OFIICINA ASESORAS DE CONTROL INTERNO RESULTADO I CICLO AUDITORÍAS INTERNAS 2006 marzo de 2006 INFORME PARA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

OFIICINA ASESORAS DE CONTROL INTERNO CONTINÚA …..RESULATDO AUDITORÍAS INTERNAS 2006 DEBILIDADES   ALGUNOS FUNCIONARIOS CONTINUAN CON BAJOS NIVELES DE APREHENSIÓN DEL S.G.C.   DEFICIENCIA EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS Y DE MEJORA. OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

OFIICINA ASESORAS DE CONTROL INTERNO RESULTADO AUDITORIAS I CICLO DE 2006 SEGUIMIENTO NO CONFORMIDADES DE ORIGEN 3 Y 4 (AUDITORIAS INTER. Y EXTER. DE CALIDAD) (AUDITORIAS INTER. Y EXTER. DE CALIDAD) FORMULADAS ABIERTAS Orientación11 Enlace11 Macro44 Micro42 Responsabilidad Fiscal00 Gestión Humana10 Recursos Físicos y Fin.00 Gestión Documental32 TOTALES1410 NUEVOSHALLAZGOS TOTAL HALLAZGOS ABIERTOS A LA FECHA 23

OFIICINA ASESORAS DE CONTROL INTERNO ORIENTACIÓN INSTITUCIONAL 1.LOS OBJETIVOS DE CALIDAD NO ESTAN CLARAMENTE ESTABLECIDOS 2. ACTUALIZACIÓN DE LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Ejemplos: Incluir el Comité de seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad, Matriz de comunicaciones y Responsabilidades (a quien se le comunica el resultado de las Auditorias Internas 3. ACCIONES PREVENTIVAS – PLAN DE MANEJO DE RIESGO

OFIICINA ASESORAS DE CONTROL INTERNO ORIENTACIÓN INSTITUCIONAL 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad, así como con la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad, mediante: a) la comunicación a los servidores públicos y/o particulares que ejerzan funciones pública de la entidad acerca de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales, b) la determinación de la política de la calidad, c ) la seguridad de que se establecen los objetivos de la calidad 1.LOS OBJETIVOS DE CALIDAD NO ESTAN CLARAMENTE ESTABLECIDOS 5.4 PLANIFICACIÓN Objetivos de la calidad La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluidos aquellos necesarios para cumplir los requisitos para el producto y/o servicio (véase el numeral 7.1, literal a)), se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la entidad. Los objetivos de la calidad deben ser mensurables y coherentes con la política de la calidad. 2. ACTUALIZACIÓN DE LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Ejemplos: Incluir el Comité de seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad, Matriz de comunicaciones y Responsabilidades (a quien se le comunica el resultado de las Auditorias Internas 3. ACCIONES PREVENTIVAS – PLAN DE MANEJO DE RIESGO

Proceso ENLACE CON CLIENTES SUBDIRECCION DE PARTICIPACION CIUDADNA No se cuenta con el registro denominado "Copia Oficio al Peticionario", que se encuentra establecido en "Procedimiento para la Recepción del Derecho de Petición " - Trámite Oficinas Externas Competentes - de conformidad con la actividad No.64. De igual forma no se pudo evidenciar el registro "Planilla de correspondencia entregada" actividad No. 67. NO SE CUMPLE CON LA PERIOCIDIDAD ESTABELCIDA PARA LE ENVIÓ DE LAS ACTAS DE LOS COMITES DE CONTROL SOCIAL. USAQUEN, SANCRISTOBAL. HALLAZGO QUE CONTINUA ABIERTO. NUEVO HALLAZGO

Proceso MICRO HALLAZGOS QUE CONTINUAN ABIERTOS Los programas de la contratación no se encuentran diligenciados, en lo referente a las actividades adelantadas a julio 26 de 2005, incumpliendo el propósito de los programas según las normas de auditoría generalmente aceptadas. Equipo de Auditoría ante el IDU No se identifican los documentos obsoletos de las copias controladas de los documentos internos del Sistema de Gestión de Calidad, adoptados por Resolución Reglamentaria. UESP.

Proceso MICRO Dirección Sector Servicios Públicos, Recursos Naturales y del Medio Ambiente, Desarrollo Local y Part. Ciudadana, Educación, Cultura, Recreación y Deporte No se encuentran registros de envío de listado de documentos externos a los equipos de auditoría y/o Unidades Locales. En algunas tienen el listado para consulta y un listado de funcionarios de la dependencia, donde se evidencia que no se ha socializado a la totalidad de los mismos. Dirección Sector Recursos Naturales y del Medio Ambiente El registro de socialización del PAD 2006 no corresponde a los solicitados en la matriz de comunicaciones y responsabilidades. Se presenta un listado de funcionarios que no está totalmente firmado. No se evidencian registros de socialización de la caracterización del producto y los procedimientos del proceso de prestación de servicio micro. Dirección Sector Servicios Públicos, Recursos Naturales y del Medio Ambiente, Desarrollo Local y Participación Ciudadana, Educación, Cultura, Recreación y Deporte Algunas actas de reuniones de funcionarios y de Comité Técnico Sectorial no se elaboran en el formato establecido en la Resolución Reglamentaria No. 042 de Así mismo, las actas de mesa de trabajo de algunos equipos no corresponden al formato de la Resolución Reglamentaria 045 de 2005 y no tienen la firma, fecha y hora de recibo por parte del Subdirector y/o funcionarios Subdirección Sector Des. Local y Participación Ciudadana Algunos memorandos de encargo de auditoría de la fase I del PAD 2006 no tienen objetivos subsectoriales. Unidad Local de Usme El equipo de auditoría no tiene la suficiente claridad para la evaluación del sistema de control interno al sujeto de control, en lo que respecta, si aplica la metodología de las 5 fases o la nueva metodología del MECI. Grupo Especial de Investigaciones Forenses GUIFO Al indagar sobre el Plan de Actividades para el 2006, manifiestan no contar con ese instrumento dada la naturaleza de sus funciones. Revisado el Plan de Actividades y Sistema de Medición de la Gestión de la CB 2006, se evidencia que las Actividades 58, 74 y 75 corresponden al Grupo. OBSERVACIONES

SUBDIRECCIÓN PLAN DE DESARROLLO Y BALANCE SOCIAL Y LAS SAS DE GOBIERNO, EDUCACIÓN SERVICIOS PÚBLICOS NO SE HA IMPLEMENTADO EL NUEVO FORMATO DE ACTA. SAS DE SERVICIOS PÚBLICOS, EDUCACIÓN Y GOBIERNO Algunos formatos del plan detallado de trabajo no tienen fecha de aprobación SAS DE EDUCACIÓN Y SALUD Algunos formatos de modificación del PAE no tienen fecha de aprobación del Contralor Auxiliar SAS DE SERVICIOS PÚBLICOS Y GOBIERNO En algunos planes detallados de trabajo demoran su aprobación SAS SERVICIOS PÚBLICOS No han aprobado los planes detallados de trabajo de PROCESO MACRO ACCIONES DE CORRECCIÓN

PROCESO MACRO El archivo no esta adecuadamente organizado, las series y subseries no están definidas de acuerdo con el contenido de cada dependencia. No existen solicitudes recientes para modificación de las tablas de retención documental. El archivo no esta organizado según la tabla de retención documental; en las mismas carpetas se archiva información relativa a otros temas, situaciones que dificultan la ubicación de la información. Se observó que las fechas de planeación del PAE y del PAD no se articulan adecuadamente, por cuanto los insumos que le debe proveer el Proceso Micro al Proceso Macro en algunos casos no llegan con la debida oportunidad para la elaboración de los productos. La planificación y/o publicación del producto INFORMES SECTORIALES y ESTRUCTURALES no esta controlada, lo cual puede ocasionar insatisfacción del cliente, al recibir información dasactualizada. Algunos informes realizados en el 2004 fueron publicados hasta julio del 2005 y otros no han sido publicados. HALLAZGOS QUE CONTINUAN ABIERTOS

OFIICINA ASESORAS DE CONTROL INTERNO GESTIÓN DOCUMENTAL Se evidenció que las Tablas de Retención no han sido ajustadas. Las dependencias han solicitado modificaciones desde la vigencia Lo anterior muestra falta de gestión de la dependencia responsable. El hallazgo continua abierto hasta tanto se ajusten oficialmente. Servicios Administrativos. Se observa conocimiento parcial de los auditados sobre algunos concepto básicos (matriz de descripción de procesos), matriz de responsabilidad y comunicaciones y documentos del S.G.C. (subdirección Servicios Administrativos), evidenciándose que las acciones de corrección implementadas producto del ciclo del PAIC 2005 (Seis reuniones de sensibilización sobre el S.G.C y el proceso de Gestión Documental a 117 funcionarios), no lograron el resultado esperado, igualmente se evidencia que no se ha evaluado la eficacia de las acciones tomadas. A HALLAZGOS ANTERIORES QUE CONTINÚAN ABIERTOS

OFIICINA ASESORAS DE CONTROL INTERNO GESTIÓN DOCUMENTAL HALLAZGOS NUEVOS APOYO AL DESPACHO Se evidencia el uso de documentos sin la debida aprobación establecida en el procedimiento para el Diseño e Implementación de Tablas de Retención Documental Versión 3.0. Se presentó al equipo auditor una Tabla de Retención Documental ajustada que no ha sido aprobada. APOYO AL DESPACHO DIR. ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUB. REC. MATERIALES Y SER. ADMINISTRATIVOS Se evidencia aprehensión parcial de la conceptualización del SGC, por parte de los funcionarios auditados. SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Se encontró que no se cumple con lo establecido en el procedimiento. En la Subdirección de Recursos Materiales se encontró que el archivo documental, es manejado por funcionarios diferentes al responsable incumpliendo el requisito establecido en el procedimiento. En la Subdirección de Servicios Administrativos no se ha asignado mediante memorando como lo establece el procedimiento, el Administrador de Archivo. SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Los funcionarios se trasladan sin realizar la entrega de los archivos y documentos a su cargo, tal como lo establece el procedimiento actividades Nos. 2, 3 y 4. Se cita como ejemplo las áreas relacionadas con contratación, coordinación de transporte y subdirección de Servicios Administrativos.

OFIICINA ASESORAS DE CONTROL INTERNO RESPONSABILIDAD FISCAL Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal Se evidenciaron procesos de responsabilidad fiscal en los cuales el término de prescripción está próximo a vencerse. OBSERVACIONES - RIESGOS

OFIICINA ASESORAS DE CONTROL INTERNO RECURSOS FISICOS Y FINAN. Subdirección de Servicios Administrativos: No se encontró el registro correspondiente al Informe Mensual que debe ser presentado por el Coordinador del área de Transporte al Contralor Auxiliar, sobre la permanencia de vehículos en las noches y fines de semana en el Parqueadero del Edificio de la Lotería de Bogotá; dicho registro está definido en el Procedimiento para el Manejo Administrativo del Parque Automotor. Subdirección de Recursos Materiales: No se encontró el registro “memorando” donde el profesional de la Subd. de Recursos Materiales recibe solicitud para la adquisición de bienes, obras y/o servicios, correspondiente a la actividad No. 4 del procedimiento para compras (7.4.2 Contratación directa con formalidades plenas) NO CONFORMIDAD