UNIDAD II PLANEACION DEL PROYECTO . UNIDAD II PLANEACION DEL PROYECTO

Administración de proyectos QUE TENEMOS QUE HACER….. Identificar o aceptar un proyecto factible (Cliente, recursos y requerimientos claros) Creación de una programación. (Estimar tareas (actividades) y tiempos de una forma adecuada) Reclutamiento y asignación de personal y equipamiento a la programación. (quién, qué, y con qué) Ejecución y seguimiento del progreso. (monitoreo y registro de avances) Comunicación de información del proyecto. (informes a colaboradores, clientes, y todos los afectados) Identificar imprevistos y ajustar la programación al momento de la ejecución. (personal, tiempos, y recursos) * Lo resaltado considero critico en el proceso

PROYECTO DE SOFTWARE UN PROYECTO ENFOCADO EN ESPECIFICAR, ANALIZAR, DISEÑAR, DESARROLLAR, PROBAR Y/O MANTENER LOS COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACION Y LA DOCUMENTACION ASOCIADA

COMO NACE UN PROYECTO DE SW? Ante el surgimiento de un problema, factible a solucionarse con algún sistema de cómputo El cliente lee o escucha acerca de un sistema que considera útil para su organización El usuario requiere corregir algo a algún sistema actual Se requiere una nueva versión del sistema actual (aspectos de obsolescencia) Se desea explotar algún nicho de mercado (innovación)

CICLOS DE VIDA DE UN PROYECTO DE SW Período de tiempo que comienza cuando el producto de SW es identificado y termina cuando el software ya no está disponible para su uso. Típicamente incluye las fases de conceptualizar, definición de requerimientos, diseño, implementación, pruebas, instalación, operación y mantenimiento

MODELOS DE DESARROLLO CASCADA CASCADA Y SUBPROYECTOS ESPIRAL PROTOTIPO EVOLUTIVO PENSAR Y CODIFICAR * Los modelos en negro considérelos variantes de los en azul.

MODELOS DE DESARROLLO CASCADA ESPIRAL PENSAR Y CODIFICAR Una entrega Final ESPIRAL Entregas parciales y progresivas (las entregas parciales pueden ser administradas como una fase del proyecto, o como un proyecto individual con su correspondiente ciclo de vida) PENSAR Y CODIFICAR Con suerte exista entrega

CASCADA

ESPIRAL Determinar objetivos, alternativas y limites Identificar y resolver riesgos Evaluar las alternativas Planificar la primer iteración, realizarla y evaluarla Planificar las siguiente iteraciones, realizarlas y evaluarlas Instalación, operación y soporte

CICLO DE VIDA DE PROYECTOS DE SW Uso de Recursos / Costos Concepción Planeación Implementación Cierre Tiempo Panorama del Proyecto Ejecutar Dirigir y Controlar Planeación y Organización Entrega del Producto

FASES DEL PROYECTO <Panorama del Proyecto> Establecer objetivos FASE I Concepción Establecer objetivos Investigar soluciones Estudiar alternativas Establecer criterios de éxito Acordar entregables con el cliente <Panorama del Proyecto>

FASES DEL PROYECTO FASE II Planeación Plan de Recursos Plan General Personal Alcance Materiales Tiempos Equipos Costos Infraestructura Especificaciones Riesgos Estimar programación Presupuesto Preliminar Aprobación <Organización> <Planeación>

Ejecución / Implementación FASES DEL PROYECTO FASE III Ejecución / Implementación Ejecutar las actividades planeadas Comunicación cliente-colaboradores Liderazgo del Proyecto Motivación de colaboradores Tomar decisiones ante imprevistos Monitoreo Resolver problemas <Ejecutar / Dirigir / Controlar>

FASES DEL PROYECTO Evaluación Final Negociar liberación con el cliente FASE IV Cierre Evaluación Final Negociar liberación con el cliente Reducción progresiva de colaboradores del proyecto Lecciones aprendidas para futuros proyectos <Entrega del Producto>

RECURSOS DEL PROYECTO Personas Equipos Fondos Infraestructura Materiales Información

Cambios a Requerimientos CONCEPTOS BASICOS CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Instalación completa Operación completa Entrega 100% Grado de influencia en Cambios a Requerimientos Avance Decisiones trascendentes Decisión de arranque Se divide en fases para controlarlo Fase 1 Concepto Fase 2 Planeación Diseño Fase 3 Ejecución Fase 4 Pruebas y Arranque

PASOS CRITICOS EN EL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO PANORAMA DEL PROYECTO PROPUESTA DEL PROYECTO EJECUCION DEL PROYECTO LIBERACION DEL PROYECTO

PANORAMA DEL PROYECTO Documento previo a la propuesta del proyecto Documento creado después de la primer entrevista con el cliente Su objetivo es sincronizar a ambas partes (cliente-equipo de desarrollo) sobre las expectativas del proyecto (que ambos entienden claramente los entregables del proyecto). Debe contener la definición inicial de la meta y propósito del proyecto Instrumento de información general para mantener informados a todos los implicados El enunciado que describe los problemas y oportunidades a los que se enfrentara el proyecto. Busca evitar malos entendidos con el cleinte.

ELEMENTOS DE UN PANORAMA DE PROYECTO Descripción del problema / oportunidad Objetivo del Proyecto Requerimientos Funcionales Requerimientos de Operación Criterios de éxito Compromisos (Riesgos) Diagrama general del sistema (opcional)

PANORAMA DEL PROYECTO Descripción del problema / oportunidad En este punto, debemos redactar brevemente la situación detectada (problema / opostunidad) por la cual se desarrolla el proyecto. Considerando que la Administración de Proyectos aplica a cualquier tipo de proyecto, tomemos la planeación de un congreso como ejemplo: La asistencia al “Congreso Anual de Ciencias Computacionales” ha descendido en los tres últimos años. La continuidad en la realización de este evento, depende de que en este año se incremente la asistencia de una manera satisfactoria.

PANORAMA DEL PROYECTO Objetivo del Proyecto Es un enunciado que especifica lo que se desea hacer para solucionar el problema (oportunidad) en cuestión. Es la expresión global del propósito y la dirección hacia la que se encaminarán todos los objetivos específicos y actividades del proyecto. Organizar el “Congreso Anual de Ciencias Computacionales” del presente año, e implementar estrategias para invertir la tendencia descendente en la asistencia.

PANORAMA DEL PROYECTO Requerimientos Funcionales (Obj. específicos) Plantear las acciones macro que debemos hacer para lograr el objetivo del proyecto, veamos los siguientes ejemplos: Seleccionar la sede del congreso que permita una estancia agradable a los asistentes Definir el lugar físico donde se realizará el congreso y la fecha apropiada Definir una temática atractiva para el congreso, identificar e invitar expositores Desarrollar un programa de conferencias y exposiciones atractivo para los profesionistas del área Diseñar y ejecutar un plan de promoción efectivo antes, durante y después del evento Diseñar el plan de atención a asistentes durante el evento

PANORAMA DEL PROYECTO Requerimientos de Desarrollo y Operación Aquí describiremos, de una forma muy general, los requerimientos para llevar a cabo o desarrollar los objetivos. En algunos tipos de proyectos como Desarrollo de Software es necesario indicar los requerimientos para la operación de nuestro producto una vez terminado. Dado que aún no tenemos aprobado el alcance del proyecto, estos requerimientos generalmente son sobre personal, recursos y tiempo estimados, veamos algunos ejemplos: Asignación de un área de trabajo que incluya al menos dos computadoras, impresora de inyección de color doble carta, y una impresora láser. Línea telefónica y acceso a Internet. Al menos dos personas de medio tiempo para acciones administrativas (o una tiempo completo). 50% del recurso económico solicitado al inicio del proyecto y el 50% restante a la mitad del proceso. Disponibilidad del interesado para evaluar propuestas y avances Bitácoras de resultados de los congresos anteriores

PANORAMA DEL PROYECTO Criterios de éxito En este apartado debemos incluir los aspectos a considerar para determinar si el proyecto fracasó o tuvo éxito. Es necesario que desde el inicio del proyecto se defina una lista de criterios contra los cuales se pueda medir el resultado del mismo, veamos los siguientes ejemplos: Al menos tendremos una asistencia de 500 personas Al menos tendremos 3 expositores de renombre internacional Se realizará una encuesta a los asistentes sobre la aceptación del congreso, esperando que al menos un 80% indique que volvería el próximo año Asistencia de al menos el 30% de los profesionistas a los que se les envíe invitación directa al congreso Obtener una utilidad neta de al menos $250,000.00 pesos Incrementar el volumen de asistencia al del mejor año de asistencia en la realización del congreso

PANORAMA DEL PROYECTO Compromisos (Riesgos) En este apartado incluiremos todas aquellas situaciones que alcancemos a detectar que pudieran hacer fracasar el proyecto (ocasionadas por nuestro cliente), y debemos hacerlas saber a nuestro cliente Falta del infraestructura, equipo y personal necesario, generaría la no conclusión del proyecto Inasistencia o tardanza en la evaluación de propuestas y avances, generaría retrasos en el proyecto Falta de información de congresos anteriores, generaría bases no fiables para evaluar los resultados del proyecto

ENTREVISTA CON EL CLEINTE Para elaborar el Panorama del Proyecto necesitamos primeramente interactuar con nuestro cliente. Esto por lo regular lo hacemos mediante una entrevista. En esta entrevista, generalmente nuestro primer contacto con el cliente, debemos ir preparados para dar una apariencia profesional y obtener la mayor información posible para elaborar nuestro panorama del proyecto. En que forma debemos prepararnos? Existen tres fases que debemos atender: antes, durante y después de la entrevista

ENTREVISTA CON EL CLEINTE Antes de la entrevista: Es importante investigar un poco sobre la empresa o institución (giro, tamaño, su competencia, etc.) Es importante saber sobre la jerarquía de la persona que nos atenderá (director de la empresa, administrador, jefe de informática) Debemos preparar una serie de preguntas claves, tales como: Cual es el objetivo por el cual solicitan nuestros servicios? Que producto o servicio requieren de nuestra empresa? Que problemas en especifico desean solucionar Discutiremos mas al respecto en una de las actividades de esta semana Definir como tomaremos nota de la entrevista (grabadora, notas escritas) Definir quien realizara las preguntas, quien tomara notas, o se encargara de grabar la conversación.

ENTREVISTA CON EL CLEINTE Durante la entrevista: Primeramente, llegar temprano y avisar que ya está presente (en ocasiones no nos conocen en persona y es difícil que adivinen quienes somos). Diríjase a recepción o con la primer persona que se atraviese e indíquele quien es y a quien busca. Procure un tono de voz audible y entendible (Olvídese de la timidez, no sirve de nada en estos casos) Cuando se presenten ante la persona de la entrevista, salude de mano indicándole su nombre. Si es mas de una persona no es necesario repetirle su nombre a todas, solo salúdelas (de preferencia de mano). Generalmente el anfitrión inicia la charla. Sino, puede iniciar con frases sencillas como: Estamos a sus ordenes, primeramente nos gustaría conocer un poco sobre las actividades de su empresa (ojo, obviamente si es una empresa que todo mundo conoce (como Telmex, CESPE) omitir esta pregunta)

ENTREVISTA CON EL CLEINTE Durante la entrevista: Durante la sesión debemos ir buscando la manera de abarcar las preguntas que previamente definimos (Antes de la Entrevista) Solicitar recorrer instalaciones y la manera de obtener la información técnica necesaria (HW, SW, documentación, etc.). Al termino de la entrevista debemos indicar que elaboraremos un documento (Panorama del Proyecto) donde especificaremos los puntos vistos en esta reunión. También debemos acordar sobre cuando enviaríamos este documento a nuestro cliente y cuando podríamos tener una segunda reunión para analizarlo. Debemos acordar con quien nos estaremos comunicando en la empresa para el seguimiento del proyecto (en este caso sobre el Panorama del Proyecto).

ENTREVISTA CON EL CLEINTE Durante la entrevista: <QUE NO HACER> Generalmente durante esta primer sesión el cliente nos explicará los detalles del problema que quiere atender, y lo que espera de nosotros. Por nuestra parte le daremos asesoría sobre opciones de solución y factibilidad. Sin embargo las siguientes preguntas de parte del cliente son generalmente inevitables: Como cuanto tiempo creen que se tardara realizar este proyecto? Como cuanto costaría implementarlo? Lo que no debemos hacer es contestar estas preguntas haciendo “Cuentas Alegres”. Es decir, hacer estimaciones sin estar 100% seguro que lo que el quiere es lo que entendimos, o que lo que entendimos es lo que el quiere. (Para eso realizaremos el Panorama del Proyecto y posteriormente una Propuesta con Costos y Tiempos). Lo que debemos hacer es indicarle que el proyecto lo consideran vital o relevante para su empresa, que desean analizar las posibles soluciones y hacer una propuesta bien fundada, la cual deberá incluir claramente los objetivos (entregables) del proyecto y sus respectivos tiempos y costos de desarrollo. Deberán indicar que este proceso no durara mas de 2 semanas, y que las fases serían las siguientes: Panorama del Proyecto (para sincronizar ideas y metas del proyecto) Propuesta final del proyecto (Acuerdos del Panorama del Proyecto + tiempos y costos)

ENTREVISTA CON EL CLEINTE Después de la entrevista: Una vez concluida la entrevista, el equipo de trabajo debe acordar reunirse lo antes posible. Es vital que empiecen a ver alternativas de solución y generen el Panorama del Proyecto lo antes posible. El entusiasmo del cliente es importante, no hay que dejarlo caer. Debemos definir un encargado de redactar la versión inicial del documento y los tiempos en que este será realizado y enviado a los demás participantes del equipo. Deben estar todos de acuerdo con el documento que van a enviar al cliente. Deben definir una persona encargada de comunicarse con el cliente, la cual deberá enviar el Panorama del Proyecto final con copia a todos los involucrados. Generalmente esta persona es el Líder o Responsable del Proyecto (si ya tienen uno en su equipo, perfecto, sino seleccionen a alguien que hará este rol. Posteriormente veremos, cuales son y como obtener, las características de un buen Líder de proyectos). Esta persona debe encargarse del seguimiento de las fases de planteamiento del proyecto y posteriormente de su ejecución.

Ejercicio Mencione un aspecto que hace al Panorama del Proyecto un elemento fundamental en Administración de Proyectos y mencione el porque (Sección de discusión de la unidad II en wikiap). Complemente la lista de preguntas claves para nuestra primer reunión con el cliente (Sección de discusión de la unidad II en wikiap). En forma colaborativa con su equipo de trabajo, realizar el documento “Panorama del Proyecto” para su proyecto del curso. Suba su documento e inclúyalo mediante un enlace en el espacio asignado a su equipo en la sección de Proyectos en wikiap.