COMPUTACIÓN APLICADA FACULTAD DE INGENIERÍA, UAQ Tablas Dinámicas, Macros Ma. Teresa García Ramírez

Tablas Dinámicas  Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que facilita la interpretación de dichos datos.  Es dinámica porque permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

Crear Tabla Dinámica  A partir de una colección de datos se crea una tabla dinámica, seleccionando las información que se insertará en ésta.

Crear Tabla Dinámica  Seleccionar el rango de celdas considerando los encabezados e indicar que se coloque en una nueva hoja de cálculo.

Crear Tablas Dinámicas  Al seleccionar aceptar aparecen las herramientas para tablas dinámicas.

Crear Tablas Dinámicas  Al seleccionar todos los valores de la colección de datos se tiene.

Filtros en Tablas Dinámicas  Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.  Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.

Filtros en Tablas Dinámicas  Lista desplegable de filtros, con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si se quieren ver o no.

Modificar Fórmulas  Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel genera totales con SUMA, puede ser necesario modificar esas fórmulas por otras.  Para hacer esto se debe situar en cualquier celda de la zona que se quiera rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, aparece un menú emergente con diferentes opciones, se debe escoger la opción Configuración de campo de valor...

Modificar Fórmulas  En esta ventana de diálogo se elige un nombre, y la operación a realizar.

Gráficos Dinámicos  Se selecciona del menú insertar gráfico dinámico y el manejo es igual que los gráficos usados en otras aplicaciones.

Macros  Las macros permiten automatizar procesos en excel.  Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en el libro que al pulsar sobre él realice todas tareas asignadas.

Crear Macros  Existen dos formas para crear macros  De manera automática  De manera manual utilizando Visual Basic

Creación de Macros Automáticamente  Mediante el grabador de macros del que dispone Excel. El grabador de macros permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales se pueden modificar posteriormente.  Para grabar una macro acceder a la pestaña Vista y despliega el submenu Macros y dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar macro...

Creación de Macros Automáticamente  Al seleccionar la opción Grabar macro..., aparece el cuadro de dialogo Grabar macro donde se da un nombre a la macro (no esta permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).  Se Puede asignar un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.  En Guardar macro en: se puede seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.  En Descripción: se describe cual es el cometido de la macro o cualquier otro dato.  Para comenzar la grabación de la macro se pulsa el botón Aceptar.

Creación de Macros Automáticamente  Al iniciar la grabación de macros aparecen los siguientes botones en la barra de estado.  A partir de entonces realizar las acciones que se quieran grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si se selecciona alguna celda posteriormente, cuando se ejecute la macro, la selección puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.  Una vez concluidas las acciones a grabar, se presiona sobre el botón Detener de la barra de estado. Botón Detener

Ejemplo Macro Automática  Dar formato a una cabecera de datos de una hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos (antes iniciar grabación de macro):  Presionar sobre el botón Negrita de la sección Fuente, en la pestaña Inicio.  Presionar sobre el botón Cursiva de la sección Fuente.  Escoger el tipo de fuente Cambria.  Escoger el tamaño de la fuente en 14 puntos.  Por último concluir la grabación de la macro. Presionar sobre el botón “detener” de la barra de herramientas.

Prueba Funcionamiento de la Macro  Escribe en la celda D3 Encabezado.  Escribe en la celda E3 de.  Escribe en la celda F3 prueba.  Selecciona las celdas anteriores D3, E3 y F3.  Ve a la pestaña Vista.  Abre el submenú Macro.  Elige Ver Macros.  Selecciona la macro creada MacroPrueba y pulsa sobre Ejecutar.

Crear Macros Manualmente  Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programación en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programación en el que se basa el VBA de Excel.  Primero se debe abrir el editor Visual Basic presionando las teclas Alt + F11.  Una vez abierto el editor de Visual Basic se debe insertar un módulo de trabajo que es donde se almacena el código de las funciones o procedimientos de las macros.  Para insertar un módulo se accede al menú Insertar → Modulo.  A continuación se debe plantear si se crea una función (en el caso que devuelva algún valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve ningún valor).  Una vez concretado que es lo que se va a crear, se accede al menú Insertar → Procedimiento...

Insertar Módulo  Un módulo sirve para agrupar procedimientos y funciones. El procedimiento y la función son entidades de programación que sirven para agrupar instrucciones de código que realizan una acción concreta.  Para insertar un módulo active opción del menú Insertar/ Módulo. Se activará una nueva ventana, si aparece demasiado pequeña, maximícela.

Insertar un procedimiento  Un procedimiento es un bloque de instrucciones de código que sirven para llevar a cabo alguna tarea específica.  Un procedimiento empieza siempre con la instrucción SubNombre_Procedimiento  Y termina con la instrucción End Sub.

Ejemplo Procedimiento  Escribe la Palabra Nombre en la Casilla A1. SubPrimero Range("A1").Value= “Nombre" End Sub  En la línea Range("A1").Value="Hola"  se indica que se trabaja con un objeto Range. Para indicar que se refiere a la casilla A1, se encierra entre paréntesis esta referencia. De este objeto, se indica un nuevo valor para la propiedadValue, observar que para separar el objeto de su propiedad se utiliza la notación punto.

Ejecutar Ejemplo  Se puede ejecutar desde el editor de visual basic con el boton de play.  Desde la hoja de cálculo seleccionando la macro a ejecutar.

Enlazar y Consolidar Hojas de Cálculo