REINTEGROS Y PAGOS POR EL FONDO FIJO CAJA CHICA PARA EL SINAC SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN SECRETARÍA EJECUTIVA DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE REINTEGROS Y PAGOS POR EL FONDO FIJO CAJA CHICA PARA EL SINAC POR: JULIO HERNÁNDEZ CHAVARRIA FEBRERO, 2013

NORMATIVAS Y LINEAMIENTOS APLICABLES A LA OPERACIÓN DEL FONDO FIJO CAJAS CHICAS PARA EL SINAC Reglamento del Fondo Fijo Caja Chica para el SINAC Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas Reglamento de Gastos de Alimentación para Funcionarios del SINAC Reglamento de Gastos de Viaje para Funcionarios Públicos Manual Operativo para el Fondo General de Caja Chica del SINAC Partidas Autorizadas Límite de Gastos Autorizados

REGLAMENTO PARA LA OPERACIÓN DEL FONDO FIJO - CAJA CHICA PARA EL SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONSERVACIÓN Gaceta No. 52, del 13 de marzo, 2008 Definición del Fondo Fijo - Caja Chica. Lo constituirán los anticipos de recursos propios y asignados por el SINAC, como un servicio facilitador de la ejecución presupuestaria, para realizar gastos menores, atendiendo situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir bienes y servicios de carácter indispensables y urgentes. Naturaleza. Es un procedimiento de excepción para aquellos gastos menores de verdadera necesidad e importancia para el funcionamiento del SINAC, que justifique el pago fuera de los trámites ordinarios, según criterio justificado de la Administración.

Gastos menores indispensables y urgentes Gastos menores indispensables y urgentes. Son aquellos que no excedan el monto máximo fijado por el SINAC (15% monto asignado) y que corresponden a la adquisición de bienes y servicios que no se encuentren en bodegas. Además, entre los denominados gastos menores se consideran los viáticos. La Proveeduría Institucional (basado en el Plan de Compras de las AC’s) deberá organizarse y planificar adecuadamente las compras de materiales y suministros que el SINAC necesite con el fin de utilizar lo menos posible el Fondo Fijo - Caja Chica autorizado. Contenido presupuestario y económico. Todas las compras o pagos que se realicen por medio del Fondo Fijo - Caja Chica deberán contar con el debido contenido presupuestario y económico.

Requisitos para Compras Evaluar la necesidad y urgencia de realizar compras por Caja Chica. Que el bien o servicio solicitado corresponda a las subpartidas presupuestarias y autorizadas para realizar gastos por caja chica. Seleccionar el proveedor de los bienes o servicios en procura del mayor beneficio institucional en cuanto a precio y calidad. Para las compras de bienes superiores a un monto máximo que defina el Responsable, se requerirá certificación del Coordinador Administrativo, explicando detalladamente la necesidad de la compra.

Solicitar a los proveedores cotizaciones del bien o servicio a comprar sin impuestos. Las compras de bienes y servicios se realizarán de acuerdo con el formulario Vale Fondo Fijo de Caja chica. Las compras deberán estar exentas del Impuesto General sobre las Ventas, salvo situaciones especiales y autorizadas por el Responsable, en las que se podrán aceptar facturas o comprobantes de caja con el impuesto de venta incluido. Recibido conforme de la compra del bien o servicio. Toda compra deberá quedar respaldada por factura comercial. En cajas auxiliares en efectivo se podrán realizar pagos correspondientes a facturas, tiquetes o comprobantes por montos menores.

Condiciones de Pago a Proveedores Todo pago realizado deberá quedar respaldo por una factura comercial, tiquete o comprobante y cumplir con los siguientes requisitos para su cancelación: Factura confeccionada en original a nombre del MINAET-SINAC, (seguido de las siglas de cada área), indicando: bienes o servicios adquiridos fecha de adquisición sello de cancelación. En caso de pérdida de la factura original, se podrá aceptar una copia o fotocopia que deberá estar sellada y firmada por el encargado de la empresa responsable de estos trámites, haciendo constar que es copia fiel de la factura original. El Director deberá dar el visto bueno para que dicho documento sustituya la factura original

Toda factura, tiquete o comprobante deberá indicar sólo bienes o servicios de la misma subpartida presupuestaria. No se admitirán facturas con alteraciones, raspaduras, deterioradas o ilegibles. Las facturas no se pueden modificar o corregir de ningún modo con líquido corrector, tachaduras o borrones. Las facturas canceladas mediante efectivo deberán estar aprobadas al reverso por el Responsable de la Caja Chica. Recibido conforme de los bienes o servicios, indicando el nombre, la firma y el número de cédula de la persona que los recibió. Para su liquidación todas las facturas deberán tramitarse dentro del año en que estén fechadas.

Reintegro al Fondo Fijo Reintegro de Caja Chica. El Responsable deberá procurar una adecuada rotación del fondo a fin de que éste no se agote. El monto mínimo estimado que deberá mantenerse en el fondo para solicitar los reintegros será de un 10% del total asignado. El responsable deberá tramitar con la diligencia y frecuencia debida, los reintegros de las sumas pagadas, de conformidad con el procedimiento y los requerimientos presupuestarios y de pago que establezca el Departamento Financiero-Contable de la Secretaría Ejecutiva del SINAC. Cumplidos los requisitos anteriores, se procederá al reintegro solicitado.

PROCEDIMIENTO PARA EJECUTAR COMPRAS MAYORES A LOS MONTOS AUTORIZADOS POR EL FONDO FIJO CAJA CHICA El procedimiento para cuando se necesite realizar compras mayores al gasto máximo autorizado por el fondo fijo caja chica en efectivo, siempre que sean de carácter urgente, indispensable e imprevisible es el siguiente: Pedir autorización por medio de correo electrónico con su debida justificación a la señora Ana Lucía Ovares, jefa del Departamento financiero Contable, responsable del fondo fijo de Caja Chica para el SINAC, para que el pago se realice por medio la cuenta corriente #216554-6 SINAC FONDO FIJO CAJA CHICA PARQUES NACIONALES.

2. Definida la necesidad del gasto, debe revisarse y verificarse que se cuenta con el contenido presupuestario y económico, se envía al Departamento Financiero Contable acompañado de:   Solicitud del pedido de compra Fondo Fijo Caja Chica (Anexo No1) Cuadro comparativo de análisis de ofertas: dos proformas o más (Anexo No 2). Proformas de las casas comerciales participantes en las ofertas.  Pedido de Compra (Anexo No. 3).

En el Departamento Financiero-Contable se procede a su revisión, si es correcto, se autoriza el pedido de compra al Área respectiva o Unidad Organizativa del SINAC, para que se proceda a retirar los bienes o servicios adquiridos, acompañado de la factura original autorizada por la Dirección General de Tributación Directa. De lo contrario se devuelve para que se realicen las correcciones correspondientes. El responsable de la compra en el Área o Unidad Organizativa del SINAC, envía al Departamento Financiero-Contable la factura original conjuntamente con la copia del pedido de compra debidamente recibido, firmado y sellado por el proveedor, así como también el informe de que se ha recibido a satisfacción los bienes o servicios adquiridos para que se proceda con su respectivo pago.

En el Departamento Financiero-Contable se procede a realizar la trasferencia de fondos Rápida, a la cuenta del proveedor, ésta transferencia se envía vía fax al Área respectiva o a la Unidad Organizativa del SINAC correspondiente, para que se encargue de que la casa proveedora confeccione el recibo de cancelación de la factura. El responsable de la compra en el Área, o Unidad Organizativa del SINAC, envía al Departamento Financiero-Contable el original del recibo para su respectivo archivo.

Se exceptúan de la aplicación del procedimiento anterior únicamente aquellos gastos no previsibles oportunamente, urgentes y de verdadera necesidad e importancia para el buen funcionamiento de SINAC. El procedimiento para estos casos es: a primera hora del día siguiente de ejecutado el gasto, se debe informar a la jefatura del Departamento Financiero Contable justificando por medio de oficio la emergencia y enviarlo a este Departamento adjuntando los documentos correspondientes.

PROCESO A SEGUIR PARA PAGO O REINTEGRO DE LA CAJA CHICA Parque Nacional Subregión Otras Oficinas Contabilidad del Área Financiero – Secretaría Ejecutiva Cheque ¢ Transferencia de Fondos ¢

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