SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Cómo hacer procedimientos? Dra. Mónica Sandí Lizano Jefe Unidad de Gestión de Calidad SENASA 18 de marzo 2014

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Objetivo Capacitar a los funcionarios del SENASA en la elaboración de procedimientos de acuerdo al sistema de gestión de calidad implementado en la Institución

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Pirámide documental Manual de Calidad* Procedimientos, Instructivos, Guías Formularios

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Contenido de los procedimientos SENASA-PG-001 Control de Documentos 1. Objetivo2. Alcance 3. Responsabilidad y Autoridad 4. Definiciones 5. Abreviaturas y/o Siglas 6. Referencias y/o bibliografía 7. Descripción8. Anexos

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Qué tiene que ser documentado en un procedimiento? Tema Crítico: Que ponga en peligro la consecución de los objetivos de la Institución o dependencia en caso de que no se haga una tarea específica Cuando el personal no tiene conocimiento de la tarea a realizar (el cómo?) o se va a implementar algo nuevo Para estandarizar el criterio Cuando intervienen varios actores en la ejecución de una tarea Para aclarar un documento regulatorio

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Cuál es la metodología a aplicar? Identificar cuál es el objetivo del documento a crear Identificar el flujo de esa tarea o actividad Identificar los actores Identificar los documentos de apoyo para controlar el cumplimiento de la actividad (formularios)

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Cómo plantear objetivos? Objetivos Generales: corresponden a las finalidades genéricas de un proyecto o institución, no señalan resultados concretos si no que expresan el propósito central del proyecto, estos se materializa con el cumplimiento de los objetivos específicos. Objetivos específicos: Se derivan de los objetivos generales y los concretan, señalan el camino a seguir.

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) El marco de acción El límite de mi competencia Hasta dónde puedo llegar!!?? A quién aplica? O quién está involucrado? Qué es el alcance?

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Responsabilidad y autoridad Debe tener coherencia con el desarrollo del procedimiento (flujo) Tener pertinencia con los manuales de puestos y funciones de la estructura No se puede atribuir responsabilidades a quien no haya sido involucrado en el proceso (excepto por mandato regulatorio)

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Definiciones Todo aquello que requiera aclararse para que el texto sea comprensión de todos aquellos que lean el documento. Preferiblemente buscar definiciones legales, técnicas-científicas

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Abreviaturas y siglas Detallar los acrónimos que se utilicen en el texto como por ejemplo: SENASAServicio Nacional de Salud Animal CVOCertificado Veterinario de Operación LMR??? EMEA??? LPC???

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Referencias y bibliografía Regulaciones nacionales relacionadas Según APA: Guía a la redacción en el estilo APA, 6ta edición (derechos de autor)Guía a la redacción en el estilo APA, 6ta edición Normativa internacional o nacional de referencia Todos los formularios o instructivos que se desprendan del mismo

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Cómo hacer un diagrama de flujo? Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx xxxxxx INGENIEROS INDUSTRIALES

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Descripción 1.Hacer el flujo 2.Identificar actores 3.Alinear con responsabilidades y autoridad 4.Trazar con otros documentos (formularios, instructivos, guías, fichas técnicas)

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Ejemplos de preguntas para plantearnos? SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Nombre del paso Quién es el responsable? Con qué? O Cómo? Cuándo o cada cuánto? Xxx? (cuánto cuesta?) Xxxx? (es crítico?) Elaborac ión de informe semestr al Coordinador del programa Formulario SENASA-XXX-PG- 001-RE-001 Semestralment e con la información suministrada por cada dependencia diariamente Reglamento de Tarifas Si, si no, CR pierde la categorización ante la OIE de país de “riesgo controlado”

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Orden secuencial de actividades por hacer Facilita la comprensión del objeto o simplemente es una guía para q realices de forma correcta los pasos a seguir. se utiliza el infinitivo, el modo imperativo. (Prender la computadora o prenda la computadora). o las formas impersonales (se prende la computadora) acompañamiento de imágenes para reforzar o clarificar los pasos a seguir Uno de los principales objetivos con los que se desarrolla cualquier tipo de instructivo es el de permitir a su usuario lograr llevar a cabo determinadas acciones de la mejor manera posible claro y conciso no deben ser demasiado extensos ya que se pueden volver confusos Cual es la diferencia de un instructivo?

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Ejemplos de tipos de instructivos

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Plantear un objetivo para un procedimiento Determinar el alcance Hacer el flujo Determinar responsables, insumos, frecuencia Buscar marco legal que respalde cada punto Identificar siglas y abreviaturas y definiciones Taller

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL (SENASA) Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Nacional de Salud Animal Tel.: (506) Fax: (506) ¡Muchas gracias! Formato PPT Versión 2 febrero Comunicación y Notificación