Curso Avanzado Gestión de Proyectos

NIVELES DE PLANIFICACIÓN PROGRAMA ACTIVIDADES Y TAREAS PROYECTO

El PROYECTO Es la unidad básica de intervención en la cooperación para el desarrollo. Tiene como finalidad satisfacer un conjunto de necesidades concretas a través de la aplicación de una serie de técnicas que ponen en juego un determinado número de recursos para obtener unos beneficios.

CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO v a l u c i ó n p o s t e r I D N T F C A O m á S G U M Financiación R L Ñ Análisis de participación Análisis de problemas Análisis de objetivos alternativas Matriz de planificación Programación de actividades recursos Factores de viabilidad Documento del proyecto Viabilidad Impacto Eficacia Eficiencia Informes de seguimiento Sistema de información Realización de operaciones Plan de ejecución Pertinencia J Y

CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO Y EML Gestión del Ciclo del proyecto Define las distintas fases de la vida de un proyecto con procedimientos de toma de decisión y actividades de gestión bien definidas Método del marco lógico Metodología para la planificación, el análisis, la gestión y la evaluación de programas y proyectos, mediante instrumentos que permiten reforzar la participación y la transparencia, y mejorar la orientación de los proyectos Proceso de toma de decisión y de implementación definido por la organización Gestión del Ciclo del Proyecto Métodos e instrumentos de gestión de proyectos. Método del marco lógico

1. LA IDENTIFICACIÓN DE PROYECTOS

IDENTIFICACIÓN DE PROYECTOS ANALISIS DE LOS PROBLEMAS ANALISIS DE LA PARTICIPACION ANALISIS DE LOS OBJETIVOS ANALISIS DE LAS ALTERNATIVAS Y ESTRATEGIAS MATRIZ DE PLANIFICACIÓN

ÁNALISIS DE PARTICIPACIÓN Ofrecer un panorama de todas las personas, grupos, organizaciones, instituciones, autoridades, etc. que de alguna manera van a ser afectados por la acción de desarrollo. Se trata de analizar las relaciones sociales (conflictos, alianzas...) entre las personas y grupos que pertenecen a la realidad sobre la que se piensa intervenir. Cada grupo debe ser identificado con sus intereses expectativas, determinando las relaciones existentes entre los diferentes colectivos.

ÁNALISIS DE PARTICIPACIÓN Identificar a todos los agentes sociales que se encuentren en el área de intervención. Analizar si estos colectivos forman cuerpos coherentes o si existen unidades menores. Caracterizar y analizar a cada uno de los agentes identificados: Principales problemas. Necesidades e intereses. Fortalezas y debilidades. Interrelaciones, conflictos, etc. 4. Escoger o seleccionar al o a los colectivos beneficiarios.

ÁNALISIS DE PARTICIPACIÓN PREGUNTAS CLAVE ¿Cuáles son los grupos que más necesitan ayuda externa? ¿A qué grupos de interés habría que apoyar para asegurar un desarrollo positivo? ¿Cuáles son los conflictos que probablemente ocurrirán al apoyar a ciertos grupos y qué medidas pueden tomarse para evitar estos conflictos? PARTICIPANTES NO PARTICIPANTES Directos Indirectos Neutrales Excluidos Oponentes Perjudicados

ÁNALISIS DE PROBLEMAS Redactar cada problema (percibido por los implicados) como una condición negativa (no ambigua). Identificar únicamente los problemas existentes, no problemas posibles o potenciales. Un problema no es la ausencia de una solución -- es un estado existente negativo. Ejemplo: No es correcto: No hay pesticidas. Correcto: La cosecha es destruida por plagas.

ÁNALISIS DE PROBLEMAS Escribir cada problema en una tarjeta. Determinar cual es el problema central, entorno al cual podemos ordenar los demás. Determinar las causas que provocan ese problema, preguntándose el POR QUÉ esa situación considerada indeseable. Situaremos esas tarjetas en la parte inferior al problema identificado como principal. Avanzar hacia abajo preguntándose por las causas de las causas.

ÁNALISIS DE OBJETIVOS Se describe la situación futura que se alcanzará cuando se solucionen los problemas detectados en el paso anterior. Los problemas enunciados como “situaciones negativas pasan a convertirse en “condiciones positivas de futuro” o “estados alcanzados”. La relación causa - efecto cambia a medios - fines.

ÁNALISIS DE ALTERNATIVAS Señala el paso al diseño del proyecto, indicando soluciones alternativas. Se trata de determinar dentro del árbol de objetivos los opciones pueden ser llevadas a cabo con más posibilidades de éxito, que dependerá de una serie de factores. No os olvidéis del análisis de participación en este paso.

2. LA FORMULACIÓN DE PROYECTOS

MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTO Conjunto de conceptos interdependientes que describen de modo operativo y en forma de matriz los aspectos más importantes de una intervención. Esta descripción permite verificar si la intervención ha sido construida correctamente, facilitando el seguimiento y proporcionando una evaluación más satisfactoria. Se trata de una estructuración del contenido de una intervención presentando de una forma sistemática y lógica los objetivos, resultados y actividades de una intervención y sus relaciones causales. Se indican los factores externos que influyen en la realización satisfactoria de la intervención. Se indican los indicadores y sus fuentes de verificación necesarios para obtener la información sobre los objetivos y resultados. Por último se definen actividades y costes.

MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTO LOGICA DE LA INTERVENCIÓN INDICADORES OBJETIVAMENTE VERIFICABLES FUENTES DE VERIFICACIÓN FACTORES EXTERNOS/SUPUESTOS /HIPOTESIS OBJETIVO GENERAL Objetivo a un nivel superior al del proyecto al que deberá contribuir la intervención Descripción operativa del objetivo en términos de cantidad y calidad. Indican donde y en qué forma se obtienen las informaciones sobre la realización de objetivo OBJETIVO ESPECÍFICO Efectos esperados por el proyecto para los beneficiarios directos, como una condición futura que se espera permanezca Descripción operativa del objetivo en términos de cantidad y calidad Acontecimientos importantes, condiciones o decisiones fuera del proyecto necesarias para lograr el objetivo global RESULTADOS Resultados que la dirección del proyecto debe lograr y mantener durante la vida del proyecto. Descripción operativa de los resultados en términos de cantidad y calidad Indican donde y en qué forma se obtienen las informaciones sobre los resultados Acontecimientos importantes, condiciones o decisiones fuera del control de la gestión del proyecto necesarias para lograr el objetivo especifico ACTIVIDADES Acciones que el proyecto tiene que emprender a fin de producir los resultados RECURSOS Bienes y servicios necesarios para llevar a cabo las actividades PRESUPUESTO Traducción en términos financieros de los medios Acontecimientos importantes, condiciones o decisiones fuera del control de la gestión del proyecto necesarias para producir resultados CALENDARIO PLAN DE EJECUCIÓN Cómo y quién realizará cada tarea, asignando responsabilidades CONDICIONES PREVIAS Condiciones que tienen que darse para que sea posible la ejecución del proyecto

MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTO OBJETIVO GENERAL Lógica Vertical de Intervención OBJETIVO ESPECIFICO RESULTADOS RECURSOS ACTIVIDADES

Curso Avanzado de Gestión de Proyectos MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTO 1er Paso - Objetivo especificado Los jóvenes inmigrantes. 2º Paso – Cantidad 500 jóvenes inmigrantes 3er Paso – Calidad . 500 jóvenes inmigrantes consiguen un empleo en condiciones legales de al menos 6 meses de duración 4º Paso – Tiempo 500 jóvenes inmigrantes consiguen un empleo en condiciones legales de al menos 6 meses de duración al final del proyecto

Curso Avanzado de Gestión de Proyectos MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTO Los recursos son los insumos materiales y no materiales que son necesarios para ejecutar las actividades planificadas y para administrar el proyecto Los costes son la traducción en términos financieros de todos los recursos identificados. El calendario de actividades es una herramienta que presenta las actividades del proyecto y que identifica su secuencia lógica, así como su interdependencia . Calendario de Recursos: Cada actividad es examinada para garantizar que los medios necesarios para la ejecución de la actividad estén previstos debidamente

3. LA GESTIÓN DE RECURSOS

QUE REQUIERE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO ¿Están disponibles los recursos económicos, humanos y materiales en el momento, cantidad y calidad apropiados? ¿Se han realizado las actividades según el calendario y el presupuesto propuestos? ¿Conducen las actividades al resultado previsto? ¿Conducen los resultados al objetivo específico? Indicadores de seguimiento ¿Se está alcanzando el objetivo específico? La medida de cambio del objetivo general al ser a largo plazo se verá en la evaluación ¿Que está provocando retrasos en los resultados previstos? ¿Está sucediendo algo que debería empujar a los responsables a modificar la ejecución? Insumos Actividades Resultados OE

CONCEPTOS BÁSICOS INSUMOS : PRODUCTOS: EFECTOS : Bienes, mano de obra, servicios, tecnología que se utilizaran para lograr los objetivos PRODUCTOS: Resultados o servicios específicos generados a partir de los insumos del proyecto (objetivos de corto plazo). EFECTOS : Resultados de la utilización de los productos , cambios en la manera de hacer las cosas. Pueden aparecer durante la ejecución del proyecto pero también con posterioridad a su término.

QUE INCORPORA UN INFORME DE SEGUIMIENTO Los informes de seguimiento, es una forma de remitir la información a quien la requiere (cargos directivos superiores, financiadores,..). Como cuestiones básicas deben tener en cuenta:  ¿Qué era lo que se quería hacer?   ¿Qué se ha hecho? ¿Cuándo?  ¿Con qué?  Si no se ha hecho: ¿Por qué no?  ¿Qué es lo que se va a hacer? (próximamente).

1. Un presupuesto es un ejercicio de previsión. RECURSOS ECONÓMICOS 1. Un presupuesto es un ejercicio de previsión. 2. No se debe asumir un proyecto que no tenga asegurada la financiación completa. 3. Un presupuesto debe ser "ajustado", ceñido y realista, partiendo de datos y variables de referencia.

RECURSOS ECONÓMICOS. Adaptación Presupuestaria 1. Un primer análisis que sería el desglose del presupuesto por actividades, que nos permitirá controlar el gasto por actividades, saber el coste de conseguir cada presupuesto y saber la necesidad de fondos en el tiempo al relacionar el presupuesto por actividades con el cronograma de ejecución. 2. Otro análisis sería el desglose del presupuesto por partida económica, que nos permitirá analizar el peso de cada partida en la ejecución presupuestaria. 3. Y por último, el análisis por financiador, para en el caso de que exista más de un financiador sepamos que gasto debe justificarse a cada uno de ellos.

RECURSOS ECONÓMICOS. Adaptación Presupuestaria a. Una opción es revisar el tamaño del proyecto. b. Proceder a una reducción lineal entre los distintos grupos y partidas presupuestarias. c. Proceder a una reducción del plazo previsto de ejecución que repercute directamente en una bajada lineal de costes, pero también sobre los resultados del proyecto.   d. Reducir el presupuesto del grupo o partida de imprevistos u otros gastos, siendo conscientes de los riesgos que ello comporta. e. Imputar el recorte al bloque de costes indirectos (administración, evaluación...), ante el nivel del prioridad y trascendencia que puede imprimir un determinado proyecto.

RECURSOS ECONÓMICOS. Herramientas de Control de Gasto Libro de caja. Libro de banco. Relación de Facturas. Control presupuestario. Arqueo de caja y conciliación bancaria.

RECURSOS ECONÓMICOS. Procedimientos de Adquisición 1. Gastos corrientes del día a día Se fijará un límite máximo para dichos gastos, que se justificará a través de recibo o factura justificante del desembolso. 2. Compras de abastecimientos y equipos. Se fijarán límites de valor de compra, así como la realización de órdenes de compra autorizadas. Mínimo de 3 ofertas, definiéndose de antemano los criterios de selección de la oferta. Transparencia de la contratación. Mayor concurrencia de empresas. Precios más competitivos y homogéneos. Aseguramiento de la calidad y garantías sobre la debida ejecución del contrato.

RECURSOS HUMANOS Personal asalariado. Personal voluntario Personas participantes

RECURSOS HUMANOS Dirección y Coordinación. Organigramas y distribución de funciones y responsabilidades. Asignación de recursos humanos Mecanismos de Toma de Decisiones Sistemas de Comunicación Interna y externa del proyecto Relaciones Externas

MUCHAS GRACIAS