UNIDAD VI EL EXPEDIENTE

Es el conjunto de documentos o actuaciones administrativas, originadas a solicitud de parte interesada o de oficio y ordenados cronológicamente, en el que se acumula información, dictámenes y todo otro dato o antecedente relacionado con la cuestión tratada, a efectos de lograr los elementos de juicio necesarios para arribar a conclusiones que darán sustento a la resolución definitiva

Ordenamiento de los expedientes Deben ser compaginados en cuerpos numerados y foliados en orden correlativo que no excedan de 200 fojas, salvo que con ello se obligue a dividir escritos o documentos que constituyan un solo texto. Cuando se desglose, agregue o desagregue expedientes, debe dejarse constancia de ello.

Vista del expediente La parte interesada y su apoderado o letrado patrocinante, debidamente acreditados en las actuaciones, pueden consultar el expediente durante todo su trámite. El pedido de vista del expediente puede hacerse verbalmente y debe concederse en el lugar donde esté situado el mismo, sin necesidad de resolución expresa al efecto.

vicios en el procedimiento el «cajoneo» de los expedientes, la gran mayoría de las veces injustificado, y que se produce por una intención definida de obstaculizar un trámite. incapacidad para resolver el asunto de que se trata envio a dependencias indebidas también ocasiona dificultades o agrega dificultades a una tramitación.

CUANDO FORMAR EXPEDIENTES el expediente debe ser una forma documental de excepción que solo debe usarse cuando los procedimientos o reglamentación lo requieran autoridades expresamente lo determinen, en caso de peticiones sujetas a controversias o por tratarse de asuntos o recursos cuya substanciación y decisión exija ineludiblemente mantener reunidos todos los antecedentes.

Eliminación de Pases Innecesarios Eliminar tiempos improductivos en el trámite. Reducir el costo en horas hombre de tipeado. Mejor utilización del papel. Redactar un solo informe por cada unidad interviniente. Que puede ser refrendado con más de una firma (Director y Asesor, por ejemplo). Mayor claridad para la interpretación del asunto.

Precisión en la información. solo deben disponerse pases a aquellas unidades que deban aportar información necesaria para la decisión que se debe tomar. Exigir el cumplimiento de estos criterios dará como resultado: Informes que respondan a las necesidades de la gestión. Eliminación de trámites sin razón de ser, que se realizan por rutina y no aportan al asunto.

Eliminar repeticiones Todo funcionario cuando eleve solicitudes, proyectos, o produzca informes, dictámenes, etc. Fundamentará su opinión en forma sucinta hará referencia a todo antecedente que permita ilustrar para su mejor resolución.

Validar el criterio de la calidad de la información antes que la cantidad. Eliminar informes “alargados”. Ahorro de tiempo para quien produce el informe y para quién lo debe leer y decidir a posteriori.

Plazos Se contarán siempre a partir del día siguiente a aquel en que tenga lugar la notificación o publicación del acto de que se trate. Los plazos máximos otorgados por el Código de Procedimientos Administrativos, son suficientes para cada situación; los “excesos” que se producen dan como resultado un trámite muy lento y altamente costoso para la Administración y para el usuario.

Remisión del expediente solo en caso necesario. Cuando se requieran informes que no precisen tener presentes las actuaciones contenidas en dicho expediente, se solicitarán telefónicamente, mediante oficio, o por cualquier otro soporte de información que facilite la gestión pública

Falso expediente Con el propósito de permitir recomponer un expediente, o parte del mismo, que se extraviara Es más lógico guardar copia de los informes en las unidades que los producen y que además, sea utilizada la copia como modelo, antecedente y guía para la actuación permanente de las unidades. Identificando los informes con el número único de expediente se podrá recomponer en caso de extravío

Tiempo de conservación de los expedientes. la conservación se hace en forma deficitaria, por carecer la mayoría de los organismos de espacios suficientes y adecuados y no contar con recursos que les permitan utilizar otros soportes de información mas reducidos, menos riesgosos y de más rápido acceso a los datos. la depuración de los archivos no se efectúa por no existir una norma reguladora.

USO DE FORMULARIOS Un formulario es una herramienta útil a la delegación de la toma de decisiones, ya que permite establecer el nivel jerárquico más adecuado en que se deben resolver las cuestiones tratadas en un asunto. En los procedimientos reiterativos se procurará el uso de formularios.

CUANDO RECOMENDAR EL USO DE FORMULARIOS Las gestiones de los funcionarios y la formulación de las documentaciones técnicas o administrativas rutinarias. La gestión de los particulares relativas a prestaciones de servicios, cumplimiento de exigencias legales o reglamentarias. Se tramitan directamente entre la persona o entidad interesada y la dependencia competente para actuar o proveer.

BENEFICIOS DEL FORMULARIO Eliminar los pasos innecesarios del trámite. Facilitar el aporte de información necesaria para la toma de decisiones, la delegación de atribuciones, el tránsito de documentación. Ahorrar en papeleo inconducente y en horas hombre de trabajo

NOTIFICACIONES Los Arts. 85 al 90 del C.P.A. describen el diligenciamiento que deberá ser tenido en cuenta para efectuar las notificaciones. Las decisiones administrativas que causen estado o sean definitivas, las que resuelvan incidentes, las que dispongan emplazamientos, vistas o traslados, las pruebas y todo acto que por su naturaleza e importancia así lo aconseje, deberá ser notificado en el término de cinco (5) días hábiles.