El documento electrónico

Origen etimológico Raíz = dekos, dec, doc Latín = docere, documentum, doceo Griego = dekomai

Definición Documento es el objeto o la materia en que consta una declaración de voluntad o de conocimiento o cualquier expresión del pensamiento humano; cuando asociamos documento con un soporte en papel y con la escritura, hablamos de instrumento. La tendencia a identificar las nociones documento e instrumento o escrito tiene su origen en el Código de Napoleón y en los que en él se basan, que se sólo se refieren a los últimos, distinguiéndolos en instrumentos públicos y privados.

Documento generado por medios electrónicos Es el primer soporte de la información en la recogida de datos. Primer aspecto: El soporte de información en formato papel, generado a través de medios informáticos; esto es, el listado impreso de la información que se encuentra en un soporte informático; lo que se denomina, siguiendo una nomenclatura extendida, un printout. Segundo aspecto: el documento informático es aquel que se encuentra en un soporte electrónico de información, creado por datos almacenados en la memoria de una computadora, lo que se denomina, un input.

Otra definición Ley Nº 19799/2001, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y los servicios de certificación de dicha firma de Chile: “El documento electrónico es toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior”. La Ley dispone: “Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten por escrito, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan por escrito”.

Problemas relativos a los documentos electrónicos Conservación de los originales Ausencia de modificación o alteración de los contenidos Reproducción o registro fiel del documento original Recepción Autenticación

Los documentos en soporte informático ofrecen, en principio, más dudas, ya que, aunque se los acepte, producen problemas relacionados con su originalidad o su posibilidad de modificación o transformación del contenido, debido al procesamiento al que pueden ser sometidos en el momento de su exteriorización en lenguaje natural por un procedimiento informático y esto hace extremar las seguridades y que no se pueda, en una primera interpretación, hablar genéricamente de su validez y originalidad.

Todo ello es debido a que los documentos que se encuentran en un soporte informático necesitan, para poder ser visualizados e interpretados en lenguaje natural, de un proceso mediante un programa, con un procedimiento lógico, que convierta la expresión, en codificación informática, a la misma expresión, en lenguaje natural, y la represente en un equipo que pueda ser visualizado directamente por el hombre.

Esto conlleva, en aras de una seguridad física, a un procedimiento lógico y, evidentemente, jurídico, a que el método de interpretación para poder comprobar visualmente el contenido del documento electrónico se someta a unas garantías que aseguren su originalidad. Esta sería, prácticamente, la única objeción que se plantearía a los documentos electrónicos, siendo, por otro lado, muy sencillo garantizar estos procedimientos por medios tecnológicos para ofrecer una seguridad de coincidencia con el contenido original y hacerlo fiable. Íntima e indisolublemente ligadas al concepto de documento electrónico, tenemos a las firmas electrónicas.

El porqué de las firmas electrónicas El autor del mensaje puede no ser quien aparece al receptor o el mensaje puede no recibirse como se envió o incluso todo el mensaje puede ser falso; también puede suceder que el mensaje haya sido leído por un tercero no deseado o que el emisor puede negar haberlo enviado o el receptor, haberlo recibido. La seguridad, como término que se encuentra unido, de manera indisoluble, al Derecho, impone, para el desarrollo jurídico del comercio electrónico, la configuración de un mecanismo capaz de proporcionar la seguridad técnica que ahuyente estos temores, cumpliendo unos principios, admitidos generalmente como básicos: Autenticación; Integridad; No rechazo o no repudio; Confidencialidad;

Funciones esenciales de la firma Mecanismo de identificación del sujeto firmante. Signo aparente de la asunción o conformidad del contenido del documento en el que se incorpora la firma. Ello implica considerar la firma como la expresión de una voluntad y como un mecanismo de autenticación del contenido del documento firmado.

Documentos electrónicos en la legislación paraguaya La Ley Nº 1294/1998, de Marcas que, dispone, en su artículo 116: El poder otorgado por carta, telegrama, fax, telex o correo electrónico, a un Agente de la Propiedad Industrial, le habilita para actuar de acuerdo con su mandato, siempre que el testimonio del poder sea presentado dentro de los sesenta días hábiles. De esta manera, el poder electrónico, adquiere una vigencia limitada en el tiempo y condicionada, de manera resolutiva, a la exhibición del documento en formato papel. Sin embargo, el Decreto Nº 5159/1999, Por el cual se reglamenta la Ley Nº 1328/1998, De Derechos de Autor y Derechos Conexos, contiene una disposición más acorde con el sentido general de practicidad y utilidad que el documento electrónico debe ostentar –siempre y cuando sea capaz de garantizar la autenticidad, la integridad, el no rechazo, etc.-. Dicho Decreto establece, en el artículo 59: El poder o carta-poder otorgada en el país o en o desde el exterior por carta, telegrama, fax, télex o correo electrónico lo habilita para actuar de acuerdo con su mandato. Para toda actuación en sede administrativa ante la Dirección Nacional del Derecho de Autor no se requerirá certificación notarial ni legalización consular alguna.

Documentos electrónicos en la legislación paraguaya Por su parte, el art. 6º de la Ley Nº 1204/1997, que aprueba el Protocolo de San Luís en materia de asistencia mutua en asuntos penales, en el ámbito del MERCOSUR, establece: 1. La solicitud de Asistencia deberá formularse por escrito. 2. Si la solicitud fuere transmitida por telex, facsímil, correos electrónicos o similares deberá confirmarse por documento original firmado por la autoridad requirente dentro de los diez (10) días siguientes a su formulación, de acuerdo a lo establecido por este Protocolo...(..). Tanto el Protocolo, como la Ley de Marcas –cada uno en su respectivo ámbito- distorsionan la noción, generalmente aceptada, del documento electrónico. Lo vuelven débil y supeditan sus efectos a la aparición de documentos en formato papel. Con la redacción de estas dos disposiciones, nos encontramos ante documentos electrónicos inútiles. Es poco probable que los documentos electrónicos lleguen a tener aplicación en los campos reglados por el Protocolo de San Luis y la Ley de Marcas, puesto que son elementos interinos que necesitan confirmación, no valen por sí mismos.

Documentos electrónicos en la legislación paraguaya En materia aeronáutica, la Ley Nº 1860/2002, que establece el Código Aeronáutico, determina, en su artículo 142: El contrato de transporte aéreo de pasajeros puede ser probado por escrito, mediante el billete de pasaje o por los medios electrónicos...(..). El Código dispone que, en casos de emisiones de pasajes sin billetes, es decir, por medios electrónicos, en los aeropuertos o en otros sitios, sin haberse adquirido el billete previamente, la constatación del contrato de transporte deberá contener las exigencias del Código o las de los instrumentos internacionales vigentes. El billete o la constancia computarizada de pasaje hacen plena fe, salvo prueba en contrario, de la celebración y condiciones del contrato de transporte, de conformidad con el artículo 144 del Código Aeronáutico. La regulación del Código Aeronáutico está en concordancia con los Convenios de Transporte Aéreo Internacional de Varsovia, de 1929 y Montreal, de 1999 (Ratificado por el Paraguay por Ley Nº 1627/2000).

Compatibilidad con la función notarial Es evidente que un momento importante en la confección del certificado será el de la identificación adecuada del que solicita del prestador su expedición y la asignación, como titular, de un par de claves. En realidad, es la labor más importante, porque todo lo demás es una actividad meramente técnica. El determinar con exactitud quién solicita el certificado, calibrando su capacidad y legitimación en el caso de que represente a un tercero, sea físico o jurídico, es, sencillamente, esencial, y esta labor la realizan las llamadas autoridades de registro, entre las que debe incluirse al Notario, por su propia naturaleza.

Compatibilidad con la función notarial Igualmente, necesario es que esa entidad certificante no esté, de ninguna manera, vinculada a las partes que se van a relacionar, tiene que ser verdaderamente un tercero; en el caso contrario, generaría el lógico recelo respecto del contenido de sus certificados. Los certificados serán más o menos eficaces en la medida que sus emitentes despierten una mayor o menor sensación de seriedad y honorabilidad, del mismo modo que, por ejemplo, gran parte del prestigio de las mejores casas de subastas estriba en la confianza que merecen sus declaraciones acerca del valor y origen de las obras subastadas, fama lograda por la fuerza de los hechos.

Compatibilidad con la función notarial Con esto no hay que entender que no sean posibles comunicaciones electrónicas basadas en la firma digital, sin la intervención de estos terceros mediadores. Muy por el contrario, una firma digital puede ser eficaz si las partes conocen perfectamente sus respectivas claves públicas, o si no conociéndolas, se fían de la que les comunica el otro por cualquier medio. Lo que ocurre es que las que disfruten del aval del tercero independiente, son, en principio, firmas más seguras, que serán susceptibles de producir mayores efectos jurídicos.

Compatibilidad con la función notarial La tendencia generalizada en la legislación internacional, es que los prestadores de servicios de certificación compitan en el libre mercado sin necesidad de autorización previa, con la debida separación de cuentas y con observancia de los principios de objetividad, transparencia y no discriminación. Igualmente, la afirmación del régimen de libre competencia supone que no puedan ponerse obstáculos a la prestación de servicios provenientes de prestadores extranjeros.

FIRMA ELECTRÓNICA Y REGISTROS PÚBLICOS EN ESPAÑA Resolución-Circular deL 26 de abril de 2000, de la D.G.R.N., sobre el ámbito de aplicación del Real Decreto-Ley 14/1999, sobre Firma Electrónica en relación con la actuación profesional de los Registradores de la Propiedad y Mercantiles, responde a una serie de consultas sobre la materia basándose en las siguientes premisas: La equivalencia del valor jurídico entre la firma electrónica avanzada y la firma manuscrita. La firma electrónica avanzada garantiza la autenticidad de la autoría del documento y la integridad o no alteración del mismo. El Real Decreto-ley 14/1999 no altera las normas sobre formación y sobre validez y eficacia de los contratos y otros actos jurídicos. La intervención en el proceso de firma electrónica de un prestador de servicios de certificación no reviste el carácter de fe pública. Cumplido el requisito subjetivo de la autorización por notario o empleado publico, los documentos electrónicos pueden ser considerados como instrumentos públicos.

1ª.- ¿Cabe extender asiento de presentación de los documentos notariales, judiciales o administrativos que se reciban por vía telemática con firma electrónica? 2ª.- ¿Cabe extender asiento de presentación de los documentos privados inscribibles recibidos por vía telemática con firma electrónica? 3ª.- ¿Los documentos así presentados son susceptibles de calificación e inscripción? 4ª.- ¿Todo lo anterior es aplicable al Registro de Personas Jurídicas y al Registro Público de Comercio? 5ª.- ¿Cabe emitir publicidad formal por este medio? 6ª.- ¿Existen otros casos en los que los Registros puedan utilizar estos medios tecnológicos nuevos? 7ª.- ¿Pueden los registradores llevar un libro auxiliar de personas físicas o jurídicas prestadoras de servicios de certificación de firma electrónica?