INFOMATICA EMPRESARIAL Principales Contenidos: Clase 26 de Mayo de 2012 Alejandra Meliza Caro Profesor

FILTROS Y AUTOFILTROS El comando Filtro avanzado te permite filtrar una lista en su lugar (como el comando Autofiltro), pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tienes que escribir los criterios (o condiciones) según los cuales deseas filtrar los datos (en un rango independiente). criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro. Por ejemplo, el siguiente criterio selecciona registros para los que el valor del campo Cantidad de pedidos es mayor que : Cantidad de pedidos > 30000) Los filtros avanzados se utilizan para: - Filtrar criterios complejos en menor tiempo. - Llevar una copia de los datos filtrados a otro lugar (dentro de la misma). - Filtrar sólo parte de la lista. Por ejemplo sólo algunas columnas en particular..

FILTROS Y AUTOFILTROS Filtrar 1.Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos ó una celda activa que se encuentre en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos. 2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, de clic en el botón Ordenar y filtrar y, enseguida, en el comando Filtro. 3.Aparecerá en el encabezado de cada columna un icono como este, de clic en la flecha del encabezado de la columna a partir de la cual desea filtrar los datos. 4. En la lista de filtros de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que desea filtrar. La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar.

SUBTOTALES EN EXCEL La función de subtotales en Excel, nos permite tener de manera casi inmediata filas con los totales de la información que tenemos en nuestra hoja de cálculo. Para utilizar la función de subtotales en Excel, lo primero que requerimos es tener una hoja con datos ordenados por columnas. Una vez que hemos elegido nuestro archivo de datos, vamos a definir el resultado que queremos tener. Lo primero que vamos a hacer es ordenar nuestra lista por el campo que deseamos cada corte de subtotal. Ya que esta ordenado este campo, lo que hacemos es seleccionar todas las celdas dónde tenga datos. Un método abreviado para hacer esto es presionar las teclas Ctrl+Inicio con lo que nos colocaremos en la primera celda de la hoja y luego presionamos las teclas Shift+Ctrl+Fin.

Al estar seleccionados los datos, vamos la pestaña Datos y presionamos el botón Subtotal (En versiones de Excel anterior a 2007 vamos al menú Datos y seleccionamos la opción Subtotal), aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente: En este cuadro de diálogo en el cuadro de opción "Para cada cambio en:" vamos a seleccionar El encabezado con el cual deseamos obtener los datos, En el cuadro de opción "Usar función: " se puede una de las funciones (Suma – Prom, etc) En la lista de "Agregar subtotal a:" marcamos únicamente la opción Total Revisamos que estén seleccionadas las opciones Reemplazar subtotales actuales y Resumen debajo de los datos. y hacemos clic en Aceptar

En la sección de esquema se pueden encontrar tres tipos de controles: Botones Ocultar detalles Cuando las filas de un grupo están visibles, aparece un botón para ocultar detalles junto a dicho grupo. Botones Mostrar detalles Cuando se oculta un grupo de filas, el botón que aparece junto al grupo cambia y se transforma en un botón para mostrar detalles. Al hacer clic en un botón Mostrar detalles se restauran las filas de ese grupo y aparecen en la hoja de cálculo. Botones Nivel Cada uno de los botones de nivel numerados representa un nivel de organización dentro de una hoja de cálculo; al hacer clic en un botón de nivel se ocultan todos los niveles de detalle situados debajo del botón en el que se hace clic. La tabla siguiente identifica los tres niveles de organización del gráfico anterior. NIVELDESCRIPCIÓN

Al estar seleccionados los datos, vamos la pestaña Datos y presionamos el botón Subtotal (En versiones de Excel anterior a 2007 vamos al menú Datos y seleccionamos la opción Subtotal), aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente: En este cuadro de diálogo en el cuadro de opción "Para cada cambio en:" vamos a seleccionar El encabezado con el cual deseamos obtener los datos, En el cuadro de opción "Usar función: " se puede una de las funciones (Suma – Prom, etc) En la lista de "Agregar subtotal a:" marcamos únicamente la opción Total Revisamos que estén seleccionadas las opciones Reemplazar subtotales actuales y Resumen debajo de los datos. y hacemos clic en Aceptar

EJEMPLO

TABLAS DINAMICAS Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Un informe de tabla dinámica está especialmente diseñado para: Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas para el usuario. Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías y crear cálculos y fórmulas personalizados. Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés. Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa. Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios..