Guía paso a paso para reporte de Incidentes y Observaciones LATINOAMÉRICA Sistema de Reporte de EH&S Enablon Mario Penovi – EH&S Director Guía paso a paso para reporte de Incidentes y Observaciones El Reporte de Riesgo y Cumplimiento es parte del Proyecto Delta, proceso de transformación del negocio de Lend Lease.

Contenidos Breve descripción sobre qué cambia Reporte paso a paso de Incidente y observación

Breve descripción de qué cambia ¿Qué no funcionaba bien en Webcare? Se ha considerado la opinión de muchos miembros de Lend Lease sobre el proceso de reporte de incidentes/observaciones, y se ha abordado lo siguiente: Opinión que se recibió ¿Qué se ha hecho? Las planillas son largas y lleva mucho tiempo terminarlas Rediseño total de planillas en línea (los reportes legales deberán de ser escritos como hasta hoy). No se puede actualizar un reporte de incidente luego de emitido Se podrán actualizar los detalles de un incidente en cualquier momento. Resulta difícil dar seguimiento en forma simple a un plan de acción Se ha simplificado la forma de efectuar dicho seguimiento. El sistema se “corta” varias veces. Al trabajar sobre la red de LL el sistema se actualizará cada 90’, por lo dicho guarde su trabajo antes de alcanzar dicho límite. Las planillas lucen anticuadas si se las compara con los sistemas de última generación. El sistema que se ha seleccionado es moderno y funcionará en computadoras, como así también en otros dispositivos portátiles.

Breve descripción de qué cambia Conceptos - Mejoras clave Nuevo – Un reporte de incidente es un “evento” con “impactos” Nuevo – Se vincularán incidentes/observaciones con tareas y peligros relacionados con los GMRs Nuevo – Preguntar si la Planificación/Comunicación/Control se encuentran implementadas de acuerdo con el P&D GMR 4. Nuevo – Se preguntará ¿pudo haber sido mucho peor? para identificar los “incidentes críticos” Nuevo – Lista de circunstancias primarias y secundarias actualizada Nuevo – Asignar y dar seguimiento a las “acciones tomadas” Modificado – “Reportable al Negocio” e “Incidente Crítico” sustituyen los Reportes Flash/HiPo, cambios menores en alcance y publicación Modificado – Enfoque revisado respecto de la investigación de incidentes y análisis de causas de origen.

Verificar que se encuentra visible la etiqueta de Eventos EH&S Paso a paso: Carga de incidente/observación en Enablon Página principal a la que se accede cuando se ingresa a Enablon Verificar que se encuentra visible la etiqueta de Eventos EH&S Tipear el nombre del sitio al que se desea acceder

Al ingresar en un proyecto aparecen dos botones principales Paso a paso: Carga de incidente/observación en Enablon Al ingresar en un proyecto aparecen dos botones principales Aquí se listan todos los proyectos a los que el usuario tiene acceso. El proyecto actual se ve resaltado en verde y se ve como primera opción

Carga de incidente/observación en Enablon Paso a paso: Carga de incidente/observación en Enablon Hacer clic en este botón si se deseara ingresar un incidente (real/potencial) vinculado con el proyecto. Hacer clic en este botón si se deseara ingresar una Observación EH&S, Buena Práctica u otro comentario vinculado con M&Ms en el proyecto. Notar que el proceso para ingresar Observaciones EH&S es similar al de un incidente pero requiere de menos campos que llenar.

Carga de incidente/observación en Enablon Paso a paso: Carga de incidente/observación en Enablon La pantalla de más abajo es solamente una parte de la planilla. Cada sección se explica por separado La etiqueta “Lista” conduce al listado de eventos que se han registrado en el proyecto seleccionado Título del evento - Corto y sucinto. Describir en pocas palabras qué sucedió, por ej.: Caída de lámpara desde techo | Lesión/Daño menor Fecha del evento y del reporte se registran ídem Webcare Notar que aunque se hubiera seleccionado un determinado botón en la página anterior, se puede cambiar de “Incidente” a “Observación”, o viceversa, a través de este menú desplegable. En el 99% de los casos la respuesta será “sí”

Carga de incidente/observación en Enablon Paso a paso: Carga de incidente/observación en Enablon Estas tres preguntas determinan el tipo de “incidente real” que ocurrió Las 3 preguntas de más arriba definen el efecto “potencial” del incidente real

Carga de incidente/observación en Enablon Paso a paso: Carga de incidente/observación en Enablon Descripción del Evento – Desarrollar un breve resumen de los hechos que describa como mínimo tres cuestiones básicas: ¿Qué hacía la gente?; Evento ocurrido; ¿Cómo se actuó? (en particular para que la zona resultara segura y cumpliera con los GMRs). No indicar nombres de personas heridas. Circunstancia – Un globo aparecerá solicitando que se seleccione la circunstancia relevante del incidente. Actividad de alto riesgo – Un globo aparecerá solicitando que se seleccione la circunstancia relevante del incidente. Las preguntas de esta sección son importantes para planificar y gestionar las tareas de forma tal de eliminar o reducir riesgos de EH&S en las operaciones. Hacer clic en “Guardar y Agregar Impacto”. Si se hace clic en “Guardar” solamente se guardará un borrador al que se podrá volver en cualquier momento para agregar impactos. El botón de “Remitir” no remitirá el incidente, favor de ignorarlo.

Carga de incidente/observación en Enablon Paso a paso: Carga de incidente/observación en Enablon Pantalla de impacto Nivel de impacto: Desplegable que lista distintos niveles de impacto (LTI, etc.). Se debe de seleccionar uno. Desde la pantalla anterior se continúa en el proyecto en el que se incorpora el incidente. El título del incidente se arrastra desde la pantalla anterior. No obstante es importante añadir un nuevo título para el impacto, por ej., caída de material. Seleccionar la naturaleza del incidente.

Carga de incidente/observación en Enablon Paso a paso: Carga de incidente/observación en Enablon Pantalla de impacto Completar los datos/detalles de la persona involucrada/herida en el evento.

Carga de incidente/observación en Enablon Paso a paso: Carga de incidente/observación en Enablon Pantalla de Impacto Al hacer clic sobre el área afectada, el maniquí refleja la zona damnificada de la persona. Puede elegirse más de una parte del cuerpo. Al seleccionar una parte del cuerpo, se marcará en ROJO. Dar clic en el ícono de calendario de más abajo para marcar los días perdidos. Un globo se abrirá sobre la pantalla para incorporar los “Días Perdidos Reales”. Al completar la pantalla de impacto dar clic en Remitir.

Carga de incidente/observación en Enablon Paso a paso: Carga de incidente/observación en Enablon Agregar un Plan de Acción Tipear el nombre del sitio que se desea encontrar en el campo de búsqueda Una vez que se ha completado el registro de un evento y se deseara agregar un Plan de Acción, se deberá de ingresar nuevamente a la página de Eventos EH&S. Es posible abrir una lista que contiene todos los incidentes registrados para esa operación. Se busca el incidente relevante por “título del evento”. Una vez que se localiza, hacer clic en la lupa.

Carga de incidente/observación en Enablon Paso a paso: Carga de incidente/observación en Enablon Agregar un Plan de Acción Hacer clic en “+” el símbolo para añadir un Plan de Acción.

Carga de incidente/observación en Enablon Paso a paso: Carga de incidente/observación en Enablon Agregar un Plan de Acción Esta pantalla aparece al hacer clic en el símbolo “+” El título del evento será arrastrado automáticamente Escribir nombre del Plan de Acción Seleccionar tipo de Plan de Acción Seleccionar la persona que tendrá a su cargo el Plan de Acción. Puede también ser auto-asignado. Utilizar el menú desplegable para añadir personas “cc” u otros miembros del equipo de la operación, de forma tal de divulgar el Plan de Acción.

Definir la acción que se requiere Paso a paso: Carga de incidente/observación en Enablon Agregar un Plan de Acción Definir la acción que se requiere Pueden agregarse documentos de soporte : PDF, Word, imágenes, etc., en tanto no excedan los 10MB Seleccionar fechas de inicio y fin para la Acción. Sólo podrá ser prolongada por una sola vez. Se debe de Guardar el Plan de Acción. Una vez que se da clic, un correo electrónico de alerta se enviará a la persona elegida a cargo del mismo.

Carga de incidente/observación en Enablon Paso a paso: Carga de incidente/observación en Enablon Otra información útil La lupa permite agregar más información al evento, como se muestra abajo La agenda permite que se corrija/complete el evento Las flechas permiten seleccionar más opciones Se pueden añadir detalles de testigos Opción para agregar material de soporte Desarrollo de análisis de causas del incidente Los iconos que se muestran arriba se encuentran en la página de la “lista” del proyecto seleccionado, utilizando la lupa

¿Preguntas?