Administración del Tiempo Estudio de Caso “Sheila aprende a través de la experiencia” Operador Senior Nivel 1 Semestre 2

Índice Objetivo Instrucciones ¿Qué controla su tiempo? El Control de su Tiempo Las 3 Pruebas del Tiempo Analice la utilización efectiva del tiempo Conclusión Estudio de Caso: Sheila aprende a través de la experiencia Hoja de Trabajo Objetivo Al término de esta práctica, identificarás el uso que haces de tu tiempo y las actividades en las que puedes controlarlo, siendo capaz de resolver exitosamente el caso de estudio.

Instrucciones Para llevar a cabo esta actividad, las instrucciones son sencillas: Debes llevar a cabo la lectura Debes contestar las reflexiones que vienen al final del documento. Tómate tu tiempo, de verdad reflexiona acerca de cada pregunta, se lo más elaborado posible en tus respuestas, queremos conocerte! Una vez contestadas, por favor borra el resto de las diapositivas y guarda una versión del archivo que contenga únicamente las diapositivas “Analice la Utilización efectiva de su tiempo” , “El Control de Su Tiempo” y la “Hoja de Trabajo” Este archivo lo debes de subir al SharePoint de Desarrollo Organizacional Para subir el archivo debes hacer lo siguiente: Entrar al sitio http://mxdcw082w03:38239/sitios/desarrolloorganizacional/default.aspx En el menú principal, del lado izquierdo de la pantalla, encontraras el submenú DOCUMENTOS En los DOCUMENTOS, encontrarás la opción “Caso de Estudio Sheila” selecciona esa opción Selecciona la opción CARGAR, lo que te llevará a una pantalla donde debes dar clic en EXAMINAR para buscar el documento en tu computadora Una vez que encuentres el archivo le das clic en ACEPTAR De allí te enviará a un formulario, ingresa tu nombre como nombre del archivo, en TÍTULO, pon “Caso de Estudio Sheila” ingresa la ciudad en la que te encuentras y la fecha. Después da clic en ACEPTAR y LISTO!!! Notifica por correo electrónico a DO que has concluido el autoestudio, la dirección es efernandez@manpower.com.mx Entra al portal de la Universidad, da clic en APRENDER y después en PROGRAMA DE FORMACIÓN. Ubica el nombre de esta actividad y lánzala dando clic sobre la flecha blanca con recuadro verde y cuando te pregunté si ya concluiste la actividad, da clic en SI.

¿Qué controla su tiempo? Lo mejor para empezar a mejorar la forma como utiliza su tiempo, es determinar hasta qué punto usted lo controla. Nadie tiene un control total sobre el horario diario. Algo o alguien está siempre exigiendo. Sn embargo, todo el mundo tiene cierto CONTROL y probablemente más de lo que se da cuenta. Hay tiempo (horario de trabajo y/o escuela) que está regulado y debería usarse para esas actividades´. Aún dentro de esta estructura de tiempo, existe la oportunidad de escoger las tareas o actividades que van a manejarse, y determinar la prioridad de las mismas. Es el ejercicio de estas opciones discrecionales lo que le permite controlar su tiempo.

El Control de su Tiempo Como empleado, sus horas de trabajo debería usarlas con el propósito de alcanzar los objetivos organizacionales. Hasta aquí, el uso de su tiempo está frecuentemente controlado por tareas específicas. Sin embargo, por lo general existen diversos grados de libertas en cualquier periodo especifico. ¿En qué grado se encuentra usted? (Encierre en un círculo uno de los números siguientes) TENGO CONTROL TOTAL 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 NO TENGO CONTROL Enliste a continuación las actividades que se le piden: Tareas o actividades que me permiten controlar mi tiempo Tareas o actividades que limitan el control de mi tiempo

Las 3 Pruebas del Tiempo En el autoestudio anterior, aprendimos acerca de aspectos básicos de la administración del tiempo. Ahora abordaremos con mayor detalle a que se refieren estas 3 pruebas del tiempo. El primer paso para lograr un mejor control del tiempo es analizar la forma en que actualmente lo utiliza. Debe contar con información especifica y confiable antes de que pueda determinar las oportunidades para mejorarlo. La mejor manera de reunir esta información es llevando un registro del tiempo. Una vez registrado en que usa su tiempo, debe examinar esa información desde 3 perspectivas: necesidad, aptitud y eficiencia. Esto le permitirá suspender ciertas tareas, delegar otras y/o encontrar formar de incrementar su eficiencia a través de la tecnología procedimientos nuevos o hábitos de trabajo personales. Con frecuencia, un cuidadoso análisis puede proporcionarle otras ocho o diez horas a la semana para que pueda aprovecharlas en actividades de su elección. La prueba de la necesidad: Primero, se debe examinar cada actividad para asegurarse de que sea necesaria (no solo agradable). Es muy común seguir haciendo cosas que ya no son útiles (por ejemplo, informes mensuales cuyo contenido ya no se usa). Esta “prueba de la necesidad” debe ayudarlo a reducir sus tareas a los elementos esenciales. La prueba de la aptitud: Una vez identificadas las tareas esenciales, el siguiente paso es determinar quién debe realizarlas (por ejemplo, alguien que sea apropiado desde el punto de vista departamental y/o nivel de habilidad). Es probable que descubra actividades que pudieran darse a otros, o que esté realizando actividades por debajo de su nivel de habilidad, las cuáles podrían ser reasignadas fácilmente. La prueba de la eficiencia: El tercer análisis estudia las tareas restantes. Una vez satisfecho con el trabajo que le tocó hacer, pregúntese: “¿Hay alguna forma mejor de hacerlo?”. Esto lo animará a buscar cómo realizar más rápidamente el trabajo, usar tecnología más apropiada o establecer procedimientos mejores para manejar actividades repetitivas. Solo existen 3 formas de utilizar mejor el tiempo: Suspender las tareas o actividades de prioridad baja Encontrar a alguien que pueda hacer parte del trabajo Ser más eficiente en lo que usted realiza

Analice la utilización efectiva del tiempo En su caso particular y con sus propias palabras, enumere las posibilidades para utilizar mejor su tiempo, de acuerdo con las 3 Pruebas del Tiempo, descritas en la página anterior. La prueba de la necesidad: A continuación están mis oportunidades de eliminar tareas o actividades innecesarias: La prueba de la aptitud: A continuación están mis oportunidades para utilizar mejor mi tiempo al reasignar a otros ciertas tareas o actividades: La prueba de la eficiencia: A continuación están mis oportunidades para ser más eficiente al utilizar cierta tecnología o al desarrollar procedimientos mejores:

Conclusión Cuando usted logre hacer un mejor uso de su tiempo, puede beneficiarse al tener la posibilidad de consumar actividades de largo plazo como las siguientes: Planear una carrera: realizar un curso de capacitación para su futuro y establecer un plan de carrera. Haga algo productivo. Hágase cargo de su propio destino. Leer: estar actualizado es cada vez más importante en el mundo complejo de hoy. Tener más tiempo le permitirá leer material relacionado con su trabajo o bien, estudiar nuevos temas o leer más sobre su afición o actividad. Comunicarse: el tiempo extra le permitirá mejorar y/o iniciar relaciones interpersonales. Relajarse: necesita planear un tiempo para ello. Si usted no descansa de la labor diaria, su salud puede llegar a alertarse. Pensar: Como resultado de la innovación, pueden surgir mejores métodos y nuevas oportunidades. Tener más tiempo le permitirá desarrollar estrategias y pensar algún plan para establecer y lograr importantes nuevos retos.

Estudio de Caso: Sheila aprende a través de la experiencia Hace 3 meses, Sheila esperaba con entusiasmo ascender al puesto de Gerente de Unidad de Negocio. Después de 4 años en la unidad de negocio, estaba segura de su capacidad y sabía que su equipo era capaz y experimentado. Ahora, Sheila no está segura de haber nacido para ser Gerente. Su jornada de trabajo parece no tener fin. Durante las horas de oficina se la pasa asignado trabajo y revisando resultados. Asimismo, hay un continuo ir y venir de visitantes, y el teléfono suena constantemente. Por la tarde, cuando le gustaría poder relajarse, tiene que atender asuntos administrativos como leer sus correos, contestar correos, preparar facturas, facturar otros costos, etc. Al sentirse frustrada, Sheila le pidió a su amiga Claudia que se vieran para comer, pues tenía algo importante de que hablarle, Durante la comida le dijo a Claudia que estaba pensando en renunciar al puesto de Gerente de Negocio, pues no podía enfrentarse a una carrera de mínimo 60 hrs de trabajo a la semana. Claudia la escuchó y le dijo que debía haber otra salida. Si e único problema era el tiempo que se necesitaba para realizar el trabajo, quizá podría ayudar un análisis de cómo lo estaba usando. Después de escuchar como describía Sheila una semana típica, Claudia le preguntó lo siguiente: Si consideraba a su equipo como capaz e experimentado, ¿porqué pasaba tanto tiempo asignando trabajo y revisando resultados? ¿Quiénes eran los visitantes inesperados? ¿Podrían evitarse algunos? Cuando le pasan llamadas, ¿podrían pasárselas a alguien más, cuando no fueran urgentes, o contestarlas Sheila en otro momento? ¿Alguien más podría hacer parte de su trabajo? Al pensar en todo esto, Sheila regresó a la oficina con la intención de analizar la forma en que utilizaba el tiempo.

Hoja de Trabajo Piense en la situación de Sheila y responda lo siguiente: ¿Parece delegar funciones de manera adecuada? ¿Cómo podría evitar interrupciones en el caso de que los visitantes fueran ejecutivos de servicio de su equipo? ¿Debería pensar en establecer un “tiempo de tranquilidad” y no recibir llamadas o visitantes? Si así fuera, ¿cuál sería el mejor momento del día para hacerlo? Sheila considera que debe asignar el trabajo de los ejecutivos y revisar resultados. ¿Hay una forma más efectiva de hacerlo? ¿De qué otra forma podría obtener más control sobre el aprovechamiento de su tiempo?

Bibliografía Haynes, Marion E. (1998) Administración del Tiempo. Trillas. México