Gestión de Procesos y Servicios Modelado avanzado (y 2) Gestión de Procesos y Servicios

Introducción

En lecciones anteriores… Modelado básico y avanzado de flujo de control en BPMN Modelado de la perspectiva de datos Modelado básico de la perspectiva de recursos

Modelado avanzado de la perspectiva de recursos En esta lección Modelado avanzado de la perspectiva de recursos Aseguramiento de la calidad de los procesos Calidad sintáctica Calidad semántica Calidad pragmática Métodos de descubrimiento de procesos

Modelado avanzado de la perspectiva organizacional Introducción Modelado avanzado de la perspectiva organizacional

Pools y lanes Los pools y lanes no tienen un significado concreto, pero lo habitual es: Pools: Representan organizaciones / procesos Lanes: Representan roles o departamentos en una organización (nunca personas concretas)

© M. Dumas et al. Fundamentals of BPM, Springer-Verlag, 2013

¿Qué pasa si la asignación de recursos es más compleja? Problemas ¿Qué pasa si la asignación de recursos es más compleja? Dos roles que pueden hacer una misma actividad La persona que hace una actividad tiene que ser distinta a quien la hizo previamente ¿Qué pasa si quiero modelar otras responsabilidades? Ej. Quién puede dar soporte al responsable de una actividad ¿Cómo relaciono los elementos con un modelo organizacional?

¿Qué es un modelo organizacional?

Modelos organizacionales Persona Posición Rol This is an example of organizational model, in which there is a hierarchy of POSITIONS divided into 3 levels. People occupy the positions, and perform different ROLES according to the positions occupied. This model could be associated to a specific ORGANIZATIONAL UNIT, which in this case could the a hypothetical project THEOS.

Relaciones en un modelo organizacional

Cada organización es distinta

Asignación de recursos a actividades The starting scenario for resource specification is a BP model and the organisational model of the company where the process is used, which are represeted by points 1 and 2, respectively. The goal of resource specification in BPs is to establish a link between the two models. Let’s start by delving a bit into the concept of organizational model.

Alternativas Pools y lanes Expresiones de asignación de recursos Forma más comúnmente usada Capacidad de expresión limitada Según BPMN, sólo sirven para organizar los elementos visualmente, pero no para asignar recursos Expresiones de asignación de recursos Forma establecida en BPMN Buena capacidad de expresión No usado muy frecuentemente salvo en BPMS Sin representación visual Matrices RACI Forma usada frecuentemente No soportada en BPMN de forma directa

Expresiones de asignación de recursos Role PhD Student Position THEOS’s PhD Student Role Project Coordinator ¿Cómo definimos estas asignaciones?

RAL: Resource Assignment Language

RAL: Resource Assignment Language HAS POSITION THEOS’s PhD Student HAS ROLE Project Coordinator

RAL: Resource Assignment Language RAL Data RAL AC RAL Core RAL Org

Asignaciones directas a una persona concreta: RAL Core Asignaciones directas a una persona concreta: IS Pepe Expresiones compuestas con AND, OR y NOT NOT IS Juan

RAL Organizacional Asignaciones basadas en roles, grupo, posiciones, capacidades, jerarquía organizacional y comunalidad: HAS ROLE Phd Student HAS POSITION THEOS’s Technician HAS UNIT THEOS Project HAS CAPABILITY 3 years of experience DIRECTLY REPORTS TO THEOS’s Project Coordinator IS REPORTED BY THEOS’s Phd Student SHARES SOME ROLES WITH Juan

RAL Data Añade a las expresiones anteriores la posibilidad de referenciar los datos del proceso sustituyendo un rol, persona, posición o unidad concretos por YY IN DATA FIELD xx, donde: YY es ROLE, PERSON, POSITION o UNIT xx es el nombre de un objeto de datos Ejemplos: IS PERSON IN DATA FIELD Travel Authorization – Traveller HAS UNIT IN DATA FIELD Travel Authorization – Project

RAL AC Añade a las expresiones anteriores la posibilidad de hacer referencia a las personas que han hecho actividades en la instancia actual del proceso sustituyendo un nombre de persona concreto por PERSON RESPONSIBLE FOR ACTIVITY xx, donde: xx es el nombre de una actividad Ejemplos IS PERSON RESPONSIBLE FOR ACTIVITY Submit Paper SHARES SOME ROLE WITH PERSON RESPONSIBLE FOR ACTIVITY Sign Authorization

Matrices RACI RACI Matrix RASCI ROLES R = Responsible A = Accountable S = Support C = Consulted I = Informed

¿Qué conclusiones puedo sacar mirando las columnas de la matriz?

¿Y mirando las filas?

Restricciones adicionales usando RAL Matrices RACI Restricciones adicionales usando RAL

HAS CAPABILITY Experience >= 1 year Matrices RACI HAS CAPABILITY Experience >= 1 year

Calidad en procesos de negocio Introducción Modelado avanzado de la perspectiva organizacional Calidad en procesos de negocio

Calidad en procesos de negocio Sintáctica Semántica Pragmática

La calidad sintáctica se refiere al objetivo de producir modelos de procesos conforme a las reglas del lenguaje de modelado utilizado

La verificación es la actividad que comprueba la calidad sintáctica de un modelo

La corrección estructural está relacionada con los tipos de elementos usados en el modelo y cómo se conectan

La corrección de comportamiento está relacionada con las secuencias potenciales de ejecución definidas © M. Dumas et al. Fundamentals of BPM, Springer-Verlag, 2013

La calidad semántica se refiere al objetivo de producir modelos que estén de acuerdo a la realidad

La validación comprueba la calidad semántica de un modelo comparándole con el proceso de negocio del mundo real

Validez implica que todo lo especificado en el modelo es correcto y relevante al problema

Completitud significa que el modelo contiene toda la información relevante de un proceso

La calidad pragmática se refiere al objetivo de construir un modelo de proceso con una buena usabilidad

La certificación es la actividad que comprueba la calidad pragmática de un modelo de proceso en términos de su entendibilidad y mantenibilidad

El tamaño de los procesos afecta negativamente a su entendimiento, así que: Usa el menor número de elementos en el modelo que sea posible. Descompón en subprocesos modelos con más de 30 elementos o que ocupen más de una página en A4.

Debe existir consistencia entre la estructura visual del proceso y la lógica, así que: Intenta que la lógica del proceso se entienda sólo con ver el diagrama sin necesidad de nada adicional. El layout de los elementos en el proceso es importante. Modela de izquierda a derecha y de arriba a abajo siguiendo la forma en que las personas intuitivamente entienden la línea temporal.

Mal layout vs buen layout © M. Dumas et al. Fundamentals of BPM, Springer-Verlag, 2013

Los nombres de los elementos utilizados en el proceso debe ser homogéneo y lo menos ambiguo posible, así que Sigue las recomendaciones de nombrado de elementos comentadas en clase, especialmente la de Verbo – objeto en las actividades. Fija reglas de nombrado para cada elemento de modelado y los propios modelos Establece un conjunto de nombres, verbos y acrónimos estándar para nombrar objetos y artefactos

El tener una estructura compleja de gateways dificulta el entendimiento del proceso Minimiza el número de flujos de secuencia por elemento. Modela tan estructurado como sea posible. Un modelo es estructurado si a cada split gateway le corresponde un join gateway del mismo tipo. Evita en lo posible los gateways OR porque la combinación de opciones que representan son más difíciles de captar por los usuarios. Si es posible, etiqueta los gateways de decisión exclusiva con una pregunta si/no y etiqueta los flujos de secuencia con “si” y “no”

¿Qué calidad pragmática tiene este modelo? ¿Cómo se podría mejorar? © M. Dumas et al. Fundamentals of BPM, Springer-Verlag, 2013

Descubrimiento de procesos Introducción Modelado avanzado de la perspectiva organizacional Calidad en procesos de negocio Descubrimiento de procesos

El descubrimiento de procesos es una actividad colaborativa Analista de procesos Experto de dominio Habilidades de modelado Alta Limitada Conocimiento del proceso Limitado Alto

Tres métodos de descubrimiento Evidencias Entrevistas Workshops

Ventajas e inconvenientes de cada método Evidencia Entrevistas Workshop Objetividad Alta Media-alta Riqueza Media Consumo de tiempo Media-Baja Inmediatez Baja

Introducción Modelado avanzado de la perspectiva organizacional Calidad en procesos de negocio Descubrimiento de procesos Resumen

Modelado avanzado de la perspectiva de recursos Resumen Modelado avanzado de la perspectiva de recursos Aseguramiento de la calidad de los procesos Calidad sintáctica Calidad semántica Calidad pragmática Métodos de descubrimiento de procesos

Fundamentals of Business Process Management Capítulo 5 Accesible en: http://0-link.springer.com.fama.us.es/book/10.1007/978-3-642-33143-5/page/1 Más información en: http://fundamentals-of-bpm.org/

RAL: Resource Assignment Language Accesible en http://www.isa.us.es/cristal