Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social Unidades Ejecutoras Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social

El Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, está sujeto como toda institución al régimen legal que impera en el país; sin embargo, por su naturaleza se ve vinculado con mayor frecuencia a un grupo de normas legales como: Constitución Política de la República de Guatemala: Como máxima norma nacional que debe ser observada por todas las personas, empresas e instituciones del Estado y con particular interés el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social por ser una institución del Estado. La Constitución Política de la República de Guatemala con relación a la Salud, Seguridad y Asistencia Social dice: Artículo 93 Derecho a la salud: Artículo 94 Obligación del Estado sobre salud y asistencia social: Artículo 95 La salud, bien público:

Código de Salud: Decreto Número 90-97 Código de Salud: Decreto Número 90-97. El Código de Salud constituye un instrumento básico para la aplicación de los planes, programas y proyectos de atención a las personas y al medio ambiente que permitan mejorar la salud de la población.   Ley Orgánica del Presupuesto: Decreto Ley 101-97. Esta ley tiene como finalidad normar los sistemas presupuestarios, de contabilidad integrada, gubernamental, de tesorería y de crédito público. Obliga a todas las entidades estatales a preparar cada año su presupuesto de ingresos y egresos de acuerdo a ciertos principios generales. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento: Decreto Legislativo 57-92 y Acuerdo Gubernativo 1056-92. Normas por las cuales se regula la adquisición de bienes por el Estado y sus empresas.

CONCEPTO UNIDAD EJECUTORA Es cada dependencia administrativa u operativa desconcentrada del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, cuya función es la de lograr el objetivo para la cual fue creada, mediante el desarrollo de programas, proyectos y actividades específicas.

Estructura Unidad Ejecutora Dirección Gerencia Administrativo financiero Departamento Financiero Departamento Administrativo Unidad de Presupuesto Unidad de Compras Servicios Generales Unidad de Contabilidad Almacén Mantenimiento Unidad de Tesorería Activos Fijos Unidad de Compras

Las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social son creadas mediante un Acuerdo Ministerial, en el cual se determinará el número o código institucional que identificará a la Unidad Ejecutora, denominación o nombre de la Unidad Ejecutora que se está creando y circunscripción territorial de cada una de éstas.  

El Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social está conformado por: 82 Unidades ejecutoras integradas de la siguiente manera 29 Áreas de Salud 43 Hospitales 10 Unidades Técnico Normativas

Funciones de la Gerencia Administrativa Financiera Cumplir conjuntamente con el Director, las políticas, normas y procedimientos administrativos y financieros generados por la autoridad superior del MSPAS. Participar en la elaboración del POA.

Funciones de la Gerencia Administrativa Financiera Elaborar el Plan de Compras conjuntamente con el Director. Supervisar todos los procedimientos administrativos y financieros.

DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABILIDAD PRESUPUESTO TESORERÍA DEPARTAMENTO FINANCIERO

Funciones del Área de Presupuesto Consolidar el Anteproyecto del Presupuesto (POA). Presentar la Programación anual de la Ejecución Presupuestaria. Apertura del presupuesto en los formatos de “Registro de la Ejecución Presupuestaria”. Verificar la disponibilidad presupuestaria y financiera antes de la ejecución de cualquier gasto que no este contemplado en el Plan de Compras. Conciliar saldos de tarjetas de “Registro de la Ejecución Presupuestaria” contra los generados por SICOIN. Registrar la etapa del Compromiso con base a las Ordenes de Compra emitidas por compras.

Funciones del Área de Presupuesto Elaborar la Programación de cuotas financieras de Compromisos cuatrimestral y de Devengados mensual. Conciliar saldos de tarjetas de “Registro de la Ejecución Presupuestaria” contra los generados por SICOIN. Elaborar la constancia de disponibilidad presupuestaria –CDP- que debe ser entregada al proveedor. Registrar la etapa del Compromiso con base a las Ordenes de Compra emitidas por compras. Elaborar la Programación de cuotas financieras. Elaborar las modificaciones presupuestarias y reprogramaciones financieras.

Funciones del Área de Contabilidad Recibir expedientes de la documentación de soporte correspondiente. Registrar la etapa del devengado Elaborar ordenes de pago y liquidación de ordenes de compra. Conciliar mensualmente las cuentas bancarias a cargo de la unidad ejecutora. Verificar la caja fiscal. Archivar documentación de contabilidad.

Funciones del Área de Tesorería Administrar, custodiar y controlar el Fondo Rotativo Interno. Llevar el control de las cajas chicas, su creación y liquidación correspondiente. Administrar las cuentas bancarias, así como custodia de cheques y de los documentos de legítimos abono. Elaborar cheques para pagos a proveedores. Elaborar mensualmente la caja fiscal Elaborar recibos de ingresos (63 A) Elaborar mensualmente la Caja Fiscal, con los registros de Ingresos y egresos de la UE. Archiva la documentación de las órdenes de pago y la documentación original de los FR.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO COMPRAS ALMACÉN ACTIVOS FIJOS SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Funciones de Compras Mantener abastecimiento de insumos en los niveles adecuados Recibir, revisar y procesar las solicitudes y realizar las compras y/o contrataciones de bienes y servicios. Elaborar y tramitar las órdenes de compra en SIGES, verificando que estén de acuerdo con lo solicitado en cantidad, especificaciones técnicas, tiempo, precio y demás condiciones de entrega.

Funciones de Almacén Custodiar y resguardar los materiales y suministros (que incluye medicamentos y productos afines, material médico quirúrgico, alimentos y suministros en general. Registro y actualización de los ingresos y salidas de los materiales y suministros enviados, donados o adquiridos con el presupuesto propio. Clasificar y almacenar los productos de acuerdo a su naturaleza y codificarlas para su fácil identificación y ubicación. Revisar y recibir el producto que ingresa y las facturas correspondientes verificando que coincidan físicamente con lo facturado y la orden de compra respectiva.

Funciones de Almacén Elaborar “Constancia de Ingreso a almacén y a inventario”. Trasladar oportunamente el expediente completo a contabilidad. Velar por la seguridad del Almacén. Llevar el control de existencias mínimas y máximas. Elaborar informes de productos a vencer en los próximos 30 días.

Función de Activos Fijos Recibir los activos fijos de la Unidad Ejecutora Asignar los códigos de los bienes del inventario Registrar y mantener actualizado el Libro de Inventarios, por los ingresos y salidas de bienes activos. Elaborar y actualizar las tarjetas de Responsabilidad. Elaborar el informe Anual de Activos Fijos de la Unidad Ejecutora. Suscribir y certificar actas de bienes de inventario. Dar de baja a los bienes activos de la Unidad Ejecutora. Establecer el Sistema de Control de Vehículos de la Unidad Ejecutora.

Función de Servicios Generales Artes Gráficas Reproducción Documental Servicios de Mantenimiento y Limpieza de Infraestructura y Mobiliario Mantenimiento de Equipo de Oficina Mantenimiento de Equipo de Computo Servicio de Seguridad Servicios de cocina (cuando corresponda) Servicio de Lavandería (cuando corresponda) Servicio de costuraría (cuando corresponda)

Desconcentración operativa en siges y sicoin UNIDAD EJECUTORA Desconcentración operativa en siges y sicoin

Definición SIGES Sistema Informático de Gestión denominado SIGES por el cual se administran los procesos de gestión del pedido de compras, de la Orden de Compra, del evento de la compra, el abastecimiento y consumo de bienes, permitiendo asimismo, la integración con el presupuesto en cada uno de los momentos del proceso.

Definición del SICOIN Es el Sistema de Contabilidad Integrada, como herramienta informática del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), que integra los subsistemas de presupuesto, contabilidad y tesorería, en ambiente internet

Registros que se efectúan en siges y sicoin DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: INVENTARIO: INCORPORACIÓN EN SICOIN DE ACTIVOS FIJOS COMPRAS: AUTORIZACIÓN Y NOTIFICACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA EN SIGES

Registros que se efectúan en siges y sicoin DEPARTAMENTO FINANCIERO: PRESUPUESTO REGISTRO, SOLICITUD Y PROBACIÓN DE : Constancia de Disponibilidad Presupuestaria Comprobante Único de Registro de COMPROMISO. CONTABILIDAD: Liquidación de la orden de compra, Registro y aprobación de comprobante de DEVENGADO. TESORERÍA: Solicitud de pago del Comprobante Único de Registro.

DESCONCENTRACIÓN EN SIGES Y SICOIN UNIDAD DESCONCETRACIÓN SIGES SICOIN INVENTARIO X COMPRAS PRESUPUESTO CONTABILIDAD TESORERÍA

Operaciones a nivel central en sicoin UDAF CENTRAL Operaciones a nivel central en sicoin

Registros que se efectúan en SICOIN Departamento Financiero Presupuesto: Modificaciones Presupuestarias y Programaciones y Reprogramaciones de Cuotas de Compromiso y de Devengado. Contabilidad: Registro y aprobación del CUR de Reversiones, Devoluciones y Regularizaciones. Tesorería: Solicitud de Anticipos, Fondos Rotativos, Prestamos y Donaciones.

Operaciones en siges y sicoin UNIDAD DESCONETRACIÓN SIGES SICOIN INVENTARIO COMPRAS PRESUPUESTO X CONTABILIDAD TESORERÍA

ORDEN DE COMPRA Y FONDO ROTATIVO MODALIDADES DE EJECUCIÓN ORDEN DE COMPRA Y FONDO ROTATIVO

ORDEN DE COMPRA La orden de compra es un formulario emitido por la unidad compradora para realizar la gestión del pedido de la compra, con base a una solicitud justificada de los servicios que componen las distintas unidades ejecutoras.

ORDEN DE PAGO La Orden de Pago es un formulario que se utiliza específicamente para los servicios básicos y en algunos renglones de Servicios Personales. Se trabaja Orden de Pago cuando la Unidad Ejecutora adeuda el importe del servicio en el mismo momento de la emisión de la factura.

FONDO ROTATIVO Son fondos de efectivo que tienen por objeto proporcionar recursos financieros de inmediato y con la amplitud adecuada a las Unidades Ejecutoras, a fin de permitirles sufragar aquellos gastos emergentes por conceptos específicos aprobados, y cuyo pago puede tramitarse también de inmediato en forma directa. Mecanismo presupuestario que el MINFIN y Tesorería Nacional autoriza a cada institución, otorgándoles liquidez inmediata al inicio de cada ejercicio presupuestario, para cubrir sus compromisos y necesidades de carácter urgente, derivados del ejercicio de sus funciones.

Caja chica La caja chica es un fondo en efectivo que la Unidad Ejecutora utiliza para la adquisición de bienes y/o contratación de servicios emergentes y por montos menores, con cargo al Fondo Rotativo Interno. La utilización de caja chica tiene como objetivo agilizar la ejecución de gastos de la Unidad Ejecutora, ya que a través de las liquidaciones necesarias se da el uso óptimo al efectivo en las adquisiciones menores, cubriendo de forma inmediata las necesidades de los servicios para prestar una atención eficiente y eficaz.

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