Gestión Documental Sage Despachos Campus Técnico Campus DDP FY13 Sesiones: 1 Sara Barranco

Índice Sesión I Bloque I (09:30 a 10:30 Horas) Configuración Inicial   Configuración Inicial Configuración de Empresas Configuración Gestión Documental Capturador de Informes Estructura de Almacenamiento Estructura Principal Creación y configuración de archivadores Creación y configuración de carpetas y subcarpetas.

Configuración Inicial Gestión Documental Sesión I Bloque I Configuración de la Empresa (Alta del módulo) Configuración de Gestión Documental (path de datos) Configuración del Capturador de Informes 1. Crear los Archivadores Definir y crear la estructura de almacenamiento de documentos 2. Crear las carpetas y subcarpetas para organizar los documentos

Configuración de la Empresa (Alta del módulo) Sesión I Bloque I Configuración de la Empresa (Alta del módulo) Para empezar a trabajar con el módulo de GD únicamente tenemos que asignar la aplicación en la Empresa Principal (como norma general la Empresa propia del Despacho). Es una única GD para el global de Empresas.

Configuración de GD – Path Documentos Sesión I Bloque I Configuración de GD – Path Documentos Por defecto en el momento que asignamos la aplicación de GD en la Empresa, se crea en la instalación una nueva ruta donde de archivarán los documentos C:\LOGICERP\DOCS. En la opción de menú “Configuración” se deberá informar el directorio donde se archivarán los documentos físicos que enviemos a la GD. Importante: Si los documentos son comunes para todos o varios usuarios, el directorio debe ser accesible para todos (ruta compartida – permisos) Se aconseja que la ruta informada se corresponda con una carpeta denominada DOCS (Ej: \\SERVIDOR\ … \DOCS) Si en algún momento, se modifica dicho directorio por cambios en la Instalación, se deberá mover de forma manual el contenido del directorio anterior al nuevo, de lo contrario, los documentos anteriormente archivados no se podrán visualizar.

Configuración de GD – Path Documentos Sesión I Bloque I Configuración de GD – Path Documentos ¿Qué datos debemos configurar? El directorio donde se archivarán los documentos físicos. Patrón. Se trata de una serie de Patrones para la búsqueda de documentos. Aquí deberemos informar el patrón a usar por defecto en la Importación de documentos. Ver punto. Clave Genérica. Si queremos que los documentos se generen con la clave indicada. Clave por NIF. Aplicable únicamente documentos de Nómina. Éstos se generarán con la clave correspondiente al NIF del empleado.

Sesión I Bloque I Configuración Capturador de Informes Capturador Informes: Activa un servicio de impresión especial (Sage GDI) que permite al usuario realizar la impresión directa de cualquier documento y su archivo automático en la Gestión Documental. Opciones disponibles desde el Icono Sage GDI Importante: La configuración definida en Sage GDI se guarda en un archivo común para todos los usuarios, que se instala con el entorno genérico y que debe estar ubicado en el directorio compartido del servidor “SageGDI.cfg” Cuando el programa accede a SageGDI crea la impresora virtual “Bandeja Entrada Sage GDI”. Esta impresora se instala automáticamente en la máquina cliente que tiene abierta la sesión. Por ello es necesario que el usuario de Windows que ejecute la opción tenga permisos para la instalación de Impresoras.

Estructura de Almacenamiento GD Sesión I Bloque I Estructura de Almacenamiento GD GESTIÓN DOCUMENTAL X ARCHIVOS PARA CADA ARCHIVADOR X CARPETAS Y SUBCARPETAS

Definir Estructura de Almacenamiento GD Sesión I Bloque I Definir Estructura de Almacenamiento GD Estructura Genérica Por defecto vienen definidos una serie de Archivos. En esta opción encontramos: Recientes: Visualizaremos los 5 últimos archivos consultados. Desde esta opción no podemos crear nuevos archivadores, únicamente acceder al contenido. Todos: Visualizaremos la totalidad de Archivadores. Podemos insertar y configurar nuevos archivadores. Buscar: Permite realizar una búsqueda global de archivos.

Definir Estructura de Almacenamiento GD Sesión I Bloque I Definir Estructura de Almacenamiento GD Recientes Visualizaremos los 5 últimos archivos consultados Acciones Posibles Configurar Auditorías en los Archivos (Ver punto …) Acceder al contenido del Archivador

Definir Estructura de Almacenamiento GD Sesión I Bloque I Definir Estructura de Almacenamiento GD Todos Acciones Posibles Insertar y Eliminar Archivadores Configurar Auditorías en los Archivos (Ver punto …) Informar un Patrón para cada Archivador Acceder al contenido del Archivador

Definir Estructura de Almacenamiento GD Sesión I Bloque I Definir Estructura de Almacenamiento GD Buscar Buscar Archivadores a partir de o a través de la Búsqueda Avanzada personalizando los filtros existentes.

Sesión I Bloque I Creación de Archivadores Definir Estructura de Almacenamiento GD Creación de Archivadores Acceder a GD Ir a la Opción “Todos” Introducir Nombre y Descripción del Archivo Insertar

Definir Estructura de Almacenamiento GD Sesión I Bloque I Definir Estructura de Almacenamiento GD Creación de Archivadores Importante: Cuando creamos un Archivo nuevo, de forma automática se crea una carpeta en el directorio compartido donde se archivarán los documentos físicos

Sesión I Bloque I Creación de carpetas y subcarpetas Definir Estructura de Almacenamiento GD Creación de carpetas y subcarpetas Acceder al Archivador que queremos configurar Por defecto vienen creadas las siguientes carpetas: Indicar nombre carpeta/subcarpeta y su caducidad en su caso. Crear Carpetas y/o Subcarpetas

Índice Sesión I Bloque II (10:45 a 12:00 Horas)   Almacenar documentos en Gestión Documental Introducción al archivo de documentos. Envío de documentos externos a la Gestión documental Almacenar desde la Gestión Documental: Importar un documento Vincular un documento Archivo directo desde las opciones de salida de Sage Despachos Almacenar documentos desde los Centros de información.

Archivo de Documentos Sesión I Bloque II Por defecto los documentos almacenados se archivan en la carpeta “Bandeja de Entrada”. Cuando archivamos un documento se crea un registro en la Tabla “LcDocPdf” con toda la información del documento Físicamente el documento se guardará en el directorio compartido en el “Archivo” correspondiente. Los documentos almacenados en la Bandeja de Entrada se guardan el Archivo “Sistema” por defecto.

Envío de documentos a la GD Sesión I Bloque II Envío de documentos a la GD A través de la Impresora GDI Importar un documento externo Desde la Gestión Documental Desde los Centros Información Desde la Gestión Documental Vincular un documento externo Desde los Centros Información Desde Nómina Enviar Documentos desde Sage Despachos Desde Gestión Interna

Importar un Documento Externo – A través de Sage GDI Sesión I Bloque II Importar un Documento Externo – A través de Sage GDI Imprimir el documento de la forma habitual, seleccionando la Impresora “Bandeja Entrada Sage GDI” Dese el Archivo, podemos seleccionar el documento y moverlo a la carpeta que corresponda para su correcto almacenamiento El Documento quedará archivado en la Bandeja de Entrada y en el directorio correspondiente.

Sesión I Bloque II Importar un Documento Externo – Desde GD Desde el Archivo ir a la opción Documento - Importar Seleccionar el documento a importar El Documento quedará archivado en la Bandeja de Entrada y en el directorio correspondiente. Dese el Archivo, podemos seleccionar el documento y moverlo a la carpeta que corresponda para su correcto almacenamiento

Sesión I Bloque II Importar un Documento Externo – Desde CI Centro Información del Empleado: Indicar el empleado al que deseamos vincular el documento Centro de Información del Cliente: Indicar el Cliente al que deseamos vincular el documento Ir a la opción <Documentos> - Importar Ir a la opción <Documentos> - Importar

Sesión I Bloque II Importar un Documento Externo – Desde CI Seleccionar el Archivo y Carpeta donde deseamos almacenar el documento Seleccionar el documento a importar El Documento quedará archivado en la carpeta seleccionada y en el directorio correspondiente. Si accedemos a las propiedades del documento podremos visualizar que éste está vinculado al empleado o cliente informado.

Sesión I Bloque II Vincular un Documento Externo – Desde GD Desde el Archivo ir a la opción Documento - Importar Seleccionar el documento a vincular El Documento quedará archivado en la Bandeja de Entrada y en el directorio original. Dese el Archivo, podemos seleccionar el documento y moverlo a la carpeta que corresponda para su correcto almacenamiento Cuando vinculamos un documento no realiza una copia física del mismo en el directorio compartido, sino que conserva la ruta original del documento

Sesión I Bloque II Vincular un Documento Externo – Desde CI Centro Información del Empleado: Indicar el empleado al que deseamos vincular el documento Centro de Información del Cliente: Indicar el Cliente al que deseamos vincular el documento Ir a la opción <Documentos> - Vincular Ir a la opción <Documentos> - Vincular

Sesión I Bloque II Vincular un Documento Externo – Desde CI El Documento quedará vinculado en la Bandeja de entrada con la marca de documento vinculado. El documento físico se mantiene en la ruta original. Seleccionar el documento a importar Si además accedemos a las propiedades del documento podremos visualizar que éste está vinculado al empleado o cliente informado.

Sesión I Bloque II Almacenar documentos desde Sage Despachos Nómina Configurar las propiedades de los documentos desde la Consola de Administración: Nómina Documento de Pago Certificado de Retenciones Certificado de Situación Familiar

Almacenar documentos desde Sage Despachos Sesión I Bloque II Almacenar documentos desde Sage Despachos Configurar las propiedades de los documentos desde la Consola de Administración: Gestión Interna Contrato Cliente

Almacenar documentos desde Sage Despachos Sesión I Bloque II Almacenar documentos desde Sage Despachos Configuración:

Almacenar documentos desde Sage Despachos Sesión I Bloque II Almacenar documentos desde Sage Despachos Opciones de salida:

Sesión I Índice Bloque III (12:30 a 13:30 Horas)   Funcionalidades Adicionales de la Gestión Documental Definición de contraseñas en archivadores. Guardar documentos PDF en disco Enviar por correo Crear acciones correo marketing (enlace con el CRM Marketing) Favoritos Agrupar y dividir documentos Patrones de palabras clave Búsquedas Globales de Documentos Auditorías de Documentos Administración Bandeja de Sistemas

Otras Funcionalidades Sesión I Bloque III Otras Funcionalidades

Gracias, formacion.interna.ddp.es@sage.com