CORRESPONDECIA OFICIAL Importancia de la Correspondencia Oficial Documentos de la Correspondencia Oficial

1. Importancia de la Correspondencia Oficial Relación que se da entre la Administración y los particulares (bien sean empresas o personas físicas). De ahí la importancia de tener unas normas para la correcta redacción de este tipo de documentos.

2. Documentos de la Correspondencia Oficial 2.1 OFICIOS 2.2 INSTANCIAS 2.3 CERTIFICADOS

2.1 OFICIOS Comunicación que utilizan los organismos oficiales. En la actualidad se escribe en tamaño A-4, pero también se utiliza el tamaño A-5. El margen derecho que se suele guardar en este escrito es mayor que en la carta comercial, aproximadamente el doble

PARTES DEL OFICIO Encabezamiento. Datos del organismo, anagrama, asunto, expediente, referencias, etc. Cuerpo. Es el contenido del mensaje. Se utilizan expresiones formales como (le notifico, en virtud de, le hago saber, etc.) Cierre. Localidad, fecha, firma, nombre y cargo de quien firma

2.2 INSTANCIAS Solicitud a una autoridad competente para formular algún tipo de petición. Normalmente se realiza por duplicado y en el organismo donde se presente se sellará la copia que servirá de justificante. Se redactan en tamaño DIN A-4, en tercera persona. El texto debe estar centrado en el papel, el margen izquierdo, aproximadamente a 1/3, el derecho el normal. Su redacción ha de ser clara, concisa y respetuosa. La fecha debe escribirse en letra y las palabras “EXPONE” y “SOLICITA”, el tratamiento y el nombre y apellidos del solicitante deben escribirse en letras mayúsculas.

PARTES DE LA INSTANCIA Encabezamiento. Datos personales del solicitante, nombre, DNI, domicilio, etc. Cuerpo. Consta de: Exposición. Aquí redactamos el cuerpo de la instancia. Exponemos los motivos en los cuales basamos la solicitud, precedidos de la expresión “EXPONE QUE….” Solicitud. La cual debe ser clara y concreta, se inicia el texto con la expresión SOLICITA. Terminamos con la localidad, la fecha escrita en letra y la firma. Pie. Tratamiento, nombre, cargo y localidad de la persona a la cual se le dirige la instancia. Se sitúa en la parte inferior del escrito, en mayúsculas y sin margen.

2.3 CERTIFICADOS Comunicación mediante la cual se da fe de que el hecho señalado es verdadero y se tiene constancia de él. Normalmente se redacta en tercera persona y en un papel tamaño folio (DIN A4) y, a veces, en tamaño cuartilla A-5.

PARTES DEL CERTIFICADO Encabezamiento. En el aparece: Nombre, apellidos y cargo de la persona que realiza el certificado; se escribe con mayúsculas. Membrete. Nombre de la empresa u organismo que extiende el certificado. Cuerpo Texto. Se inicia con la expresión “Certifica” Pie Frase de cierre. “Y para que así conste …”, “Y para hacer constar…”, “Y así lo hago constar a todos los efectos…”, etc. Firma y Sello. Dan validez al documento. Visto Bueno. Se sitúa en la parte inferior izquierda y corresponde a la firma de un cargo superior al que firma el certificado. Es requisito indispensable en los organismos públicos.