Finalidad de los Archivo Responsabilidad Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Disponer de la Documentación Organizada, con miras a la recuperación de la información para su uso institucional o personal

GESTIÓN DOCUMENTAL Conjunto actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y Conservación.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO TOTAL Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su Ciclo Vital. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Comprende el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales para revelar su contenido. Dichas acciones están encaminadas a clasificar, ordenar, describir y servir los documentos que conforman un archivo.

ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN

ORDENACIÓN DE SERIES, EXPEDIENTES Y TIPOS DOCUMENTALES Haga una distribución secuencial de las gavetas de su archivador o de las bandejas de estantería, enumerando de uno (1) hasta (n) de arriba hacia abajo

100-18 DECRETOS Decreto 001 de Marzo 25 de 2005 Decreto 002 de Junio 04 de 2005 Decreto 003 de Noviembre 18 de 2005 100-28 INFORMES 100-28-01 INFORMES A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y CONTROL Informe Institucional 1997 Informe Institucional 1998 100-28-02 INFORMES DE GESTIÓN Informe de Gestión 1997 Informe de Gestión 1998 Distribuya las series documentales en las gavetas atendiendo al orden de codificación establecido

Ubique al interior de cada carpeta, solo los documentos que corresponden al expediente en cuestión y ordénelos en forma ascendente atendiendo al orden natural en que fueron elaborados. El de fecha reciente a continuación del anterior.

Consigne los datos exigidos en los espacios correspondientes que vienen impresos en la caja para archivo. (Utilice marcador rojo, letra legible)

EJECUCIÓN DEL PLAN (FASE OPERATIVA) Organización documental Identificación Clasificación Depuración Ordenación Descripción – inventario Valoración – Determinación de la retención documental Disposición final Selección – muestreo ELABORACIÓN DE LAS TVD

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