Combinación de Correspondencia en Word 2007 Colegio de Ciencias y Humanidades Plantel Vallejo Taller de Cómputo Profesora: Paulina Hernández Contreras

¿Para qué sirve la Combinación de Correspondencia?  Mediante la opción Combinar correspondencia Word nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro documento.  De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con datos distintos.

Conceptos previos Cuando ' combinamos correspondencia ', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.  Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo  Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Word, un archivo de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, etc.

Elementos necesarios para la combinación de correspondencia: Documento Origen Documento Principal Documento Combinado

Ejemplo de documento principal : Sr.(a) Se le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) que se llevará a cabo el día 22 de Agosto a las 21:00 hrs. en el Hotel Malsone. Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia Queda de Ud. La Promoción Sr.(a) Se le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) que se llevará a cabo el día 22 de Agosto a las 21:00 hrs. en el Hotel Malsone. Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia Queda de Ud. La Promoción

Ejemplo de Documento Origen : PadreAlumno Mario GonzálezLuisa González Margarita LunaAlfredo Romero Antonio RosalesMariana Rosales Diana NúñezRodrigo Morales Gloria CastilloErick Lugo Rommel MondragónJaqueline Mondragón Eduardo RoblesLeonardo Robles Leticia MoraDaniela Ruíz Manuel VargasPablo Vargas Silvia PalmaAlejandro López Campos Registros

Documento Combinado: Sr.(a) Mario González Se le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) Luisa González que se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00 PM en el Hotel Malsone. Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia Queda de Ud. La Promoción Sr.(a) Mario González Se le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) Luisa González que se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00 PM en el Hotel Malsone. Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia Queda de Ud. La Promoción Sr.(a) Antonio Rosales Se le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) Mariana Rosales que se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00 PM en el Hotel Malsone. Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia Queda de Ud. La Promoción Sr.(a) Antonio Rosales Se le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) Mariana Rosales que se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00 PM en el Hotel Malsone. Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia Queda de Ud. La Promoción Sr.(a) Margarita Luna Se le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) Alfredo Romero que se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00 PM en el Hotel Malsone. Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia Queda de Ud. La Promoción Sr.(a) Margarita Luna Se le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) Alfredo Romero que se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00 PM en el Hotel Malsone. Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia Queda de Ud. La Promoción Sr.(a) Diana Núñez Se le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) Rodrigo Morales que se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00 PM en el Hotel Malsone. Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia Queda de Ud. La Promoción Sr.(a) Diana Núñez Se le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) Rodrigo Morales que se llevará a cabo el día 22 de Diciembre a las 9:00 PM en el Hotel Malsone. Apreciando su gentileza y esperando su compañía ya que realzará esta ceremonia Queda de Ud. La Promoción

Pasos para hacer Combinación de Correspondencia en Word La combinación se realiza en el archivo Principal 2. Una vez que ya se tenga el texto fijo, damos clic a la pestaña Correspondencia del menú principal 3. Luego ubicamos el botón Iniciar combinación de correspondencia 4. Elegimos la opción Paso a paso por el Asistente… 5. Aparecerá un panel del lado derecho

6. En el panel de la derecha elegimos la opción Cartas y damos clic en siguiente (la opción está en la parte inferior del panel de opciones) 7. Marcamos la opción Utiliza el documento actual y siguiente 8. Dejamos seleccionada la opción Utilizar una lista existente y damos clic a Examinar 9. Ubicamos el archivo Origen y damos clic en Abrir 10. En la nueva ventana verificamos que todos los campos y registros sean correctos y estén seleccionados, para dar clic en Aceptar Pasos para hacer Combinación de Correspondencia en Word 2007

11. Damos clic en Siguiente 12. En este paso 4 del asistente, es donde empezaremos a introducir las etiquetas de los registros en nuestro documento: 13. Damos clic en la parte del documento donde queremos colocar la etiqueta y luego vamos al panel de la derecha para dar clic en Mas elementos… 14. Seleccionamos el campo que queremos insertar y presionamos Insertar, cerramos la ventana 15. Si tenemos mas etiquetas que colocar realizaremos los mismos pasos hasta terminar Pasos para hacer Combinación de Correspondencia en Word 2007

16. Damos clic en Siguiente 17. Con los controles del menú principal de adelante y atrás, verificamos que se hayan insertado todos los registros deseados 18. Si todo es correcto damos clic en Siguiente 19. Este es el último paso en el Asistente, damos clic en la opción Editar cartas individuales… 20. En esta ventana podemos decidir si queremos todos los documentos generados o solo algunos, como queremos todos, dejamos la opción Todos y damos clic en Aceptar Pasos para hacer Combinación de Correspondencia en Word 2007

21. Observa que se ha creado un nuevo documento con la combinación de correspondencia entre tu documento de origen de datos y el principal. 22. Guarda el nuevo archivo y habrás finalizado. Pasos para hacer Combinación de Correspondencia en Word 2007