FORMULARIO DE NOTIFICACIÓN PREVIA Por Sergio Cabezas A. Gerente Exportaciones - Agencia de Aduanas Browne Ltda.

¿Qué es la Notificación Previa? Es un formulario que se llena a través de Internet, en el sitio definido por la FDA: www.access.fda.gov Este formulario entrega información básicamente acerca del: FABRICANTE DEL PRODUCTO PRODUCTO ENVIADO TRANSPORTE UTILIZADO COMPRADOR

... qué es la Notificación Previa? Se creó con el objetivo de permitir a EE.UU dar garantías a su población de que las Instituciones encargadas de la seguridad pública tienen los mecanismos para monitorear los alimentos desde que son fabricados hasta que llegan a la mesa de las familias norteamericanas. Por lo anterior, la FDA no especifica quién debe llenar este formulario; mientras el documento sea remitido con la información y en los plazos estipulados, a la FDA no le interesa si es el importador, el exportador, el transportista, el agente de aduanas, el agente FDA, etc quien lo complete.

Cuántas NPs debo enviar? El número de NPs que usted tenga que ingresar dependerá de bajo cuántos distintos códigos el FDA registre sus productos. Es decir, se remitirán tantas NPs como códigos FDA existan para mi embarque. Estos códigos son entregados por el sistema computacional de la FDA, en el minuto en que se está ingresando el tipo de alimento a enviar; basta con ingresar el nombre comercial del producto para que el sistema arroje un código FDA. Si usted requiere de más de 1 código, entonces deberá hacer más de 1 notificación previa

Cómo se hace una NP Primero debe crear un WEB ENTRY que equivale a una de las carpetas que usa para archivar sus documentos en mis documentos de su computador: Es un archivo que usted deberá crear cada vez que tenga un envío que despachar a EE.UU. En este archivo estarán todos los datos generales del envío: Datos del fabricante, del transportista, la fecha y hora en que llegará el embarque y el producto que esté enviando. Además estarán los datos del comprador de su mercadería y de la persona que será responsable de las NPs que envíe, como también de quien llene el formulario en Internet

... Cómo se llena una web entry Cuando usted ingrese al sistema de la FDA deberá crear una cuenta similar a la de los correos electrónicos: con ID y PASSWORD La PASSWORD debe tener como mínimo 8 caracteres, de los cuales al menos 1 debe ser en MAYÚSCULAS, 1 en minúsculas, 1 debe ser número, y 1 debe ser un símbolo como $ % # * ( ) _ - + = [ : ; “ ? , @ ! No utilice < > & ‘ Una vez creada la cuenta, usted podrá ingresar al sistema de notificación previa de la FDA

... como se llena una web entry Este archivo guardará toda la información general de su embarque: Medio de transporte que lleva su mercadería Cuántas NPs necesita para este embarque El primer puerto de recalada El paso a través del cual cruzará la frontera, si lo conoce La fecha, mes, día y año en que llegará su embarque Los datos (nombre, calle, ciudad, país, estado) de quien es responsable de las NPs, del Importador (en su caso hay que agregar código postal), y de la compañía transportista.

... de la web entry Entonces: A partir de la información que ingresó en el archivo general de su embarque, deberá confeccionar la NP Este archivo guardará todas las NPs que deba llenar para anunciar su embarque Este archivo puede ser modificado todas las veces que quiera, HASTA QUE REMITA LA PRIMERA NP Recuerde: WEB ENTRY

¿En qué consiste la NP? Consiste en entregar información específica del producto que se envía: País de producción de la mercadería País desde el cual se despacha el producto Código FDA del alimento. Lo provee el sistema mediante el ingreso de su nombre común Características del embarque: tipo de embalaje y cantidad de producto embalado. Ej. Vino= 360 botellas de vidrio / Un. base 0.75 lts. / el sistema calcula la cantidad de producto que llegará a EE.UU.

... en qué consiste la NP? Número de registro FDA de la instalación que elaboró el producto, nombre, dirección y ciudad Información de quien despacha la mercadería. Si se trata de la misma persona que fabricó el producto o que remite el formulario, el sistema tiene la opción de indicar esto para no repetir los mismos datos. Información del dueño de la mercadería al minuto de enviar el formulario de NP. Tal como en el caso anterior se puede evitar repetir los datos Información sobre el consignatario final de la mercadería, quien debe residir en EE.UU. Nombre de la empresa, dirección, ciudad, estado, código postal

NP lista para ser remitida Entregada toda la información señalada, verificado que todos los datos son correctos, la NP puede ser remitida o submitted Una vez hecho clic en “submitted”, la siguiente pantalla que aparece avisa de cualquier información que se hubiese omitido por error. Si no hay ningún error, la pantalla muestra que la NP está ingresada al sistema en calidad de remitida y muestra la información que se despachó. Esta pantalla se llama CONFIRMACIÓN DE NOTIFICACIÓN PREVIA REMITIDA

Confirmación de NP remitida En esta pantalla se entrega toda la información que se despachó junta y ordenada. Además, aparece el nombre de quien transmitió la NP, el número de confirmación del ingreso al sistema de la NP La fecha y hora de llegada estipulada para la mercadería ahí indicada Quien reciba el embarque en EE.UU debe TENER LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTA PANTALLA para entregarla a la aduana al momento de retirar la mercadería, si así le es solicitada

Explorer versión 5.5 ó 6.0 / Netscape versión 7.1 Fin del proceso Una vez que usted haya completado la primera NP se dará cuenta que es muy fácil llenar este formulario, incluso lo podrá realizar en 5 MINUTOS, téngase fe. Para esto necesita: Tener toda la información que le será solicitada, a mano. Recuerde lo que le dice a sus hijos cuando los manda a hacer la tarea, y haga lo mismo: asegúrese de tener todos sus materiales en la mesa antes de ponerse a trabajar. Asegúrese de que su computador cumpla con los requisitos técnicos: Explorer versión 5.5 ó 6.0 / Netscape versión 7.1

Recuerde Calcule bien el tiempo que tiene para enviar el formulario: Debe ser entre 5 días, y 8 horas antes que llegue la mercadería al puerto de destino en EE.UU., contando desde la fecha de arribo hacia atrás, si va por buque. Entre 5 días y 4 horas antes si va por avión. Si no está dentro de estos plazos, no podrá enviar el formulario Comience a completar el formulario con anticipación, ya que no es necesario que lo envíe el mismo día que lo empieza a llenar. Hágalo con calma y remítalo cuando esté seguro. No se asuste si se cae el sistema durante el proceso porque cada vez que usted termine de completar un requerimiento la información queda guardada para que pueda continuar más tarde

... recuerde Si una vez despachada la NP descubre que tiene un error, no se asuste. Vaya a “NPs ya existentes”, seleccione el documento y cancele. De esta forma queda eliminada esa NP y usted podrá despachar una nueva. No pierda su ID y PASSWORD o identidad y clave, porque no se sabe aún qué hacer en esos casos Ante cualquier eventualidad, recurra a su Agente FDA quien tiene la obligación de atender sus dudas. O a las fuentes de información que estén a su alcance.

Manos a la obra!!!