Avances en el Sistema de Innovación de la Gestión NUEVO SIIAU Vicerrectoría Ejecutiva

Avances del sistema Sistema de Gestión Financiera

Avances del Sistema de Gestión Financiera Administración de la plantilla Administración de catálogos Planeación y programación Pensiones y jubilaciones Patrimonio Contabilidad institucional Administración de la nómina Financiamiento Evaluación Ejercicio presupuestal Transparencia Sistema de Gestión Financiera

Gráfico de avances por módulo Fecha de entrega de por módulo Terminado Terminado Oct 2012 Oct 2012

Gráfico de avances por módulo Fecha de entrega de prioridades por módulo Terminado Nov 2012 Ago 2012 Nov 2012 2da fase 1 Nov 2012 2 Oct 2012 Dic 2012 Nov 2012 2da fase Sept 2012 Notas: El avance reflejado corresponde únicamente en documentación. Considera el avance en desarrollo (30%), más el avance en documentación.

Funcionamiento del Sistema de Gestión Financiera

Nuevo sistema de gestión financiera Cumplimiento a la LGCG Requerimientos LGCG Nuevo sistema de gestión financiera Sistemas anteriores Procesos Proporcionar datos programáticos, administrativos, funcionales, objeto de gasto y tipo de gasto. Enlazar lo programático-presupuestal y la planeación, que será insumo para la evaluación del desempeño, así como los indicadores financieros e institucionales. Interfaz optimizada para navegar entre todos los elementos de los proyectos sin cambiar de ventana, así como para registrar los planes de desarrollo de las entidades de Red. Estructuras diferenciadas de proyectos según el tipo de fondo. Problemas con la interfaz. Estructura insuficiente para proyectos de ciertos tipos de fondo. Planeación y programación Administración de catálogos Catálogos no armonizados de acuerdo a la LGCG. Permitir la interrelación de los diversos documentos normativos emitidos por el CONAC, así como los internos de la institución. Integra el 100% de catálogos armonizados. Permite dar mantenimiento, altas, bajas y modificaciones a los catálogos Contabilidad institucional La contabilidad institucional se realizaba con información proveniente de diversos sistemas y no en tiempo real. Integrar en tiempo real el registro de la contabilidad presupuestal y financiera. Generar estados financieros en tiempo real Registra las operaciones al 100%. Identifica los momentos contables del ingreso y del egreso. Registra el presupuesto de ingresos al 1ro. de enero de cada ejercicio. Permite registrar las modificaciones al presupuesto aprobado por ampliaciones o disminuciones durante el ejercicio. Disponibilidad presupuestal y financiera visibles. Identificar el estatus en tiempo real. No se registran las modificaciones ni la disponibilidad en tiempo real. Financiamiento

Nuevo sistema de gestión financiera Cumplimiento a la LGCG Requerimientos LGCG Nuevo sistema de gestión financiera Sistemas anteriores Procesos Sistema que no atiende las necesidades para la administración oportuna de los movimientos de personal activo, así como de los jubilados y pensionados, se ha dificultado el desarrollo de las mejoras, no permite realizar registros en tiempo real. Administración de la nómina Informar en tiempo real sobre movimientos e incidencias. Permite registrar el 100% de las operaciones de pago relativas a la plantilla de personal. Permite: Realizar el registro de solicitudes, pagos y comprobaciones en tiempo real. Que la entidad realice directamente cambios de objetos de gasto dentro de un proyecto y transferencias entre proyectos. Registrar las transferencias presupuestales entre entidades de la Red Universitaria por el pago de bienes o servicios. Registrar el ejercicio financiero conforme a las reglas de operación de los fondos externos. Identificar el estatus en tiempo real. Se mantienen saldos conciliados al día. Registrar modificaciones en tiempo real. Registrar operaciones del 100% de los fondos. Ejercicio presupuestal No se realizaban registros en tiempo real. No permitía el registro del ejercicio para el 100% de los fondos. Cuenta con una valuación inicial del patrimonio. Se genera un alta de control patrimonial a partir de los registros contables de la recepción de los bienes. No se vincula en tiempo real con el sistema financiero. Vinculación en tiempo real con el sistema financiero. Estatus del registro en tiempo real Patrimonio Generar indicadores financieros e institucionales. Realizar evaluación cualitativa y cuantitativa de los proyectos. No permite realizar un ejercicio pertinente de evaluación. Permite realizar la evaluación sistémica aprobada por el Consejo de Rectores en su momentos ex – ante, durante, ex – post y contexto. Evaluación Pensiones y jubilaciones Independiente a la información institucional. Informar en tiempo real sobre movimientos de incorporación a la plantilla de jubilados y pensionados. Reportes en tiempo real de las prestaciones de seguridad social Permite realizar los registros del fideicomiso de pensiones. Administración oportuna de las prestaciones de seguridad social.

AREAS DE OPORTUNIDAD

Aspectos coyunturales Área de oportunidad Propuesta La Entidad de Red, podrá asignar a proyectos estratégicos de la misma, recursos recaudados por los diversos conceptos y ligados a distintas URES de la propia Entidad Dispersión de ingresos autogenerados al interior de la Entidad de la Red La Entidad de Red podrá solicitar a la Dirección de Finanzas, de acuerdo al financiamiento otorgado por el mes que corresponda, el total de los recursos , solo aplicable para el fondo subsidios, Para la entrega del resto de los fondos deberán solicitarse a través de los distintos tipos de solicitudes. Entrega de recursos a la Entidad de Red, según financiamiento (subsidios) En proceso el desarrollo de la solicitud global, permitirá realizar una solicitud por el total, y de esta realizar diversos pagos o recepción de bienes (parcialidades), realizando la trazabilidad con la solicitud inicial Pago de anticipos, parcialidades o estimación de obra

Estrategias de implementación y CAPACITACIÓN

13 de febrero al 27 de febrero Capacitación 2011 / 2012 Año Fecha Tipo de Taller Nombre Dependencias 2011 6 de mayo Reunión Plenaria Disposiciones de la Ley General de Contabilidad Gubernamental Consejo Técnico de Planeación y Finanzas 13 de mayo Avances del Grupo para la Armonización Contable-Ley General de Contabilidad Gubernamental 4 de julio Lineamientos para el ejercicio de los recursos establecidos en el Presupuesto de Ingresos y Egresos 2011 14 de noviembre Lineamientos Generales para la integración del P3e 2012 2012 13 de febrero al 27 de febrero Red Universitaria Módulo para la gestión ejercicio y comprobación de los recursos financieros 15 Centros Universitarios 26 Dependencias de la Administración General 1 Empresa Universitaria Sistema de Educación Media Superior Sistema de Universidad Virtual 23 de abril al 31 de mayo Formadores de capacitación del Módulo AFIN 15 Centros Universitarios 23 Dependencias de la Administración General Sistema de Universidad Virtual 18 de mayo al 19 de junio Taller de Facturación Electrónica 11 Centros Universitarios Sistema de Universidad Virtual 4 Dependencias de la Administración General 27 Empresas Universitarias

Sistema Integral NUEVO SIIAU

Módulos en funcionamiento y/o proceso de desarrollo Sistema de Servicio Social P3e Facturación Electrónica Movilidad Estudiantil Transparencia Sistema de Admisiones Escolar SEMS Sistema de nómina

Sistema de Servicio Social Este sistema impacta de manera positiva no solo a la mayoría de las dependencias de la Red Universitaria que tienen o pretenden tener prestadores de servicio social, también beneficia a todas aquellas instancias con las que existen convenios de colaboración en este ámbito. El personal de los centros universitarios cuenta con la información de sus prestadores de servicio social y el estatus en que se encuentran las asignaciones de manera inmediata Sistema de servicio social Fase Proceso Avance % 1era 100% Trámite y registro de convenio 2da 100% Registro de programas 3era 100% Inscripción y asignación de servicio social 4ta 100% Registro de reportes parciales y finales 5ta 100% Acreditación

Estadísticas generadas por el sistema, al 13 de julio de 2012 Programas capturados en el sistema Total 6,007 Programas capturados en el sistema

Alumnos en el sistema de servicio social, por centro universitario Alumnos en el sistema de servicio social Calendario 2012 A Total 7,881 Alumnos en el sistema

1era 2da 3era 4ta Nuevo P3e 90% 80% 0% 0% Sistema P3e El nuevo Sistema P3e está diseñado en un formato novedoso que permite a los usuarios tener acceso a la información de un proyecto desde un mismo formato, sin tener que estar viajando entre diferentes páginas del navegador de internet. Con esto, adicionalmente, se espera que la curva de aprendizaje en el manejo del sistema disminuya considerablemente. Sistema P3e Fase Proceso Avance % 1era 90% Captura de proyecto 2da 80% Captura del PER 3era 0% Seguimiento del proyecto 4ta 0% Reportes del sistema

Sistema de Facturación Electrónica El primero de julio se liberó el Sistema de Facturación Electrónica para uso de dependencias universitarias y de empresas universitarias El sistema contempla los lineamientos requeridos por el SAT tanto en la emisión de la factura como en el almacenamiento de ésta en la base de datos para posibles auditorías Presenta un avance 100%

Estadísticas del Sistema de Facturación Facturación electrónica CFDI generados al 13 de julio de 2012 Timbres 24 Dependencias de la AG 150 Empresas Universitarias 36 Centros Universitarios 15 Centros de investigación 225 TOTAL

Movilidad Estudiantil El desarrollo del módulo de Movilidad Estudiantil en el Sistema Escolar permitirá a todos los alumnos de los centros universitarios atender cursos de cualquier otro centro, siempre y cuando cumplan con los requerimientos específicos para cada curso. Los centros universitarios contarán con la facilidad de generar la oferta académica de movilidad para cada ciclo escolar y podrán manejarla con una agenda especial para registro de movilidad. Movilidad estudiantil Procesos realizados Descripción Avance % Registro de alumnos en oferta de movilidad por parte de personal administrativo del CU El personal administrativo de CU pueda registrar a los alumnos de cualquier otro CU en su oferta de movilidad 100% Autorregistro de alumnos en oferta de movilidad Los alumnos puedan hacer su registro a cursos de oferta de movilidad aplicándose las reglas establecidas para este proceso 90% Los usuarios de los CU puedan establecer la oferta de cursos de movilidad que estará a disposición tanto de alumnos del propio centro como de alumnos de otros centros Forma de generación de oferta de movilidad 100% Agenda de registro de movilidad Los usuarios de los CU puedan generar su agenda de registro de cursos de movilidad. Esta agenda se aplica en las formas de registro a cursos 100%

Transparencia (SESIP) Se iniciaron los trabajos para desarrollar el nuevo Sistema Electrónico de Solicitudes de Información tomando los nuevos lineamientos del ITEI Se lleva a cabo el análisis y diseño de los procesos Se tiene establecida la fecha de entrega para el mes de septiembre de 2012 Sistema Electrónico de Solicitudes de Información para Portal de Transparencia Fase Proceso Avance % 1era 10% Registro de usuarios 2da 10% Registro de solicitudes 3era 10% Seguimiento a solicitudes 4ta 0% Reportes para CTAG

Sistema de Admisiones El Sistema de Admisiones contiene todos los procesos involucrados en la admisión de alumnos a la Universidad de Guadalajara. Desde la publicación de la oferta académica por parte de los centros universitarios, el registro de la solicitud de aspirantes y el proceso de dictamen de la información recibida. Se tendrá un registro de la documentación entregada por cada aspirante, así como los procesos de validación necesarios para su seguimiento en el dictamen. Una vez terminado un proceso de dictamen, los procesos de admisiones registrarán a los nuevos alumnos en el Sistema Escolar de manera automática a la oferta de su aspiración.

1era 2da 3era 4ta 5ta 90% 30% 25% 5% 0% Sistema de admisiones Fase Proceso Avance % 1era Definición de oferta académica para primer ingreso 90% 2da 30% Registro de solicitudes de aspirantes 3era 25% Aplicación de examen de admisión 4ta Entrega de documentación para concurso 5% 5ta 0% Proceso de dictamen

Escolar SEMS El Sistema Escolar SEMS inició su operación en el calendario 2008B Hay 3 generaciones de egresados procesadas desde el sistema. La impresión de los certificados totales se ha llevado a cabo por medio del Sistema. Actualmente se tienen registrados los alumnos de los planes de estudio siguientes: El 100% del Bachillerato General por Competencias (diurno y nocturno) Y se está en proceso el Bachillerato General por Áreas Interdisciplinarias El sistema cuenta con varias opciones de registro a la oferta académica: Registro automático para alumnos de primer ingreso. Registro por bloques para alumnos a partir de 2do semestre. Registro por avance de ciclo escolar. Esta opción permite que las sedes avancen a los alumnos a su siguiente ciclo escolar a los cursos que le corresponden de manera automática. Registro individual por alumno o por bloques de cursos.

1era 2da 3era Sistema de Nómina 30% 0% 0% Sistema de nómina El Sistema de Nómina permitirá simplificar los procesos necesarios para obtener el cálculo quincenal Será un Sistema reglamentado por parámetros configurables por el usuario, para que de una manera simple se puedan indicar los datos necesarios para el cálculo general de la nómina en cualquier momento Incluirá el manejo de incidencias y de nómina para personal pensionado y jubilado Sistema de nómina Fase Proceso Avance % 1era 30% Administración de la nómina 2da 0% Administración de la plantilla 3era 0% Pensiones y jubilaciones

Gracias por su atención.

Administración de catálogos SUBPROCESOS AVANCE PARTICIPANTES • Consulta de catálogos Terminado Dirección de Finanzas Coordinación General de Patrimonio Coordinación de Planeación y Desarrollo Institucional Coordinación General Administrativa Vicerrectoría Ejecutiva • Mantenimiento de catálogos • Alta de cuentas • Baja de cuentas • Edición de cuentas • Cancelación • Vinculación de los catálogos y su estructura • Catálogos para precargar en el sistema y estructura

Planeación y Programación SUBPROCESOS AVANCE PRIORIDADES PARTICIPANTES FECHA COMPROMISO • Revisión, evaluación y actualización del PDI Terminado Elaboración de proyectos Evaluación y aprobación de proyectos Dirección de Finanzas Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional Vicerrectoría Ejecutiva Agosto de 2012 • Captura del PDI • Captura del PER • Reportes En proceso • Calendarización de proyectos • Elaboración de proyectos • Evaluación y aprobación de proyectos

Vincular con el resto de los módulos Patrimonio SUBPROCESOS AVANCE PRIORIDADES PARTICIPANTES FECHA COMPROMISO • Alta patrimonial En proceso Vincular con el resto de los módulos Coordinación General de Patrimonio Dirección de Finanzas Contraloría General Vicerrectoría Ejecutiva Octubre de 2012 • Baja patrimonial • Traslados • Resguardos • Reportes de inventarios

Administración de la nómina SUBPROCESOS AVANCE PRIORIDADES PARTICIPANTES FECHA COMPROMISO • Percepciones En proceso • Cálculo de la nómina • Percepciones • Deducciones • Prestaciones • Obligaciones • Administración de incidencias Dirección de Finanzas Coordinación General de Recursos Humanos Vicerrectoría Ejecutiva Noviembre de 2012 • Deducciones • Prestaciones • Obligaciones • Cálculo de nómina • Aplicación de recursos • Generación de nómina • Cancelación de pagos • Administración de incidencias (horas extras, descuentos, días no laborados) No iniciado • Módulo de trámites (percepciones, deducciones, etcétera) • Importación de base de datos 2da. fase

Administración de la plantilla SUBPROCESO AVANCE PRIORIDADES PARTICIPANTES FECHA COMPROMISO Pendiente En proceso Vincular con el resto de los módulos Coordinación General de Recursos Humanos Dirección de Finanzas Coordinación General de Tecnologías de la Información Vicerrectoría Ejecutiva Noviembre de 2012

Pensiones y jubilaciones SUBPROCESOS AVANCE PRIORIDADES PARTICIPANTES FECHA COMPROMISO • IMSS En proceso Este módulo se trabajará en la siguiente fase del proyecto Dirección de Finanzas Vicerrectoría Ejecutiva 2013 • Pensiones y jubilaciones Terminado • Seguridad social

Contabilidad institucional SUBPROCESOS AVANCE PRIORIDADES PARTICIPANTES FECHA COMPROMISO •Operaciones de ingresos En proceso •Ajustes en operaciones de ingresos •Ajustes en operaciones de egresos •Operaciones de nóminas •Conciliación bancaria •Cierre y apertura de ejercicios fiscales •Ajustes en comprobaciones Dirección de Finanzas Coordinación de Planeación y Desarrollo Institucional Contraloría General Vicerrectoría Ejecutiva Noviembre de 2012 •Operaciones de egresos •Operaciones de modificaciones al patrimonio •Operaciones de nóminas •Operaciones de fideicomisos •Operaciones de impuestos •Concentrado de operaciones •Conciliación bancaria •Apertura y cierre de períodos •Apertura y cierre de ejercicio fiscal •Generación de reportes y estados financieros y sus notas •Cierre del Ejercicio Fiscal y saldos finales •Apertura del Ejercicio Fiscal y saldos iniciales •Revisión y análisis de registros •Obligaciones fiscales •Comprobaciones •Ejercicios anteriores •Ejercicio actual

Financiamiento SUBPROCESOS AVANCE PRIORIDADES PARTICIPANTES FECHA COMPROMISO •Registro del presupuesto de ingresos En proceso •Registro del presupuesto de ingresos •Subsidios •Ingresos autogenerados •Donativos •Nota de crédito •Facturación proforma (transferencia de recursos entre dependencias universitarias) •Facturación electrónica Dirección de Finanzas Contraloría General Coordinación General Administrativa Vicerrectoría Ejecutiva Noviembre de 2012 •Subsidios •Ingresos autogenerados •Apoyos externos •Facturación electrónica Terminado • Donativos • Nota de crédito •Facturación proforma (transferencia de recursos entre dependencias universitarias)

Ejercicio presupuestal SUBPROCESOS AVANCE PRIORIDADES PARTICIPANTES FECHA COMPROMISO •Registro del presupuesto de egresos Terminado • Ajustes al registro del presupuesto de egresos • Ajustes en pagos • Adquisiciones y contrataciones (módulo de compras) • Comprobaciones Dirección de Finanzas Coordinación General Administrativa Contraloría General Vicerrectoría Ejecutiva Diciembre de 2012 •Pagos •Control de bancos En proceso •Adquisiciones y contrataciones (módulo de compras) •Comprobaciones •Depósito a cuenta concentradora •Depósito a cuenta ejecutora •Fondos Externos Determinados Ejercicio de todos los fondos externos Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional Coordinación General Académica •PIFI •COECYTJAL •CONACYT •FADOEES •FIP •PROMEP •Compensaciones Todo el módulo Enero de 2013 •Internas (proyectos/recursos) •Externas

Evaluación SUBPROCESOS PRIORIDADES PARTICIPANTES FECHA COMPROMISO • Indicadores financieros Este módulo se trabajará en la siguiente fase del proyecto Coordinación de Planeación y Desarrollo Institucional Dirección de Finanzas Vicerrectoría Ejecutiva 2013 • Indicadores institucionales

Transparencia SUBPROCESO AVANCE PRIORIDADES PARTICIPANTES FECHA COMPROMISO Actualización del módulo conforme a los nuevos lineamientos del ITEI En proceso Vincular con el resto de los módulos Coordinación General de Transparencia y Archivo General Coordinación General de Tecnologías de la Información Vicerrectoría Ejecutiva Septiembre de 2012

Siglario BGAI Bachillerato General por Áreas Interdisciplinarias BGC Bachillerato General por Competencias CFDI Comprobante Fiscal Digital por Internet CGAC Coordinación General Académica CGADM Coordinación General Administrativa CGTI Coordinación General de Tecnologías de Información COECYTJAL Consejo Estatal de Ciencia y Tecnología de Jalisco CONAC Consejo Nacional de Armonización Contable CONACYT Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología COPLADI Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional CTAG Coordinación de Transparencia y Archivo General CU Centros Universitarios CUAAD Centro Universitario de Arte, Arquitectura y Diseño CUALTOS Centro Universitario de los Altos CUCBA Centro Universitario de Ciencia Biológicas y Agropecuarias CUCEA Centro Universitario de Ciencias Económico Administrativas CUCEI Centro Universitario de Ciencias Exactas e Ingenierías CUCI Centro Universitario de la Ciénega CUCOSTA Centro Universitario de la Costa CUCS Centro Universitario de Ciencias de la Salud CUCSH Centro Universitario de Ciencias Sociales y Humanidades CUCSUR Centro Universitario de la Costa Sur

Siglario CULAGOS Centro Universitario de los Lagos CUSUR Centro Universitario del Sur CUTONALÁ Centro Universitario de Tonalá CUVALLES Centro Universitario de los Valles DF Dirección de Finanzas FADOEES Fondo para Ampliar y Diversificar la Oferta Educativa en Educación Superior FIP Fondo Institucional Participable IMSS Intituto Mexicano del Seguro Social ITEI Instituto de Transparencia e Información Pública LGCG Ley General de Contabilidad Gubernamental PDI Plan de Desarrollo Institucional PER Plan de la Entidad de Red PIFI Programa Integral de Fortalecimiento Institucional PROMEP Programa de Mejoramiento del Profesorado RH Recursos Humanos SAT Servicio de Administración Tributaria SEMS Sistema de Educación Media Superior SESIP Sistema Electrónico de Solicitudes de Información Pública SIIAU Sistema Integral de Información y Administración Universitaria Sistema AFIN Sistema de Administración Financiera SUV Sistema de Universidad Virtual VE Vicerrectoría Ejecutiva