Compras, Recepción Y Almacenamiento Taller de Servicios de Alimentos

Compras La compra es el proceso de adquirir los insumos necesarios para el funcionamiento del establecimiento, en el tiempo justo y de la forma preestablecida bajo los estándares de cantidad, calidad y precio. Se puede describir como un arte, ya que se requiere talento y conocimiento para juzgar la combinación de color, tamaño y textura de los alimentos.

Importancia La compra de los productos a utilizar va a determinar la operación de todo el servicio de alimentos. El éxito del S de A depende de que tan eficiente y productiva sea la transformación de la materia prima en platillos terminados. La calidad de los platillos depende directamente de la calidad de la materia prima.

Retos La calidad de los ingredientes en crudo varía día a día y no se puede predecir. Se manejan productos perecederos, cuya calidad se deteriora con el tiempo y prácticas inadecuadas en su manejo. Se requiere conocimiento de la terminología, especificaciones, requerimientos de proceso, y un objetivo claro y establecido de la calidad.

Aspectos de la compra Determinar la necesidad, requisitos de calidad y otros factores indispensables para satisfacer esa necesidad Búsqueda del producto en el mercado Negociación entre comprador y vendedor Recibo e inspección para aceptar o rechazar el producto Evaluación del valor del artículo comprado

Proceso de la compra ¿Qué comprar? Estándares de compra ¿Dónde, a quién y cómo comprar? Políticas de compra ¿Cuánto comprar? Necesidades reales de productos

¿Qué comprar? Adquirir los productos adecuados para el uso que se les pretende dar Evaluar las preferencias del usuario Desarrollar recetas Hacer análisis de valor Hacer análisis de rendimiento Tomar la decisión de hacer o comprar

Análisis de valor Buscar una forma nueva o distinta de hacer lo mismo, pero más económicamente. Eliminar costos innecesarios, sin interferir con la efectividad de dicho producto-servicio Aplicable no solamente a los alimentos, sino a a equipos, artículos de limpieza y desechables.

Valor Interrelación entre el precio pagado y la utilidad del producto. Equipo: funcionamiento, confiabilidad, facilidad de limpieza, buen servicio, peso liviano Alimentos: calidad, apariencia, bajo costo, gusto, textura

Análisis de rendimiento Rendimiento del producto tal como se compra, contra el rendimiento en el momento de servirlo para obtener el costo resultante por porción servida Rendimiento del producto por unidad de compra. Ej. Se compara un bulto de elotes uno con el 95% de elotes en buen estado y otro en donde se pierde el 15% aunque el primero cueste 5% más que el segundo

Análisis de rendimiento Muestras de un mismo producto, diferentes proveedores. Se compara aumento o pérdida después de la cocción Se emplea para cereales y leguminosas que aumentan su volumen y para carnes que reducen su peso. En el caso de frutas y verduras se hace cuando se van a utilizar peladas, en jugo, en trozos, sin semillas.

Especificaciones Es la descripción detallada del producto establecida en términos claros y entendibles tanto para el comprador como para el proveedor Breves, concisas, completas y simples Basadas en la política de administración Cumplir con los estándares locales, de estado y regulaciones federales Revisarlas constantemente para su actualización

Especificaciones De Compra Nombre del producto Marca Unidad en la que el precio está basado (kg, g, ml) Presentación (granel, botella, barras, lata) Empaque mayor (caja con 6 latas, costal con 20 kg.) Rangos de peso, tamaño, grosor o cualquier otro aplicable (100 a 120g, 2 a 3 cm)

Especificaciones De Compra Información adicional: Frutas y verduras frescos: variedad, peso, grado de madurez, localización geográfica. Enlatados: tipo, estilo, empaque, tamaño, grados brix en jarabe, peso drenado. Alimentos congelados: variedad, empaque, temperatura . Carnes y productos cárnicos: añejamiento, corte, contenido de grasa, temperatura. Leche y productos lácteos: tipo de pasteurización, contenido de grasa, contenido de sólidos de leche, cuenta bacteriana, temperatura.

Regulación La Secretaría de Salud y la Secretaría de Agricultura son las entidades encargadas de emitir los programas de regulación e inspección de los alimentos. SSA establece normas. Lineamientos de elaboración tanto de alimentos procesados como envasados. SAGARPA Normas bajo las cuales deben ser producidos los alimentos de origen animal y vegetal.

El Comprador La compra de alimentos y suministros en el S de A las puede hacer un individuo o todo un departamento. Generalmente en una organización pequeña, el gerente o dueño es quien toma esta responsabilidad como parte de sus tareas diarias.

El Proveedor La selección del proveedor es una de las decisiones más importantes que hay que realizar en el programa de compras Se debe de trabajar conjuntamente entre comprador y proveedor para establecer los estándares de calidad y plasmarlos en las especificaciones de compra.

Selección Del Proveedor Disponibilidad de productos Estándares de calidad establecidos Horarios de entrega Políticas de pago Planes de contingencia Políticas de cambios y devoluciones Descuentos por volumen Avisos de ofertas Entregas de última hora

Tipos De Compras Informal Más usado en servicios de alimentos pequeños Basada en cotizaciones diarias, semanales o mensuales Relación precio, calidad, entrega y cualquier otro servicio ofrecido Formal Licitaciones. Se requiere que el proveedor envíe las cotizaciones señalándole por escrito las especificaciones y las cantidades a comprar

Reglas Para Compras Honestidad ante todo. Hacer énfasis y que se convierta en política Asignar responsabilidades No aceptar regalos personales de los proveedores Asegurarse de que las especificaciones son claras, completas y todo el personal de compras y recepción las entiende Visitar a los proveedores y asegurarse de su seriedad Contar con las áreas y equipo necesario para realizar las compras y recepción

Pasos a Seguir Identificar las necesidades del servicio al planear o revisar el menú Determinar los estándares de calidad para cada ingrediente y escribir las especificaciones Estimar las cantidades necesarias Calcular el inventario deseado o niveles de stock para cada ingrediente Identificar las cantidades a comprar restando los niveles de stock de las cantidades deseadas Realizar las órdenes de compra Seleccionar y negociar con los proveedores Recibir e inspeccionar los productos Almacenar en el área designada

Programación De Compras Método de compra Frecuencia de entregas Espacio de almacenamiento Abarrotes y suministros mensualmente hasta por 6 meses Perecederos diariamente o semanalmente Tamaño de la porción y proyección de ventas

Proyección Número de personas variante de acuerdo a: al día de la semana La comida Los eventos especiales Estado del tiempo Período para proyectar Capacidad de producción y almacenamiento Rotación de los productos Tiempo requerido para pedidos Dinero disponible para las compras Políticas de compra

Proyeciones Registros históricos Datos exactos, completos, confiables Proyección de usuarios Requisición de materia prima de acuerdo a la receta estandar Tomar en cuenta factor de conversión de peso neto Consolidar cantidades de ingredientes Conversión a unidades de mercadeo

Registros de compras Requisición de compra (se origina en el sitio donde se necesitan los alimentos Número de requisición, cantidad, descripción, fecha en la cual se necesita, proveedor, persona que hace la solicitud, persona que la aprueba, fecha de solicitud Orden de Compra (elaborada por el comprador) Nombre y dirección del servicio de alim. Nombre y dirección del proveedor. Instrucciones generales.(artículo, cantidad, costo unitario, total) firma

Recepción De Alimentos Coordinación con otros departamentos (producción y compras) Personal capacitado Area y equipo necesario Especificaciones escritas Supervisión Horarios de recepción Medidas de seguridad Procedimientos documentados (formatos)

Reglas Para La Recepción De Alimentos Inspeccionar la calidad y cantidad de todos los alimentos recibidos inmediatamente Anticipar la llegada y prepararse Supervisar lugar de almacenamiento necesario Tener a la mano la requisición de compra y especificaciones Verificar la temperatura de los productos refrigerados a su llegada Verificar signos de descongelación

Tipos de almacenamiento Almacén de secos (abarrotes, alimentos empacados, mantenidos a temperatura ambiente en un lugar seco y ventilado, PEPS) Suministros (papelería, artículos de limpieza) Refrigeración ( cámara, refrigeradores verticales u horizontales, control de temperatura, PEPS) Congelación (Cámara, neveras, congeladores verticales, control de temperatura PEPS)

Inventario Lista de productos disponibles en las áreas de almacenamiento o de las diferentes áreas de la operación Contribuye al almacenamiento seguro y apropiado de los alimentos Los niveles de Stock varían dependiendo el flujo del servicio, lo importante es tener lo necesario a la mano . Permite llevar control de precios de productos Calcular la cantidad de productos a comprar

Tipos De Inventario Inventario físico Como su nombre lo indica lleva la cuenta de productos disponibles al final de un periodo determinado de tiempo. Generalmente es mensual. Se apoyan en un listado organizado de los insumos. Requiere de cierto tiempo para realizarlo. Inventario perpetuo Es el record continuo de compras y gastos. Generalmente se lleva por computadora. Apoya en el control de costos sobretodo de productos de alto costo o no usados continuamente