PAUTA PARA TALLER GRUPAL Gestión Administrativa de Secretariado Ejecutivo Computacional Taller de formulación de proyecto Gestión Administrativa Secretariado Ejecutivo Computacional Profesor: Juan Alberto Fuentes F. Abril de 2012

Objetivos: Desarrollar condiciones de trabajo en equipo de las alumnas de la asignatura Gestión Administrativa de Secretariado. Incorporar en las actividades la preocupación de desarrollo integral y sistemático de una organización de empresa. Incorporar una metodología cooperadora complementaria para el desarrollo de los contenidos de la asignatura.

Metodología: Se formarán grupos de trabajo de hasta 5, integrantes para realizar las siguientes funciones de Asistencia Ejecutiva. ÁREAS FUNCIONALES Coordinación y representación del proyecto. Comercialización, estudios de mercado, marketing y ventas. Producción, investigación, desarrollo de productos, servicios e inventarios. Finanzas, presupuestos, contabilidad y tesorería. Administración, funcionamiento del grupo, asistencia y servicios para el funcionamiento.

Se organizarán para realizar los trabajos y tareas que les corresponda o se asignen, en los plazos y sesiones programadas deberán mantener al día un cuaderno de trabajo que contenga, las fechas de reuniones, los acuerdos tomados, el cumplimiento de tareas y la asistencia al trabajo establecido. En el caso correspondiente, deberán anotar las justificaciones y licencias acordadas y otorgadas.

Se realizarán 2 sesiones de supervisión de trabajos, en los cuales el proyecto debe estar al día con los contenidos del curso. Cada grupo de trabajo deberá: Formular un proyecto, donde aplicará los contenidos que se van impartiendo en la asignatura.

TODOS DEBEN SER POSTULADOS EN LA PRÓXIMA CLASE. Las iniciativas que se formulen deben estar orientadas a satisfacer las necesidades, actividades y tareas que debe abordar una Secretari@, o dar satisfacción a las necesidades de las alumn@s de secretariado del CFT los Leones y su entorno: Comunicaciones e informaciones (blog, diario mural, otros). (5) Congresos, seminarios y conferencias. (5) Producción de eventos de educación, capacitación y cultura. (5) Uniforme y vestuario de trabajo invierno/verano, seguridad mantención. (3) Servicios de colocación laboral. (3) Reuniones de trabajo, convenciones. (3) Viajes de negocios. (3) Creación de servicios de movilización y traslado de personal. (3) Modernización técnicas de archivo. Renovación de equipamiento de oficina. Habilitación de sala multiuso. Organización del evento de fin de año. TODOS DEBEN SER POSTULADOS EN LA PRÓXIMA CLASE.

ESTRUCTURA DEL PROYECTO IDENTIFICAR LAS NECESIDADES: La definición del problema establece una situación que se desea cambiar, al definir indique: ¿cuál es la necesidad?, ¿Quines están afectados o requieren un satisfactor?, ¿Cómo satisfacen esta necesidad en la actualidad?, ¿Cuál es la situación social, económica, cultural, de ubicación, etc., la que se desea cambiar?, ¿Qué sucedería a mediano plazo con esa situación, manifestación de la necesidad insatisfecha, si no se realiza el proyecto. OBJETIVOS: El objetivo general debe precisar cual es el propósito o gran resultado de cambios que se desea alcanzar. Los objetivos específicos permiten separar el gran problema en otros más pequeños y manejables, hay que establecer los pasos necesarios par el cumplimiento del objetivo general. Son varios y que atienden aspectos especiales que están en el objetivo genera NOMBRE DEL PROYECTO

PROGRAMACIÓN DE LAS ETAPAS Y ACTIVIDADES EN EL TIEMPO: Cada proyecto o negocio tiene fases o etapas para su ejecución, enunciar describir las principales etapas que contempla la ejecución del proyecto, partiendo por: Estudios de factibilidad técnica, económica financiera, legal y de mercado, antes de tomar una decisión de hacer o no el proyecto. Diseño del proyecto, como se llevará a cabo la ejecución o explotación del proyecto o negocio. Luego está la etapa de puesta en marcha y explotación del proyecto, vale decir la ejecución como tal. Y durante la ejecución de todas estas etapas, la evaluación y control de lo que se esta haciendo, si está acorde a lo planificado o se deben evaluar y realizar correcciones. ETAPAS Y ACTIVIDADES CONTEMPLADAS EN EL PROYECTO: Realizar una tabla Gantt, de las etapas y de las actividades de cada una en base de una unidad de medida semanal y mensual.

Beneficiarios del proyecto: Indicar quienes recibirán directamente los productos del proyecto. También indicar a quienes se beneficiaran indirectamente con el proyecto. Relación del proyecto con otras iniciativas: Si el proyecto se complementa con otros proyectos o iniciativas de la localidad o del grupo general de trabajo. Si se cuenta con la cooperación de otras instituciones u organizaciones sociales. Adjuntar la documentación que acredite estas relaciones, en caso de disponerla. PRODUCTO E IMPACTO DEL PROYECTO: ¿Qué se espera alcanzar al final del proyecto? Resultados concretos que se lograrán a través de las distintas actividades. Demostrar como el proyecto modificaro favorablemente las condiciones iniciales y su grado de autosuficiencia adquirida por los participantes del proyecto.

PRESUPUESTO DEL PROYECTO Costos del proyecto Llevar a cabo el análisis de los costos del proyecto. Fuentes del proyecto ¿De dónde saldrá el dinero para llevar a cabo el proyecto?. Responsables de la operación y del seguimiento del proyecto ¿Quién será el responsable de ejecutarlo? Análisis de control periódico.

Evaluación Establecer los criterios de evaluación en relación a los objetivos específicos establecidos: Previa a la ejecución. Aceptación para la ejecución. Aceptación durante el funcionamiento, rango de funcionamiento óptimo, normal y deficitario respeto de la eficacia (cumplimiento de los objetivos propuestos), eficiencia (uso de los recursos para alcanzar los objetivos), y economía de recursos (utilidad esperada, pago de compromisos, reparto o reinversión).

Las condiciones de exposición del proyecto serán: Expuesto en sólo 5 minutos a sus compañer@s y al profesor. Entregado en un informe, conforme la pauta del proyecto y los anexos pertinentes. Cada grupo lo entregará con una carta de presentación dirigida a “Gestión & Proyectos Comunidad CFT Los Leones Ltda.” representada por el profesor de Gestión Administrativa de Secretariado Juan Alberto Fuentes F., la carta debe contener: Identificación del grupo, división funcional y personas que desempeñan los cargos. Argumentos para que los decisores se inclinen por aceptar su proyecto. Deberá adjuntar su cuaderno bitácora al día y la pauta de auto y co-evaluación de cada integrante en sobre cerrado. La formalidad de éste protocolo garantiza mantener el proyecto dentro de bases de la licitación y ser evaluado.

Buen trabajo… ¡buena suerte! “poner figura”