Fases asociadas a la implementación de un proceso de trazabilidad Presentado por: Diana Marcela Márquez Morales Leidy Marisol Espinosa Roa Luis Fernando Velásquez Quintero Presentado a: Germán Antonio Tamayo Pérez Instructor SENA Centro de Gestión de Mercados, Logística y Tecnologías de la Información Grupo: 20172 Especialidad: Tecnólogos en Gestión Logística Módulo: Estructurar los Componentes de un Sistema de Trazabilidad Bogotá D.C. Octubre de 2010

Bases para la Implementación de un Sistema de Trazabilidad

Consumidores Exigentes con sus productos. Hay mayor seguimiento desde el punto de origen al punto de destino TRAZABILIDAD AL PRODUCTO

GENERALIDADES Seguimiento a un producto A través de las etapas de transformación, producción y distribución. A lo largo de la Cadena de Suministro

CONSTITUCIÓN DE UN SISTEMA DE TRAZABILIDAD Imponen emplear medidas de trazabilidad. No hay imposición específica. Se establecen pautas de actuación que cada empresa adapte a sus circunstancias y características 1. Estudiar los sistemas de archivos previos 2. Consultar con proveedores y clientes 3. Definir ámbito de aplicación 4. Definir criterios para la agrupación de productos en relación con la trazabilidad 5. Establecer registros y documentación necesaria 6. Establecer mecanismos de validación/verificación por parte de la empresa 7. Establecer mecanismos de comunicación entre empresas 8. Establecer procedimiento para localización, inmovilización y, en su caso, retirada de productos 9. Estudiar la legislación vigente en esta materia y en el caso de plantas exportadoras, la legislación o exigencias en materia de recall que los distintos mercados poseen y solicitan

1. ESTUDIAR LOS SISTEMAS DE ARCHIVOS PREVIOS Para garantizar que los alimentos durante la producción, el procesado, la manipulación, la preparación y el uso de los alimentos sean seguros en el momento de su consumo.. El mejor sistema de trazabilidad para una empresa es aquel que encaje con sus actividades de trabajo habituales.

2. CONSULTAR CON PROVEEDORES Y CLIENTES Se maneja de la siguiente manera: 1. Consultando con proveedores y clientes 2. Pedir consejo a otras entidades implicadas 3. Solicitar registros a proveedores y clientes 4. Informarse si existen recomendaciones sobre trazabilidad

3. DEFINIR ÁMBITO DE APLICACIÓN Se debe mantener de principio a fin Por lo cual, la empresa puede necesitar: A). TRAZABILIDAD HACIA ATRÁS «Qué se ha recibido exactamente / cuándo / cuanto / qué se hizo con los productos cuando se recibieron» ¿De dónde vienen los productos? ¿Quiénes son sus proveedores?

B). TRAZABILIDAD INTERNA O DE PROCESO Seguimiento de los procesos al interior de la empresa Así se creen o no productos nuevos «Qué se crea y a partir de qué se crea» ¿Se cumple con el principio FIFO? ¿Cuánto Stock queda?

C). TRAZABILIDAD HACIA ADELANTE Seguimiento a productos que se van a entregar a los clientes. ¿Cumplen los tenedores intermedios con las condiciones de conservación? ¿Qué se entrega exactamente?

4. DEFINICIÓN DE CRITERIOS PARA LA AGRUPACIÓN DE PRODUCTOS EN RELACIÓN CON LA TRAZABILIDAD Las empresas configurar sus agrupaciones según diferentes criterios (tipo de producto, parcela, periodo de tiempo) Para poder aplicar de forma más efectiva un sistema de trazabilidad Esto garantizar el poder hacer de forma sencilla y efectiva la rastreabilidad de las materias primas.

5. ESTABLECER REGISTROS Y DOCUMENTACIÓN NECESARIA La documentación del sistema de trazabilidad implantado en una empresa debe incluir Aplicación del sistema Características del mismo Registros de las operaciones Procedimiento de revisión y actualización del sistema Responsables El periodo de conservación de la documentación dependerá en gran medida del destino final de la mercancía. El periodo de conservación de los registros será como mínimo, el periodo de vida útil del producto, más un periodo adicional de 6 meses.

6. ESTABLECER MECANISMOS DE VALIDACIÓN / VERIFICACIÓN POR PARTE DE LA EMPRESA Revisión frecuente del sistema para comprobar que funciona correctamente. Se tiene en cuenta: 1. La exactitud de la información recolectada 2. Comunicación a todos los actores y consumidores 3. Tiempo de respuesta lo más pronto posible Así se promueve la salud de las personas 4. Los cambios que se hayan efectuado y el por qué de ellos

7. ESTABLECER MECANISMOS DE COMUNICACIÓN ENTRE EMPRESAS Compromete a todos los integrantes de la cadena Responsabilidad de todos evitar que se rompan los eslabones Se verían afectados operadores cumplidores con el Sistema Es bueno que empresas y proveedores compartan información Teniendo en cuenta protocolos

8. Establecer procedimiento para localización y/o inmovilización y, en su caso, retirada de Productos. La necesidad de registrar y monitorear el movimiento de artículos o mercancías es una fase del manejo de la cadena de suministros. La etiqueta EAN/UCC provee un método estándar para la captura de datos de la etiqueta individual de las unidades de transporte. El sistema EAN/UCC desarrolló un número conformado por Identificadores de Aplicación (IA's) que permiten identificar mundialmente artículos, servicios y localizaciones.

8. ESTABLECER PROCEDIMIENTO PARA LOCALIZACIÓN Y/O INMOVILIZACIÓN Y, EN SU CASO, RETIRADA DE PRODUCTOS. Cuando se produce un incidente se deben considerar las siguientes actuaciones, en la mayoría de ocasiones de forma simultánea: Informar a las Autoridades Competentes: Conocer la naturaleza del incidente Localizar el producto afectado Adoptar medidas correctoras informar a otros operadores económicos Realizar informe post incidente y sacar conclusiones Efectuar la información pública a través de diferentes medios de comunicación y difusión