Cómo funciona la compra y la facturación de Office 365 En contratos Open y en ventas a través del portal web

¿Cómo se vende Office 365? Hay dos modelos: El partner compra a mayorista y revende a cliente final Fija el precio de venta al cliente, asume el riesgo de cobro Reventa disponible en contratos Open y en Caja (FPP) En la actualidad, prácticamente todos los componentes de Office 365 están disponibles en modo reventa El partner asesora al cliente, compra a través del portal web (Office365.es) Microsoft factura al cliente final y el partner recibe una comisión Microsoft establece el precio y factura directamente al cliente; asume el riesgo de cobro Todos los componentes de Office 365 están disponibles en este modelo Ambos modelos pueden coexistir en un mismo entorno de un cliente

Proceso de compra de Office 365 en contratos Open 4/9/2017 Proceso de compra de Office 365 en contratos Open Partner compra SKU En lista precios Open Obtención Producto Clave Digital en VLSC Activar Producto Clave en Office365.com Disponible Open, Open Value, y Open Value Subscripción (OVS) Pago del año completo No hay mínimo de usuarios Email de bienvenida con enlace a Volume Licensing Service Center (VLSC) Firma del contrato VL que contiene los términos y condiciones Las claves de producto están almacenadas en VLSC Activación de clave en Office365.com/setup365 Fecha fin subscripción fijada en el momento de redención de la clave Importante que el partner incluya su “Partner ID” en la subscripción del cliente para estar en copia en las Comunicaciones d eMS al cliente Office 365 Open is not a new volume licensing program. We are simply adding Office 365 to the scalable sales motion of Open Programs. All existing program rules y ordering process of Open y Open Value will stay the same. VLSC is already familiar by Open Programs end customers y partners. This is where customers or partners go to download products y obtain product keys for on-premise software. Producto keys to activate O365 will be stored in VLSC in the same manner as on-premise software, but there is nothing to download. Producto keys can be redeemed at Office.com/setup365 Partners get compensated for O365 Transactions via Open Programs by top-level revenue y taking margins. Advisor feeds will not be paid. However, adding more seats y renewal are also possible from online portal, therefore, Microsoft strongly advice Open Programs reseller partners to become Advisors, y be Partner of Record. Partner of Record will receive O365 subscription expiration reminder email, y can support customers with the renewal activity. © 2012 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, y other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only y represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, y Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

Cómo se procesa los pedidos 4/9/2017 Cómo se procesa los pedidos Cliente final Reseller Distribuidor Microsoft Pedido Pedido Pedido Factura Factura Factura Ayuda activar O365 Orders flow from reseller / Mayorista partners to Microsoft. Invoices flow backward. Microsoft does not control the pricing distributor/reseller sets, y we do not control the timing of the invoicing as well. Upon process of accurate orders, Microsoft sends email to customer to access VLSC y retrieve product key. Reseller also receive this email for Open Value. In Open License, Reseller also receive this email if their email address is provided as part of the order. Volume Licensing Contract is between End Customer y Microsoft. Mayorista y Microsoft has Distribution Channel Contract. Reseller, unless they are Large Account Reseller, does not have direct channel agreement with Microsoft. Microsoft Partner Network membership is not required to become Open Programs reseller partner at this time. With O365 Open, Reseller partners are expected to help end customer from placing orders all the way to activate Office 365 subscription. Email invitación para acceder a VLSC y obtener las claves de producto para activar Office 365 Servicio O365 4 © 2012 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, y other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only y represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, y Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

Fecha acuerdo VL vs. fecha subscripción O365 4/9/2017 Fecha acuerdo VL vs. fecha subscripción O365 La compra de licencia Open License inicia un Open Authorization Number de 2 años. año 1 año 2 Redención de claves O365 Starts… La subscripción de 1 año de O365 1 comienza cuando las claves son redimidas Renovación Open License has 2 year contract term y Open Value/OVS has 3 year contract term. Regardless, the VL Contract term y its expiration dates are independent of Office 365 Subscription expiration. They are NOT coterminous. In Open License, submitting a new purchase order automatically opens a new Open License contract. The agreement number is called “Authorization number”. O365 subscription term starts upon redemption of the product key from Office 365.com/setup Renewal can happen in a number of ways, buying the same Office 365 SKU from Volume Licensing, Renew directly with Microsoft, or renew with the support of Advisors (in this case, we hope the advisor is the same partner as reseller of Open Programs). Users can be added to subscription midterm. If added seats are purchased through Open Programs, the service time will be distributed evenly across all users to maintain coterminous end-date. This will ensure the renewal management simpler for the administrator of the O365 Subscription. La renovación puede hacerse por Volume Licensing o por el portal de O365 Añadir usuarios La expiración de la subscripción de O365 tiene que ser la misma para todos los usuarios, incluidos los usuarios que se añade a posteriori. 5 © 2012 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, y other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only y represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, y Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

Duración del Acuerdo: Open 4/9/2017 Duración del Acuerdo: Open Compra de O365 Mediana Empresa vía Licencia open En licencias el contrato se firma después de que el pedido se procese pero antes de acceder al producto/servicio. Número de Acuerdo Licencia Open se denomina “Authorization Number” y tiene una duración de 2 años. “Número de Licencia” único se asigna a cada compra. Cliente Licencia Open puede hacer un pedido con independencia de si tiene un contrato activo, o no. Cliente (Partner1) entran en VLSC y firman acuerdo licencia Open Pedido hecho via Reseller y Mayorista Obtener acceso completo a VLSC Descarga Producto, obtener claves, etc. www.office.com/setup365 Orden de Compra In Open License Program, submission of a new PO by a new customer automatically starts Open License Agreement. The Agreement number is called Authorization Number, y it is valid for 2 years. At the same time, “License Number” is assigned for each PO. The same customer can send subsequent order against active Authorization Number. In this case, Authorization Number stays the same but a new PO generates new License Number. If the same customer submits a new PO without referencing the active Authorization Number, Microsoft © 2012 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, y other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only y represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, y Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

Duración del Acuerdo : Open Value 4/9/2017 Duración del Acuerdo : Open Value Compra de O365 Mediana Empresa vía Open Value En Open Value y Open Value Subscripción, el contrato es firmado ANTES de que se procese el pedido. Acuerdo Open Value tiene una duración de 3 años. SKU Office 365 Mediana Empresa es parte de la categoría “Producto Adicional” y puede ser pedido en cualquier momento. Debe existir un Acuerdo active para hacer el pedido. Contrato OV/OVS creados y firmados electrónicamente Pedido hecho via Reseller y Mayorista Obtener acceso completo a VLSC Descarga Producto, obtener claves, etc. www.office.com/setup365 Orden de Compra In Open Value, Contract is set up for the customer first. Orders can be submitted only after contract is signed. Office 365 is part of Additional Producto category, y not Enterprise Producto. While Office Pro Plus on premise software is part of Enterprise Producto, but Office 365 Midsized Business is not. However, to avoid overlap of licensing/service benefit, Microsoft will offer discounted price of O365 for OV/OVS Organization-wide agreement only. The detail is to be communicated to Mayorista prior to the launch. © 2012 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, y other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only y represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, y Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

Compra de O365 Mediana Empresa vía 4/9/2017 Duración del Acuerdo Compra de O365 Mediana Empresa vía Open License Open Value Office 365 es vendido como una compra up-front de una subscripción de 12 meses de duración. La duración del Acuerdo Volume License y de la subscripción O365 NO son co-término. EL pedido se puede realizer con independencia del period que quede del acuerdo. año 1 año 2 Regardless of which Open Programs the O365 is purchased, O365 subscription term is not coterminous with VL side contract. It is ok that customer purchase O365 even when the VL contract has only 1 months left. The subscription terms & condition can out-live the expiration of the VL contract. For New purchase of O365, it will activate 12 months subscription. However, for renewal y added seats the actual subscription term may be less than 12 months. This is because the subscription term is prorated among all users of a given O365 Subscription. O365 La subscripción de 1 año de O365 comienza cuando se redime las claves. O365 Renewal Add Seats La renovación puede hacerse vía Volume Licensing o en el portal de Office 365 La fecha de expiración de la subscripción de O365 tiene que ser la misma para todos los usuarios. Cuando se añade usuarios a mitad del period los meses de uso adicionales serán extendidos a la totalidad de usuarios de la misma subscripción. 8 © 2012 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, y other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only y represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, y Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

4/9/2017 Ejemplo – Open Value Víctor trabaja en un partner con una gran base instalada de clientes de Peqeña Empresa. Vende a Contoso Office 365 Midsize Business, junto con los servicios de su empresa para migrarlos a la nube. Contoso tiene un contrato Open Value con compromise organization-wide en Office y CAL Suite para sus 55 desktops. Contoso está preparado para la nube y su plan es migrar en fases a sus 55 usuarios. © 2012 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, y other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only y represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, y Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

Ejemplo – Open Value año 1 año 2 año 3 O365 (30 seats) Pedido año 1 Office Qty. 55 Win OS Qty. 55 CAL Qty.. 55 Jan 1, Yr. 1 PO Ad-hoc1 O365 Qty. 30 July 1, Yr. 1 Ad-hoc PO O365 Qty. 25 Oct 1, Yr. 1 Pedido año 2 Jan 1, Yr. 2 Pedido año 3 Jan 1, Yr. 3 P. Por qué los usuarios añadidos expiran en menos de 1 year? R. Política: Se puede añadir usuarios a una Clave de Producto en medio de una subscripción, pero el servicio se distribuirá de forma homogénea en todos los usuarios para mantener la fecha de co-término. Cálculo: 25 asientos añadidoss X 3 meses ‘extra’ = 2250 días de la subscripción O365 2250 días / 55 usuarios = 40. 9 días. Redondeo al siguiente día entero  41 días. Contoso OV Organization-Wide Commitment 55 Desktops 55 Users Ready to migrate to Cloud in phases O365 (30 seats) Activated July 1, Yr. 1 July 1 Yr. 1 – June 30, Yr. 2 30 Users Activated Oct 1, Yr. 1 +25 seats Oct 1 Yr. 1 thru August 10, Yr. 2 June 30 plus 41 días 1 Org-Wide committed customers with Office and/or CAL Suite will qualify for reduced price.

Office 365 en modelo de comisión: Microsoft factura al cliente final y el partner recibe una comisión

Cómo se realiza la compra Opción 1: El partner genera la oferta de compra en su entorno de Office 365 de partner El enlace lleva embebido el identificador del partner que queda asociado a la subscripción del cliente Envía el enlace con la oferta al cliente y el cliente confirma la compra El partner recibirá su comisión de forma automática conforme a los términos de la guía de incentivos en vigor. Opción 2: El cliente va directamente a la página de compra de Office 365 y hace la compra. Importante: el cliente puede incluir el identificador del partner que lo ha asesorado en el momento de realizar la compra o después, en el panel de administración de Office 365. El partner comenzará a recibir su comisión en el momento de quedar asociado al cliente.

Facturación ¿Quién factura al cliente? La entidad que factura es Microsoft Ireland Operations Limited – MIOL ¿Cuándo se generan las facturas? Tan pronto como se provisiona el servicio La facturación es por anticipado, de modo que si un cliente se apunta el día 1 del mes, recibirán la factura inmediatamente para el periodo future La factura es debida con independencia de que se empiece a usar o se deje de usar el servicio. ¿Quién recibe la factura? Se enviará una noticificación de facturación al administrador general y al administrador de facturación con periocidad mensual, indicándoles que visiten el portal para ver la factura. ¿Recibirá el cliente una factura en papel? No, el cliente puede ver una copia electrónica en versión .pdf de su factura en el portal de administración

Opciones de pago Métodos de pago disponibles Tarjeta de crédito (Amex, Visa, MasterCard) para cualquier orden de compra Factura (pago a 30 días) para ordenes de compra de más de 200€ Las ordenes de compra de más de 11.100€ (15.000 USD) al mes están sujetas a una aprobación de validación de crédito (tarda al menos 5 días laborables en procesarse) Se tiene en cuenta la deuda completa del cliente para el cálculo de los 9.500 euros Se suele pedir las cuentas anuales del cliente Hay descuentos para compras por el portal? Hay un descuento automático por volumen en función de varios tramos. Además, se puede solicitor un descuento especial para el primer año en operaciones especiales (más de 250 usuarios, situaciones de competencia, migraciones complejas, etc.). Para solicitor el descuento es necesario registrarla en Velocity (www.microsoftvelocity.com)

Factura asociada a una tarjeta de crédito

Factura con pago por transferencia Este el importe que hay que pagar este mes ¡OJO! Este no es el importe que hay que pagar. Es la deuda total

Detalle del cálculo del importe de la facture: es por días

Detalles del pago Los clientes con órdenes de compra de menos de 200€ sólo pueden pagar con tarjeta de crédito* Los clientes que eligen pagar por adelantado el año completo y cuya orden de compra anual es mayor de 200€ (250 USD) pueden pagar con una factura o con tarjeta de crédito Los clientes que eligen facturas mensuales y cuya orden de compra mensual es mayor de 200€ pueden pagar con una factura o con tarjeta de crédito * Organismos públicos que no puedan pagar con tarjeta: se puede pedir una excepción llamando a soporte 900 814 197

Pago con Tarjeta de Crédito

Pago con Factura

Facturación anual Los clientes pueden elegir su frecuencia de pago (excepto P1) Todas las tarjetas de crédito tendrán el cargo o el abono en el momento de cambiar la orden. Incremento de asientos en una factura anual Se genera una nueva factura por los asientos adicionales. Decremento de asientos en factura annual Se creará un cheque que se enviará a la dirección postal del cliente. Puede que se cargue una cuota como resultado del decremento de asientos Incremento o decremento de asientos en ordenes anuales

Cancelación El cliente puede cancelar su subscripción en cualquier momento Para susbripciones P1 y Office ProPlus mensual – los clientes pueden cancelar a través de la plataforma Para otros planes, los clientes tienen que llamar a CPC (900 814 197) Subscripción mes a mes (P1) Se puede cancelar en cualquier momento sin ninguna cuota de cancelación. La cancelación tendrá efecto al final del ciclo mensual de la subscripción. Subscripción de un año (con facturación mensual o anual) Si la cancelación ocurre en los primeros 30 días, el cliente tiene que pagar sólo los primeros 30 días. Si la cancelación ocurre después de los primeros 30 días, los clientes tienen que pagar el 25% de la cuota de suscripción pendiente.

Cancelación – Datos del Cliente El cliente tiene que confirmar a CPC si Microsoft debería: Deshabilitar la cuenta del cliente y borrar los datos asociados O Retener los datos del cliente al menos 90 día para que éste pueda recuperar sus datos (ésta es la opción si el cliente no dice nada)

IVA ¿Qué porcentaje de IVA se aplica? Office 365 está clasificado como un servicio Las reglas del IVA establece que se aplicará el porcentaje de IVA correspondiente al país desde el que se proporcina el servicio El servicio se proporciona desde Irlanda (Centro de Datos de Dublín) – ese es el tipo de IVA que se aplicará Los clientes de la Unión Europea registrados para IVA y que proporcionen un Identificador de IVA apropiado (CIF intracomunitario) no tendrán ningún cargo de IVA. Si el cliente está fuera de la Unión Europea – no se carga ningún IVA ¿Qué pasa si no se proporciona ningún número de IVA? Se cargará el IVA y así aparecerá en la primera factura. Para corregir facturas futuras hay que contactar con el soporte de atención al cliente con un número de IVA válido El IVA se devolverá en la factura siguiente y se corregirá el porcentaje de IVA

Cambios procesando el IVA Nuevas facturas Si VIES (VAT Information Exchange System) no está disponible, el CIF se queda en estado pendiente de validación VIES validará el número de IVA asincrónamente y aplicará el IVA apropiado en la primera factura del cliente Periodo máximo de 5 días – Periodo de retención de tarjeta de crédito El cliente no puede cambiar el número de IVA de una orden de compra existente desde el portal. Tiene con contactar con CPC.

Comprobación de Crédito Sigue las reglas de abajo para ordens directas > 11.100€: Las ordenes mayores de 11.100€ al mes, tienen que pasar automáticamente por el proceso de comprobación de crédito. La comprobación de crédito dura 5 días como mínimo en procesarse. Se le pedirá al cliente que rellene un formulario de comprobación de crédito. Una vez que CPC recibe la aprobación del crédito, CPC desbloqueará el carro de la compra y el cliente puede seguir con su pedido.

Cuentas impagadas – Factura Se genera la factura; según los términos de pago a 30 días Email automático: “Su factura está lista para su visualización” Día 25 Recordatorio – Su factura tendrá que ser pagada en breve Día 30 Recordatorio – Su factura tiene que ser pagada hoy Día 60 Recordatorio – Su factura debería haber sido pagada hace 30 días; tenga en cuenta que el servicio puede ser suspendido. Se deshabilita el servicio – la cuenta del cliente queda en modo de funcionalidad reducida Día 75 Advertencia – No se ha recibido el pago a día de hoy; el servicio terminará en 15 días. Día 90 Terminación – El servicio ha terminado por impago; en 10 días recibirá información de acciones futuras. Día 100 El cliente pasa a la lista de morosos, y su información puede pasarse a un tercero para perseguir el pago. Día 120 Se deprovisiona el servicio – la cuenta del cliente se cancela y no está activa durante más tiempo. Los datos se almacenan 90 días. Si el cliente está en situación de impago el partner dejará de percibir su comisión durante el periodo que dure el impago

Cuentas impagadas – Tarjeta de Crédito Se genera la factura, el cliente recibe un email: “Factura lista para su visualización” Intento de cobro en la tarjeta de crédito a través de Cybersource, si la tarjeta es rechazada se pone en “A/R report” Día 4 Se intenta el cobre en la tarjeta de crédito a través de Cybersource cada 4 días Cada tarjeta de crédito se prue ba un total de 8 veces Cada vez que hay un intento de cargo sin éxito, el cliente recibe un correo electrónico diciendo que su tarjeta no es válida y pidiendo actualizar los datos pra evitar la deshabilitación del servicio Se envia el email 7 veces; el último email es para informar al cliente de que el servicio se ha “parado” Día 28 Servicio deshabilitado – la cuenta del cliente tiene funcionalidad reducida Terminación – El servicio ha terminado por impago; en 10 días recibirá información de acciones futuras Día 38 Cliente a lista de morosos Persecución de cobro por parte por un tercero Día 118 Se deprovisiona el servicio – la cuenta del cliente se cancela y no está activa durante más tiempo. Todos los datos se pierden permanentemente Si el cliente está en situación de impago el partner dejará de percibir su comisión durante el periodo que dure el impago

Comprobaciones para un cliente que solo ha adquirido Office Pro Plus Sin conexión a internet Día 31 Día 61 Licencia (30 días) Gracia (30 días) Modo de Funcionalidad Reducida Licencia (30 días) 3 1 2 Una notificación diaria El producto entra en modo RFM. Notificación una vez cada hora. El cliente paga la subcripción, la pierde después de 120 días. Las notificaciones se muestran incluso si el cliente no ha lanzado ninguna aplicación de Office

Ante cualquier duda Llamar a soporte 900 811 197 Horario: L – V de 9 a 17:00 Elegir opción soporte de facturación Necesario proporcionar el contacto de admin y el nombre del entorno (xxx@onmicrosoft.com) Para casos urgentes: enviad a vuestro contacto Microsoft el número de caso para escalar también internamente.

¡Muchas gracias por vuestra participación! Consulta las grabaciones de sesiones anteriores Accede a los materiales locales