Normas para la Justificación de Gastos de la convocatoria de Ayudas de FONDO COMÚN de 2012 Pamplona 28-11-2012

Programa I.- Objetivos II.- Normativa aplicable III.- Elegibilidad IV.- Memorias V.- Justificantes de gasto y pago VI.- IVA VII.- Personal VIII.- Certificados IX.- Comentarios Procedimiento X.- Repaso Procedimiento (Fase Justificación y Cobro Ayuda)

I.- Objetivos y Aclaración mejora de la gestión, ganancia de tiempo, acortamiento del plazo de cobro, maximización de la ayuda Repaso no sistemático de las normas generales de la Convocatoria que dan más problemas (¿que bueno es leer la Convocatoria!)

II.- Normativa aplicable Convocatoria de ORDEN FORAL 17/2011, de 16 de Febrero, OF de modificación y OF de adjudicación, Ley de Subvenciones (Ley Foral 11/2005, de 9 de noviembre, de Subvenciones), DECRETO FORAL 205/2004, que regula las obligaciones de facturación, Normativa Europea diversa (en lo referente a Justificación de Fondos), Ley Foral 13/2007, de 4 de Abril, de Hacienda Pública de Navarra Ley Foral 6/2006, de 9 de junio, de Contratos Públicos, Ley Foral 15/2004, de 3 de Diciembre, de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra, Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

III.- Elegibilidad de los gastos (I) Elegibilidad Conceptual: Conceptos elegibles = Categorías de gasto Consumibles Bienes de equipo (parte amortizable en el periodo) Recursos humanos internos (fijos o temporales con dedicación diversa) Recursos humanos externos (contrataciones exclusivas para el proyecto) Prestación de servicios (por otras empresas) Viajes (necesarios para el proyecto, exclusivos para él, ó %) Formación (necesaria para el proyecto, exclusiva para él, ó %) Comunicación (necesaria para el proyecto, exclusiva para él, ó %) Gastos Generales (Cuidado con la doble imputación: Consumibles, RRHH, …) Otros gastos

III.- Elegibilidad de los gastos (II) Por plazos: fecha de gasto y de pago en el periodo Periodo: 1 de Enero a 15 de Diciembre (Art. 3.2.C) Facturas con fecha en ese periodo, y “efectivamente pagadas” en el mismo. “efectivamente pagadas” lo son en la fecha en que conste documentalmente realizado el pago (cargo bancario)

IV.- Memorias (FINALES) Memoria Justificativa (explicativa) de los gastos (Documento Básico). Contenido: todos los datos y circunstancias, explicaciones, etc, sobre los Gastos y Pagos. Motivos de imputación, porcentajes de imputación, IVA reflejado, salvo exención expresa reconocida documentalmente, e imposibilidad de recuperarlo, otras ayudas y en que facturas,… Correspondencia de los Gastos con el Presupuesto (Ojo a las partidas y sus variaciones) El papel lo soporta todo,… menos lo que no se cuenta

IV.- Memorias (FINALES) Memoria final del Proyecto (Documento Complementario). Contenido con explicación de Gestación del proyecto, objetivos, inicio, proceso y resultados obtenidos

V.- Justificantes de gasto y pago I – El listado general (1) Correspondencia del listado con el presupuesto (partidas e importes). Agrupar los gastos por Partidas. Título de Partida. Subtotal de Partida. Soporte 1º digital: Excel entregado en disco, USB o correo electrónico (no sólo PDF) 2º Papel: correcciones posteriores también con reenvío IMPRESCINDIBLE: Sumatorios correctos total y por partidas. La suma incorrecta provoca problemas con las resultas.

V.- Justificantes de gasto y pago I – El listado general (2) Datos de fra y pago a incluir nº de documento (orden) correspondiente con el anotado en la factura. Concepto de gasto, partida (salvo agrupamiento) y detalle Documento de gasto (Tipo): Factura, etc. Fecha del gasto, nº factura, Emisor base, tipo IVA, cant. IVA, total Documento de pago (Tipo): Extracto, recibo,… Y fecha pago.

V.- Justificantes de gasto y pago I – El listado general (3) Que sume Excel, que para eso está. Respetar las autosumas de los: Importes con IVA Subtotales por Partida Totales Si se presenta mal, se puede devolver para rehacer, porque es una declaración de lo que se ha gastado y pagado por la entidad. Ojo a la coincidencia de las cifras con las de la Memoria Económica

V.- Justificantes de gasto y pago I – El listado (sigue) Una sola cifra de personal, correspondiente con el Total del impreso de Personal. El total de Personal (Carácter auxiliar del listado de personal) se traspasa a una línea del listado general. Lo que no esté en el listado general no existe. Las explicaciones de imputación en la Memoria Justificativa de Gastos Imputación parcial: Si el importe del gasto presentado no coincide con el importe global de la factura, detallar en la factura los importes recogidos. Si no se imputa el 100% de la factura, en el listado se anota sólo la parte imputada de la factura. Pago Global (conjunto de varias facturas): Si el importe del justificante de pago no coincide con el importe de la factura, aportar detalle de los importes incluidos en el pago efectuado.

V.- Justificantes de gasto y pago I – El listado

V.- Justificantes de gasto y pago I – El listado

V.- Justificantes de gasto y pago II - Documentos de gasto Documentos originales y fotocopias para su compulsa. Contenido mínimo de la factura: Número La fecha de su expedición. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Número de Identificación Fiscal

V.- Justificantes de gasto y pago II - Documentos de gasto Contenido mínimo de la factura (sigue): Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones, excepto la del destinatario de las operaciones, cuando sea una persona física que no actúe como empresario o profesional Descripción de las operaciones El tipo impositivo La cuota tributaria La fecha en que se hayan efectuado las operaciones

V. - Justificantes de gasto y pago II - Documentos de gasto (Fra V.- Justificantes de gasto y pago II - Documentos de gasto (Fra. Correcta)

V.- Justificantes de gasto y pago III - Documentos de pago Pagos: preferentemente bancarios. Ordenes de transferencia y listados Los Justificantes de telebanca procesados, y no en espera de proceso Notas de gasto y recibos: recibo con datos de emisor y receptor. Texto “recibí” Protección de Datos versus Justificación de Pagos: Sin justificación no hay ayuda.

V.- Justificantes de gasto y pago III - Documentos de pago (Orden de transferencia no vale)

V.- Justificantes de gasto y pago III - Documentos de pago (Justificante de transferencia)

V.- Justificantes de gasto y pago III - Documentos de pago (Listado de movimientos)

V.- Justificantes de gasto y pago III - Documentos de pago (Recibo)

Situación: Solicitado, pendiente, en espera de proceso Procesado V.- Justificantes de gasto y pago III - Documentos de pago: Justificantes de telebanca Situación: Solicitado, pendiente, en espera de proceso Procesado

V.- Justificantes de gasto y pago III - Documentos de pago: Justificantes de telebanca

V.- Justificantes de gasto y pago III - Documentos de pago (Modelo recibo: con datos de emisor y receptor y “recibí”)

VI.- IVA Diversidad de casos: Sujeto pasivo, no Sujeto pasivo, Declaración, no Declaración, Exención: demostración de la exención, Casos de prorrata (%): demostración documental de la exención parcial EN ESENCIA: NO SUBVENCIONABLE, EXCEPTO QUE NO SEA RECUPERABLE POR NINGÚN MEDIO

VII.- Gastos de Personal Documentos necesarios para salarios: Tienen que permitir comprobar que la entidad ha pagado la nómina individual, con Nómina, Orden de Transferencia (listado) y Pago de la Transferencia: no el cobro por el beneficiario

VII.- Gastos de Personal Documentos necesarios para Seguridad Social: TC2 (listado), TC1, Boletín de Cotización (global), que sí existe, aunque no se emita obligatoriamente en papel Orden de Transferencia (listado) y Pago de la Transferencia; ojo a elaboración del listado de personal y traspaso de la cifra al listado general

VIII.- Certificados Certificados externos: Hacienda y Seguridad Social. Ojo al contenido de lo certificado (Caso de “Sujeto Pasivo” por “Exención”). Validez y antigüedad (3 meses Hacienda y 6 meses SS), por eso se volverán a pedir Certificados internos: firma diferente de la persona objeto del certificado

IX.- Comentarios Procedimiento y Modificaciones Ojo con los plazos, Reducción de requerimientos para acelerar; Cuidado con los incumplimientos Modificaciones comunicadas (Antes del 20 de Septiembre) y aceptadas (art 10.1.a). Aceptabilidad o no de los cambios, según Convocatoria. Antes del 20 de Septiembre. Se puede solicitar cualquier cambio que admita la Convocatoria. Otros cambios: Cambio de justificantes incorrectos, cambio de fechas, etc. Sólo si es posible, válido y de forma justificada (Memoria).

X.- Repaso Procedimiento (Fase Justificación y Cobro Ayuda) Entrega de las justificaciones hasta el 20-XII-2012: Sumatorios Correctos por perentoriedad del plazo Revisión de las justificaciones; detección de errores. Audiencia del Beneficiario: Aclaración de temas Dudosos Explicación al beneficiario de defectos y carencias a solucionar, que se van a requerir Envío de carta formal de requerimiento, con plazo definitivo (desde la fecha de firma de recepción). Entrega final por el Beneficiario de los documentos (después de la carta). Sin posibilidad de corrección posterior. Lo no justificado se pierde definitivamente Revisión definitiva de los mismos. Ajuste de la cantidad. Resolución de pago, Notificación de la misma, y recepción de la Notificación. Pago de la ayuda.

X.- Repaso Procedimiento (Fase Justificación y Cobro Ayuda) A mayor cuidado con la justificación, mayor rapidez en el cobro. Quien retrasa su cobro, retrasa el de los demás. Mejor consultar antes, que sufrir después.

Justificación Gastos FONDO COMÚN 2012 GRACIAS …