La conservación y preservación de la documentación digital en las bibliotecas especializadas de la Generalidad de Cataluña Mid-Term Conference in Barcelona April 22-23, 2010

2 Impulsar el debate sobre la necesidad de conservación y preservación de la documentación electrónica generada por la administración pública catalana. Presentar el estado de la cuestión ( ). Aportar ideas y sugerencias al debate. Objetivos de la comunicación Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

3 2006: Creación de los grupos de trabajo de las Bibliotecas Especializadas de la Generalidad de Cataluña (BEG). Antecedentes 2008: Creación del grupo de trabajo e-información. Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

4 Objetivos grupo e-información Estudiar el estado de la cuestión de la conservación y preservación de la documentación digital generada por la Generalidad de Cataluña. Establecer contacto con organismos de la administración pública catalana responsables de la edición a nivel general. Difundir el resultado del estudio: Instituciones interesadas Responsables del sistema bibliotecario de Cataluña Proponer acciones conjuntas de conservación y preservación en las BEG. Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

5 Actuaciones grupo e-información Establecimiento de contacto con los responsables de publicaciones y mantenimiento de contenidos web de cada institución. Redacción de un cuestionario sobre las políticas y/o prácticas en la conservación y preservación de la documentación digital. Envio de los cuestionarios a 47 destinatarios de 36 organismos. Análisis de los resultados. Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

6 Actuaciones grupo e-información Establecimiento de contacto con responsables de: La Entidad Autónoma del Diario Oficial y de Publicaciones El Consejo Editorial Establecimiento de contacto con dos departamentos de la Generalidad activos en el diseño de repositorios propios: Departamento de Salud Departamento de Cultura y Medios de Comunicación Paralelamente a las acciones antes mencionadas se realizó: Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

7 El cuestionario La tipología de documentos electrónicos generados por cada organismo. Los medios de difusión. La aplicación o no de alguna política de conservación y su tipología para cada tipo de documentación. Acuerdo o desacuerdo en el establecimiento de políticas comunes. Acuerdo o desacuerdo en la necesidad de crear un repositorio institucional común. Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

8 Los destinatarios Responsables del mantenimiento del web o de publicaciones de: 10 departamentos 4 secretarías generales 3 direcciones generales 10 organismos menores Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

9 Tipología de documentación editada Análisis de los resultados – Resultados cuantitativos Boletines 26% Memorias 16% Informes 14% Monografías13% Actas de congresos11% Revistas 10% Anuarios 7% Otra documentación 3% Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

10 Tipología de soporte para su difusión Análisis de los resultados – Resultados cuantitativos Web 63% Intranet 17% Correo electrónico 14% Red local 6% Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

11 Tipología de soporte para su conservación Análisis de los resultados – Resultados cuantitativos Web 36% Local (PC o red local) 32% Papel 32% Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

12 Qué organismos difunden más su documentación Análisis de los resultados – Resultados cuantitativos Departamentos 48% Organismos 27% Direcciones generales 13% Secretarías generales 12% Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

13 Cuántos declaran disponer de una política de conservación de su documentación Análisis de los resultados – Resultados cuantitativos Si 68% No 24% No contestan 8% Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

14 Durante cuánto tiempo la conservan Análisis de los resultados – Resultados cuantitativos Ilimitado o indefinido 41% En función del material 40% Sin definir 19% Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

15 Son favorables a la adopción de una política común de conservación de la documentación que generan Análisis de los resultados – Resultados cuantitativos Si 96% No contesta 4% Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

16 Análisis de los resultados – Resultados cualitativos Alto grado de concienciación respecto al problema de la conservación y preservación de la documentación digital. Falta de directrices establecidas y de procedimientos comunes. Gran diversidad de situaciones y hábitos de conservación de la documentación digital producida por cada organismo. Existencia de iniciativas y actuaciones privadas por parte de cada entidad según sus propios criterios. Detección de la necesidad de establecer una política de gestión documental integrada compartida por todos los departamentos y organismos de la Generalidad de Cataluña. Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

17 Perspectivas de futuro ( ) Mejora y modernización del Sistema Bibliotecario de Cataluña (Acuerdo de Gobierno ). Fomento de la agrupación de las bibliotecas de Cataluña en redes y favorecimiento del trabajo cooperativo entre ellas. Impulso de las actividades de la Subdirección General de Bibliotecas específicamente relacionadas con la coordinación de todas las bibliotecas especializadas de Cataluña. Creación de nuevos grupos de trabajo. Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

18 Sugerencias de posibles actuaciones de futuro Constitución de un equipo de trabajo multidisciplinar dedicado a esta tarea. Selección de documentos, de objetos digitales y de formatos. Digitalización de documentos en soporte papel. Establecimiento de directrices comunes. Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

19 Sugerencias de posibles actuaciones de futuro Difusión y visibilidad de la documentación electrónica. Compromiso institucional a diferentes niveles. Establecimiento de un marco legal común para la gestión de los derechos de autor – Creative Common. Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

20 Ejemplos de repositorios institucionales RIA: Repositorio Institucional de Asturias Repositorio de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) Repositorio de la Universidad Pompeu Fabra (UPF) Repositorio departamental del Departamento de Cultura y Medios de Comunicación de la Generalidad de Cataluña Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

21 Conclusiones Voluntad de implicación del colectivo de profesionales. Necesidad de disponer de directrices y herramientas de trabajo comunes. Liderazgo del Departamento de Cultura y Medios de Comunicación en la creación de un repositorio institucional. Preservación, conservación y difusión de toda la documentación generada por todos los departamentos y organismos de la Generalidad de Cataluña. Garantía de conservación de la documentación independientemente de los cambios de adscripción jerárquica de las organizaciones. Garantía de preservación de la memoria histórica corporativa. Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

22 Muchas gracias por su atención Manel Català Viudez. Centro de Promoción de la Cultura Popular y Tradicional Catalana Elena Heidepriem Olazábal. Secretaría de Política Lingüística Gemma Serra Mina. Departamento de Política Territorial y Obras Públicas Mid-Term Conference in Barcelona, April 22-23, 2010

Bibliotecas y Centros de Documentación Especializados de la Generalidad de Cataluña