Capacitación virtual Entrega de información Noviembre de 2.011

Revisión y corrección de inconsistencias Una vez el archivo ha sido cargado en Facilidat, se genera un mensaje de respuesta al correo que usted haya especificado para tal fin. El mensaje puede ser de: Rechazo Aprobación Contiene información sobre las causales de rechazo y los archivos en los cuales usted podrá identificar los errores o inconsistencias presentadas en los mismos.

Revisión y corrección de inconsistencias Conceptos básicos Son registros del archivo enviado a DataCrédito que presentan información inconsistente en 1 ó más campos. Estos registros se actualizan en la base de datos de DataCrédito, a excepción de los campos que presentan la inconsistencia. Errores Son registros del archivo enviado a DataCrédito que presentan inconsistencias en los campos específicos: número de documento, nombre, número de obligación, fecha de apertura, fecha de vencimiento y novedad. Estos registros no son cargados en la base de datos de DataCrédito. ACTI* Son archivos que reportan inconsistencias, errores y estadísticas presentadas en los casos en los que el reporte ha sido cargado en la base de datos de DataCrédito. VALI* Son archivos que reportan inconsistencias, errores y estadísticas para aquellos reportes que han generado rechazo y que no han sido cargados en la base de datos de DataCrédito.

Revisión y corrección de inconsistencias Tipos de archivo Los archivos tipo ACTI* o VALI* que usted podrá recibir en el reporte de respuesta son los siguientes: Archivos tipo ACTI* ACTIESTT: Especifica las estadísticas y resultados generales del cargue del reporte en la base de datos de DataCrédito. ACTIEECT: Especifica las estadísticas de errores encontrados en el proceso de cargue. ACTIERRT: Lista el detalle de los errores encontrados en el cargue de información. (Registros no cargados en la base de datos) ACTIINCT: Lista el detalle de las inconsistencias encontradas en el proceso de cargue de información. Archivos tipo VALI* VALICALTCR: Especifica la calificación de la Calidad de la Información entregada, el cual debe ser mínimo 90%. Se calcula tomando los campos del reporte que no presentan errores o inconsistencias. VALIESTTCR: Especifica las estadísticas y resultados generales de la validación del reporte enviado. VALIEECTCR: Especifica las estadísticas de errores encontrados en el archivo enviado. VALIERRTCR: Lista el detalle de los errores encontrados en el archivo enviado. VALIINCTCR: Lista el detalle de las inconsistencias encontradas en el archivo enviado. VALVAPETCR: Lista el detalle de nuevos registros reportados en el archivo.

Revisión y corrección de inconsistencias Aprobación del cargue de información Si su informacion es Aprobada, recibirá un E-mail como este. También tenga en cuenta que aunque su informacion se haya aprobado, es recomendable, que revise los archivos de resultados recibidos, para que tome acciones para el siguiente reporte.

Revisión y corrección de inconsistencias Causales de rechazo más comunes Porcentaje de calificación de la calidad en la información no supera el limite inferior permisible por el sistema central de DataCredito*, que es del 90%. (Se evalúa con base en el total de campos enviados). VALICAL Para este caso utilice el Archivo:

Revisión y corrección de inconsistencias Causales de rechazo más comunes Cuando el informe presenta obligaciones que no aparecen como reportadas en meses anteriores por su entidad. Pueden ser obligaciones completamente nuevas o posibles errores en los números de cuenta, tipos de documento o números de identificación reportados VALVAPET Para este caso utilice el Archivo:

Alto volumen de registros errados Revisión y corrección de inconsistencias Causales de rechazo más comunes Alto volumen de registros errados VALIERRT Para este caso utilice el Archivo:

Revisión y corrección de inconsistencias ¿Cómo abrir en Excel los archivos VALI* o ACTI*? Paso 1. Descargue en su equipo en una sola carpeta, los Archivos VALI, ACTI y “macros.zip”, recibidos en el email de respuesta. Descomprima el archivo “Macros.zip”:

Revisión y corrección de inconsistencias ¿Cómo abrir en Excel los archivos VALI* o ACTI*? Paso 2. Abra el archivo “Resultados Nueva Estructura.xls”

Revisión y corrección de inconsistencias ¿Cómo abrir en Excel los archivos VALI* o ACTI*? Paso 3. Aparecerá una pantalla como esta. Seleccione de las opciones presentadas, el tipo de archivo que desea convertir. En el cargue de errores, inconsistencias o estadísticas de errores seleccione siempre la opción “cartera”. VALIESTTCR VALIERRTCR VALVAPET VALIINCTCR VALIEECTCR El único archivo que no requiere ser abierto a través de macros es VALICAL.

Revisión y corrección de inconsistencias ¿Cómo abrir en Excel los archivos VALI* o ACTI*? Paso 4. Si los archivos se encuentran en la ubicación correcta, se visualizará el nombre del archivo correspondiente. Selecciónelo y de clic en “Abrir”.

Revisión y corrección de inconsistencias ¿Cómo abrir en Excel los archivos VALI* o ACTI*? Paso 5. Recibirá un mensaje de confirmación como este. Una vez terminado el proceso, el archivo convertido, quedará almacenado en la misma carpeta de origen:.

Revisión y corrección de inconsistencias ¿Cómo interpretar los resultados? Identificación de errores o inconsistencias (Archivos: Valierrt*-Actierrt*/ Valiinc*Actiinc*) 1. Ubique los números de obligaciones que presenten algún indicador numérico diferente a cero (0) bajo las columnas que están numeradas de 1 hasta 80 (al costado derecho) y que corresponden a los diferentes tipos de error:

Revisión y corrección de inconsistencias ¿Cómo interpretar los resultados? Identificación de errores o inconsistencias (Archivos: Valierrt*-Actierrt*/ Valiinc*Actiinc*) 2. Para identificar a qué corresponde cada error o inconsistencia, ubique el cursor sobre el indicador de cada columna. Se desplegará un comentario en el que podrá identificar a qué corresponde la causal exacta. En el ejemplo: La obligación 0000000000000000389 asociada a TANGARIFE RAUL, presenta el error 4: “Nombre”. En los comentarios se identifica que este error presenta el indicador 2 y hace referencia a que el nombre reportado no coincide con el que se encuentra asociado al número de documento en las bases de datos de validación como Registraduria Nacional, DAS, DIAN, Etc. Para identificar el Nombre del Error o inconsistencia, ubique su cursor sobre el numero de columna que presente algún indicador de error o inconsistencia.

Revisión y corrección de inconsistencias ¿Cómo interpretar los resultados? Aperturas (Archivos: Valvapet) Recuerde: Las aperturas son obligaciones que no aparecen como reportadas en meses anteriores por su entidad. Pueden ser obligaciones completamente nuevas o posibles errores en los números de cuenta, tipos de documento o números de identificación reportados. ¿Cómo proceder? Si las aperturas reportadas son reales, envíe un correo electrónico al área de producción de DataCrédito (producciondatacredito@datacredito.com) indicando que autoriza cargar la aperturas reportadas. En caso de que dichas aperturas no sean reales, debe corregir el reporte y enviarlo nuevamente a través de Facilidat.

Calidad en la información Revisión y corrección de inconsistencias ¿Cómo interpretar los resultados? Calidad en la información (Archivos: Valical) Recuerde: Este Archivo se recibe cuando el porcentaje de calificación de la calidad en la información, no supera el limite inferior permisible por el sistema central de DataCredito*, que es del 90% Este archivo no requiere ser convertido a través de macros, simplemente se debe ejecutar con una herramienta de edición de texto como “Bloc de Notas”

Calidad en la información Revisión y corrección de inconsistencias ¿Cómo interpretar los resultados? Calidad en la información (Archivos: Valical) Ubique el informe del comportamiento de cada uno de los campos en la sección correspondiente.

Calidad en la información Revisión y corrección de inconsistencias ¿Cómo interpretar los resultados? Calidad en la información (Archivos: Valical) Identifique los campos que presentan algún tipo de Alerta, ya que el porcentaje de estos, disminuyen su calificación final.

Calidad en la información Revisión y corrección de inconsistencias ¿Cómo interpretar los resultados? Calidad en la información (Archivos: Valical) El archivo VALICAL también le indica si se están presentando Registros Duplicados que disminuyen aun mas su calificación. El sistema toma como registro duplicado la coincidencia entre Numero de Cuenta y Documento de identidad mas de una vez en el mismo archivo de actualización.

Revisión y corrección de inconsistencias ¿Cómo realizar correcciones? Cuando el archivo ha sido cargado en la base de datos de DataCrédito, las correcciones de errores o inconsistencias deben hacerse en el cargue de información del siguiente mes. Si el archivo no ha sido cargado, las correcciones deben hacerse de inmediato y se debe hacer el proceso de cargue de información nuevamente. Las correcciones que se generen de la revisión de los archivos anteriormente presentados, deben hacerse directamente sobre la plantilla para cargue de información que ya ha diligenciado.

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