“archivando” registros electrónicos Dr. Eduardo Peis

el contexto transformación del modo en que funcionan las empresas y trabajan sus empleados modelos de comunicación menos centralizados, más horizontales espacio virtual de trabajo común cambios significativos en los productos de esta comunicación: transformación en la forma del documento seismo en los presupuestos teóricos y metodológicos de los sistemas de archivo y de gestión de documentos

las preguntas ¿qué es un documento digital / electrónico? ¿hasta qué punto es diferente a los formatos tradicionales? ¿cómo gestionaremos y conservaremos este tipo de documentos? ¿en qué contribuyen los archiveros y gestores de documentos en la sociedad?; ¿cuál es su relación con los otros profesionales de la gestión de la información? ¿poseen los archiveros y gestores de documentos el conocimiento y las técnicas requeridas para gestionar documentos digitales / electrónicos? ¿qué teorías, principios y técnicas guiarán en su trabajo a los profesionales?

evolución de las respuestas primer periodo informático (50-70) conversión de datos informáticos a documentación en papel. “volcados de información” las aplicaciones software, en esencia, replicaban de forma automatizada los procedimientos manuales las metodologías diseñadas para los sistemas de gestión de documentos y archivos papel aún tenían relevancia años 80-90 los principios y prácticas de la archivística y gestión de documentos necesitan ser evaluados y quizás revisados los “adaptadores” los “revolucionarios”

cuestiones ¿Qué es un documento en el contexto electrónico? ¿Cómo identificarán y valorarán registros los archiveros? ¿Qué documentación debe incorporar un registro para que sea seguro y auténtico? ¿Qué es un sistema de gestión de documentos en un entorno electrónico?. ¿Cómo gestionará el sistema estos registros? ¿Cómo mantendrán los archiveros y gestores de documentos los registros electrónicos inalterables tanto tiempo como sea necesario?. ¿Cómo mantendrán vigentes los registros en un entorno electrónico? ¿Cómo se gestionará el acceso y la custodia física de los registros electrónicos? ¿Cuál es el papel de los archiveros / gestores de documentos en el entorno de las tecnologías de la información?

definiendo el registro electrónico objetivo último: definir un registro con una precisión tal que permita informar a los diseñadores de sistemas cuándo se crea un registro y qué tipo de información necesita ser capturada características distintivas de registro en este escenario: determinación precisa de cuándo es creado un registro las definiciones deben proporcionar muchos más detalles sobre el tipo y naturaleza exacta de la evidencia (contenido, estructura y contexto) necesita integrar las dimensiones cultural, histórica y patrimonial de los archivos archivos como evidencia  archivos como memoria

marco teórico global ciclo de vida records continuum enfoque de ciclo de vida de doble fase fase de creación: responsabilidad primaria sobre su fiabilidad y autenticidad fase de conservación: responsabilidad sobre su autenticidad a largo plazo records continuum proceso continuo desde el momento de creación relativo al sistema de gestión de registros continuo, dinámico y constante, sin ninguna distinción de fases posibilidad de que los registros electrónicos que documenten transacciones esenciales no lleguen a crearse nunca, que no se conformen debidamente o no sobrevivan las estrategias y metodologías para valorar, describir y conservar registros se implementan de forma previa a los procesos de gestión de registros

[Eje de Transaccionalidad] [Eje de responsabilidad] Causa Función Propósito [Eje de responsabilidad] Dominio Organización Competencia [Eje de Gestión de Documentos / Archivo] Archivo Sistema de Gestión de Documentos Registro Información Instrumento Acto [Eje de Evidencia] Memoria Colectiva Memoria Corporativa Evidencia Huella DIMENSIÓN ACONTECIMIENTO DIMENSIÓN DOCUMENTAL DIMENSIÓN RIESGO DIMENSIÓN SOCIAL Elaboración propia. Fuente: Bearman, 1996a

valorando el registro electrónico no es posible la valoración por contenido valoración funcional: contexto y no contenido de los documentos modeling system processes: identificar requerimientos funcionales información necesaria para describir y definir a los diseñadores de sistemas exactamente qué piezas de información es necesario capturar como evidencia de una transacción es posible salvar un registro completo, auténtico y fiable analizando modelos de datos y metadatos y comparando los resultados con un conjunto previamente establecido de metadatos necesarios para la gestión de registros y no sólo empleando métodos de búsqueda visual de ejemplares físicos

describiendo el registro electrónico registros papel: metadatos de contenido, contexto y estructura se incluyen o forman parte del documento contexto electrónico: los metadatos esenciales pueden no estar físicamente asociados identificación de metadatos para la gestión de registros electrónicos definición apriorística exacta de qué tipos o categorías de metadatos deben ser capturados determinación del momento de intervención si no son establecidos con anterioridad los procedimientos de identificación y mantenimiento los registros electrónicos puede que no sobrevivan o incluso que no lleguen a crearse valoración de los instrumentos de descripción tradicionales estudio físico no viable, narraciones en prosa, existencia de un sistema de metadatos de registros CAMBIO Desde crear información descriptiva  añadir valor al sistema de metadatos

especificaciones metadatos Pittsburgh Metadata Specifications National Archives of Australia. Recordkeeping Metadata Standard New South Wales. Recordkeeping Metadata Standard Victorian Electronic Records Strategy United States, Department of Defense, Records Management Application (RMA) University of British Columbia Project Indiana University Electronic Records Project InterPARES Project (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) Strategic Partnerships with Industry - Research & Training (SPIRT) Project

listas metadatos no hay consenso: forma en que se organizan, volumen de información descriptiva que proporcionan y elementos concretos que recogen como esenciales u obligatorios consenso: son necesarios más metadatos para documentar el contexto de creación acuerdo sobre las categorías básicas de metadatos que deberían capturar y retener los sistemas: elementos descriptivos para el contexto de creación términos y condiciones de acceso y uso, además de historial de uso disposición o eliminación del documento, la autorización y la fecha de la disposición y un historial de la acción de eliminación información sobre la estructura del documento

diseñando sistemas de gestión de registros electrónicos identificación del conjunto de requerimientos funcionales que han de cumplir los sistemas de gestión de registros electrónicos United States, Department of Defense, Records Management Standard National Archives of Australia. “Designing and Implementing Recordkeeping Systems” State Archives of Victoria (Australia). System Requirements for Archiving Electronic Records Canadian State Archives. Recordkeeping in the Electronic Work Environment Delaware State Archives. Model Guidelines for Electronic Records New York State Archives. Functional Requirements to Ensure the Creation, Maintenance, and Preservation of Electronic Records Kansas Electronic Records Management Guidelines Indiana University Electronic Records Project. Functional Requirements for Recordkeeping Systems.

requerimientos funcionales que el sistema cumpla los requerimientos legales y administrativos, las normas nacionales e internacionales y las mejores prácticas de gestión de registros que el sistema sea administrable y fiable que el sistema capture todos los registros y todos los metadatos esenciales relacionados con cada transacción que el sistema mantenga y gestione el registro que el sistema de gestión de registros asegure la utilidad futura de los registros integración: estará determinada por la naturaleza del entorno de sistema concreto entornos poco estructurados entornos estructurados

conservando el registro electrónico museos de hardware y software: sería necesaria la construcción de una interfaz única conversión: conversión a formatos estándar. SGML/XML. SDSC conversión a formatos “planos”. ASCII. Pérdida de propiedades lógicas conversión a soportes “duros”. Papel. No viable para conservar objetos informativos complejos en sistemas complejos emulación forma fiable de recrear la funcionalidad original de un objeto digital (Rothenberg) conservar la funcionalidad de los sistemas de información en lugar de los registros (Bearman) migración pérdida potencial de estructura y funcionalidad predecir acertadamente cuándo será necesaria, cuánta reforma será necesaria y cuánto costará

custodiando el registro electrónico. método de custodia archivística centralizada –“los archivos como un lugar” umbral archivístico: espacio por encima del cual no sea posible una alteración o permutación, y donde cada hecho registrado pueda ser tratado como evidencia y memoria (Duranti) método de no-custodia, “post-custodia” o “custodia distribuida” en el entorno electrónico las instituciones archivísticas pueden desempeñar sus actividades sin necesidad de asumir la custodia física de los documentos (Bearman) establecer políticas y procedimientos que aseguren que, independientemente de donde estén almacenados los registros, serán gestionados de acuerdo con normas bien establecidas

conclusiones nuevos retos: estrategias, metodologías y técnicas diferentes a las que existían es necesario determinar con certeza en qué consiste un registro electrónico un papel mucho más activo de los archiveros en los procesos de gestión: records continuum creación de modelos conceptuales, que determinen cuándo y dónde se generan los documentos valoración funcional apriorística: más importancia y prevención de la identificación de valores secundarios listas de especificaciones metadata: qué categorías y tipos de metadatos deben estar presentes para mantener un registro fiable y auténtico incorporar la funcionalidad de gestión de registros en el sistema en la fase de diseño: requerimientos funcionales. descripción precisa de cómo los sistemas de gestión de registros deben capturar, gestionar y conservar documentos migración y emulación estrategia de semi-custodia