este tipo de operación, por lo que se refiere al comisionista, se pueden sintetizar de la siguiente manera: 1.- El comisionista actúa a nombre y cuenta de la persona que le remite las mercancías, el cual es referido como consignador, remitente o comitente. 2.- El comisionista deberá realizar los artículos que se le remitan, bajo las condiciones previamente acordadas y establecidas. Condiciones relativas tanto al precio de las mercancías como a los plazos o garantías que debe exigir en las ventas a crédito. 3.- El comisionista tiene la obligación de conservar las mercancías en buen estado, implantando para tal efecto, todos los medios que sean necesarios para su debida guarda y conservación. 4.- Por su intervención en la venta de las mercancías tendrá derecho a cobrar a su comitente una cuota, previamente establecida denominada “comisión”, la cual, usualmente se calcula a razón de un porcentaje, sobre el monto de las ventas realizadas. 5.- Periódicamente, o en fechas preestablecidas, deberá remitir a su comitente el producto de las ventas, así como los informes necesarios, respecto de la existencia de mercancías en su poder y los cobros y saldos a cargo de los clientes por concepto de las ventas a crédito.

ESTABLECIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN. I.- Grupo de cuentas de orden a) Mercancías en comisión b) Comitente cuenta de mercancías   II.- Grupo de cuentas de orden c) Caja del comitente d) Comitente cuenta de caja III.- Grupo de cuentas de orden e) Clientes del comitente f) Comitente cuenta de clientes

CONCEPTOS QUE CARGARAN Y ACREDITARAN LAS CUENTAS DE ORDEN Mercancías en comisión: será una cuenta de orden de naturaleza deudora y se cargara del precio de costo de las mercancías recibidas del comitente para su venta. Comitente cuenta de mercancías: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara del precio de costo de las mercancías devueltas por el cliente al comisionista. En cualquier momento, ambas cuentas deberán arrojar el mismo saldo, pero de naturaleza contraria, representando el valor de las mercancías ( consideradas a su precio de costo ) en poder del comisionista, pero cuya propiedad es del comitente. Caja del comitente: será una cuenta de orden de naturaleza deudora, y tendrá por objeto registrar el efectivo recibido por el comisionista, como producto de las ventas de contado y de los cobros parciales efectuados por las ventas a crédito. Así también debe anotarse en esta cuenta de orden, el importe de los gastos efectuados por cuenta del comitente y el de las comisiones pagadas a favor del comisionista. Comitente cuenta de caja: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara de los mismos conceptos de la cuenta “caja del comitente” 

Los saldos de estas dos ultimas cuentas deben ser numéricamente iguales, pero de naturaleza contraria.   Clientes del comitente: será una cuenta de orden de naturaleza deudora, tendrá por objeto registrar los saldos a cargo de los clientes por concepto de las ventas efectuadas a crédito. Comitente cuenta de clientes: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara del mismo concepto que la cuenta de “clientes del comitente”. Igual que en los casos anteriores, estas dos ultimas cuentas contendrán invariablemente los mismos saldos, pero de naturaleza contraria. Explicado el objeto de las cuentas de orden y su naturaleza, supondremos algunas operaciones comunes efectuadas regularmente por un comisionista, desde luego por cuenta de su comitente.

OPERACIONES COMUNES EN REGISTRO DE VALORES AJENOS. El comitente “Muebles Tubulares, S.A. de C.V.” remite al comisionista “Mueblería del Angel, S.A.” mercancías por valor de $ 10’000,000.00 (Diez millones de pesos 00/100 m.n.). Las instrucciones son de venderlas, con un sobreprecio del 25% con respecto del precio de costo. El comisionista, informa a su comitente el haber efectuado las siguientes operaciones:   1.- El 40% de las mercancías recibidas las realizo al contado por un precio de $ 5’000,000.00 (Cinco millones de pesos 00/100 m.n.). El 40% de los diez millones de pesos recibidos en mercancías, representa cuatro millones de pesos a precio de costo. El 25% de sobreprecio nos indica que debió agregar un millón de pesos para determinar el precio de venta de esas mercancías. Así, el precio de venta, efectivamente fue de cinco millones de pesos. 2.- El comisionista indico que vendió a crédito, por la suma de $ 2’500,000.00 (Dos millones quinientos mil pesos 00/100 m.n.), el 20% de las mercancías. El 20% de los diez millones de pesos recibidos originalmente en mercancías, representa dos millones de pesos, a precio de costo. El 25% de sobreprecio nos indica que debió agregar quinientos mil pesos para determinar el precio de venta de esas mercancías. El precio de venta, corresponde exactamente con los dos millones quinientos mil pesos. 3.- Por las ventas a crédito, ha efectuado cobros por la suma de $1’500,000.00 (Un millón quinientos mil pesos 00/100 m.n.).

AFECTACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN. 1) Por el precio de costo de las mercancías recibidas del comitente: Mercancías en comisión $ 10’000,000.00   a Comitente cuenta de mercancías $ 10’000,000.00 2) Por las mercancías vendidas de contado, por el comisionista, equivalentes al 40% de las mercancías recibidas: Caja del comitente $ 5’000,000.00 a Comitente cuenta de caja $ 5’000,000.00 3) Ajuste a las cuentas de orden por el costo de las mercancías vendidas al contado: Comitente cuenta de mercancías $ 4’000,000.00 a Mercancías del comitente $ 4’000,000.00