ANÁLISIS DE UN MODELO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL PARA MEJORAR EL PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO DEL INSTITUTO COMERCIAL DE EDUCACIÓN A DISTANCIA (ICED). CEDEÑO EDWARD CEDEÑO, JANE DELGADO, ELISABETH FACILITADORA: Dra. VIANET PALMA

INTRODUCCIÓN Los recursos humanos adecuados para realizar ciertas labores no abundan en ninguna Sociedad, así que es importante realizar de manera correcta los procesos de reclutamiento y selección de personas. Siendo el proceso de reclutamiento el que se encarga de atraer personas a una vacante específica de la organización, esto genera costos, que a cierto plazo pueda generar éxito de la organización. En tanto la selección se encarga de elegir a la persona que ocupará el cargo, aunque no es tan fácil, ya que se necesita del personal adecuado que realice este proceso, estando aquí el entrevistador, persona clave en este proceso.

En esta investigación se analiza el sistema de información gerencial del Instituto Comercial de Educación a Distancia ( ICED), para ello escogimos el departamento de reclutamiento y selección del personal administrativo. Este trabajo se ha subdividido en 10 partes, cada una ha sido desarrollada tomando en cuenta la información que se recabo de una entrevista que se aplicó al Administrador y a la directora de dicho colegio.

Antecedente de ICED El Instituto Comercial de Educación a Distancia( ICED), nació con la idea para que jóvenes y adultos tuvieran la oportunidad de superarse, a través de una educación sin barreras y poder culminar esta etapa de su vida. Este año 2014, se cuenta con una población estudiantil de aproximadamente 700 estudiantes que cursan pre media en los grados: Séptimo, Octavo y Noveno, y en media, los grados: Décimo, Onceavo, y Décimo segundo, en los bachilleratos en Comercio con énfasis en idiomas y en Ciencias con énfasis en informática.

ALCANCE DE LA EMPRESA El Instituto Comercial de Educación a Distancia (ICED), ofrece los siguientes servicios: Educación a estudiantes que cursan pre media y media para estudiantes que no han podido culminar sus estudios en el sistema regular. Ofrece bachilleratos en: Comercio con énfasis en gestión empresarial, en Letras con énfasis en idiomas y en Ciencias con énfasis en informática. Ofrece el servicio de Internet, fotocopiado e impresiones a la comunidad chiricana, aprovechando el recurso tecnológico con que cuenta.

Objetivos del Instituto Comercial de Educación a Distancia (ICED) Aplicar y difundir el conocimiento para coadyuvar al desarrollo integral de nuestro país. Fomentar la participación de los estudiantes, en las actividades sociales tendientes a apoyar a las personas que padecen circunstancias adversas

JUSTIFICACIÓN DEL TRABAJO Cuando no se cuenta con los mecanismos necesarios para recabar la información necesaria para la escogencia del personal, que va a tener sobre su responsabilidad manejos de partes sensitivas de nuestra empresa, se corre el riesgo de poner al frente de esos puestos personas incompetentes , y que pueden menoscabar la estabilidad de nuestros negocios.

ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS DE LA EMPRESA La finalidad de realizar un análisis de sistemas dentro de una empresa, es la de estudiar su situación para ver cómo trabaja y tomar las decisiones apropiadas que conlleve a realizar mejoras dentro de la institución. Antes de iniciar el desarrollo de cualquier proyecto se hace necesario esta clase de análisis, para detectar todos los detalles de la situación actual en la empresa, lo que nos permitirá recabar información que nos ayude a crear un diseño apropiado

SSISTEMA DE INFORMACIÓN DE ICED Proceso institucional del Instituto Comercial de Educación a Distancia (ICED). INGRESO PERMANENCIA EGRESO SSISTEMA DE INFORMACIÓN DE ICED ADMISIÓN MATRICULA DOCENTES PPSICOLOGÍA ADMINISTRACIÓN SALIDA

Detallaremos cada uno de ellos: Ingreso: En esta etapa los padres de familias y estudiantes mayores de edad realizan todo lo concerniente al proceso de ingreso como estudiante a ICED.; Sometiéndose a dos actividades: La admisión, en donde se determina si el estudiante puede o no ingresar como estudiante a la institución. y la matricula, que es donde existe el vínculo estudiante- institución Permanencia: En esta etapa se realizan varias actividades dentro de ICED: Docentes, piscología, y administrativos Egreso: Se mantiene dentro de bases de datos información de los estudiantes egresados.

Flujo de datos a nivel operativo del Instituto Comercial de Educación a Distancia( ICED) Proceso de matricula Padres de familia o estudiantes que solicitan un cupo, para ingresar a estudiar a ICED Proceso de admisión Dirección   Proceso de admisión Proceso psicosocial Base de datos Expediente institucional Solicitud de admisión Informe de resultado de dmisió Resultados de admisión Información del estudiante Registro de admisión

Diagnóstico del Instituto Comercial de Educación a Distancia (con respecto a manejo de transacciones y sistemas de información) El Instituto Comercial de Educación a distancia (ICED), basa su sistema de información en computadoras, descansando en la tecnología del software y el hardware de las computadoras para procesar y distribuir la información

Entrada de Información en ICED:  El Instituto Comercial de Educación a Distancia (ICED), está apoyado por un Sistema de Información, toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario. Las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos, como es el caso del módulo de captura/consulta de notas – SIRAL, el cual es utilizado en línea.

Aunado a esto posee las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras como son las terminales, los CD, disco duro, las USB, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores  sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información en ICED La empresa tiene mucho cuidado en esta parte, ya que el almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad  el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior, lo cual si es bien llevada, la empresa contara con toda la información requerida al instante tanto de los entes que conforman al Instituto Comercial de Educación a Distancia(ICED), así como también de las empresas que le brindan algún servicio.

Procesamiento de Información en ICED  La empresa ICED, cuenta con un sistema de información que le permite realizar cálculos (estudiantes morosos, estudiantes fracasados, estados financieros, control de suministros, etc.), de acuerdo a una serie de operaciones preestablecidas que el mismo sistema cuenta. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados.

Salida de Información en ICED La empresa cuenta con Sistema de Información con la capacidad de sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior; Para ello cuenta con unidades típicas de salida como las impresoras, terminales, USB, disco duros, la voz, los graficadores entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. Cabe recalcar que en ICED existe una interfase automática de salida, la cual conecta el sistema de control de estudiantes con el sistema de contabilidad, ya que genera el estado de cada uno.

Sistema de información gerencial del departamento d selección de personal del Instituto Comercial de Educación a Distancia (actual) Cuando nos referimos a un sistema de información gerencial, basamos nuestra investigación en reunir datos sobre la variedad de funciones de una organización lo que permite a un administrador planear, hacer seguimiento y evaluar las operaciones y el desempeño de la empresa de manera integral. Toda la información que se recabe debe proporcionar las bases que se requieren para tomar decisiones.

Funciones del Departamento de Reclutamiento y Selección de personal Recepción, revisión y clasificación de documentos de aspirantes a ingresar a trabajar en ICED Realizar entrevistas a los aspirantes a ingresar a trabajar. Mantener un registro actualizado de los aspirantes. Coordinar con la administración las vacantes que se necesitan y el perfil que se espera. Coordinar ingreso de personal seleccionado. Planificar, coordinar y ejecutar las actividades de adiestramiento a los seleccionados.

Procedimiento que se lleva a cabo en ICED, para la selección de personal administrativo Mediante la observación directa del proceso de reclutamiento y selección del personal administrativo del Instituto (ICED), se recopilo la siguiente información: La directora de ICED, le solicita al administrador la contratación de un empleado para uno de los departamentos. Se procede a publicar avisos en diversos medios de comunicación. La secretaria de la directora recibe los curriculum vitae de los aspirantes al puesto.

Procedimiento que se lleva a cabo en ICED, para la selección de personal administrativo Los aspirantes se citan para realizar una entrevista. La directora junto al administrador seleccionan los curriculum más adecuados y los remiten a la psicóloga para que le realice una prueba psicotécnica. El electo se le solicita pruebas medica.

Propuesta de cambios o recomendaciones Presentamos a continuación el procedimiento propuesto a seguir por al reclutar y seleccionar un personal administrativo en ICED: La directora de ICED, debe entregar al Administrador un informe donde solicita un nuevo empleado, e incluir todas las funciones y tareas que debe cumplir. ICED debe contar con una base de datos, en donde se registre toda la información de los aspirantes.

Propuesta de cambios o recomendaciones El Administrador junto con la directora deberán analizar y verificar el currículo de los candidato, y estos serán quienes tomen la decisión final de seleccionarlo. El Administrador y la directora, evaluaran los informes médicos y psicológicos y procederán a tomar la decisión de escogerlos

Diagrama de flujo de procedimientos administrativos actual para la selección de personal de ICED INICIO PPUBLICACIÓN EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN DE LAS VACANTES EENTREVISTA REALIZADA A LOS ASPIRANTES POR LA DIRECTORA Y ADMINISTRADOR DE ICED ES PRESELECCIONA DA(O) OBTUVO ALTO PORCENTAJE DE ACEPTACIÓN REALIZA PRUEBA DE CONOCIMIENTO RELACIONADA AL TRABAJO PASA SATISFACTORI A- MENTE LA PRUEBA SE RECHAZA N O SE CONTRATA

Diagrama de flujo de procedimientos administrativos propuesto para la selección de personal de ICED INICIO PPUBLICACIÓN EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN DE LAS VACANTES EENTREVISTA REALIZADA A LOS ASPIRANTES POR LA DIRECTORA Y ADMINISTRADOR DE ICED ES PRESELECCIONA DA(O) OBTUVO ALTO PORCENTAJE DE ACEPTACIÓN REALIZA PRUEBA DE CONOCIMIENTO RELACIONADA AL TRABAJO PASA SATISFACTORI A- MENTE LA PRUEBA SE CONTRATA SE RECHAZA SI NO PASA SATISFACTOR IA- MENTE LA PRUEBA PRUEBA DE PERSONALIDAD NO NO

Conclusiones Después de realizada esta investigación hemos llegado a las siguientes conclusiones: El reclutamiento es una actividad de divulgación, de llamada, de atención, de incremento en la entrada; por tanto, es una actividad positiva y de invitación. La selección es una actividad de comparación o confrontación, de elección, de opción y decisión, de filtro de entrada, de clasificación y, por consiguiente, restrictiva. Dado el actual crecimiento de información manejada por ICED surge la necesidad de que dicha institución educativa cuente con un Sistema de Información Gerencial, que facilite a la administración tomar las decisiones correctas al seleccionar un personal.

Recomendaciones Deben reemplazarse el formato de solicitud el cual contenga información exacta, clara, precisa y completa de manera que facilite el registro y tabulación de la información de manera exacta y que además, proporcione instrucciones para su respectivo llenado. La administración de ICED, debe elaborar un Manual de Procedimientos de Reclutamiento y Selección de personal acorde con las necesidades de la empresa. Se debe realizar un programa de capacitación o información sobre la naturaleza del sistema a implementarse. Puesto que el Sistema de Información Gerencial trabaja mejor si todos los miembros del personal conocen toda la información de los sistemas que se vayan a implementar.