Proceso de manejo de documentos Guía para administradores del sistema Visual Software. Enero de 2005 Revisión 1.3 Febrero de 2010 Presentamos un guía detallada del manejo de documentos con el programa Contabilidad Visual.

Documentos Proceso Número de técnico de identificación Búsqueda Bloqueo Conceptos Comandos

Proceso de documentos Lista Tipos Grabación Nuevo Bloqueo Buscar Ordenar Bloqueo Filtro Tipos Clases Conceptos Auto contabilización Grabación Encabezado Inventarios Contabilidad Cotización Nómina

Número técnico de identificación Todo documento genera un número técnico de identificación. Es un número consecutivo único que se incrementa automáticamente cada vez que incluimos un nuevo documento. Por ejemplo el primer documento que grabamos, una factura, llevaría el número uno, si el segundo documento que grabamos es un comprobante de egreso, llevaría el número técnico 2, esta numeración es independiente de la numeración consecutiva de cada tipo de documento. NT Id DOC 1 FC000001 2 CE000001 3 FC000002 4 FV000001 5 FC000003 6 CD000002

Lista de documentos

Control de facturación Tan pronto se ingresa al programa, se verificará que se tenga una autorización de facturación vigente. Si está próxima a vencerse, le informará diariamente la fecha de vencimiento.

Búsqueda Búsqueda de documentos. Para buscar, dé clic en el icono de la lupa de la barra de herramientas. El documento aparecerá siempre y cuando esté dentro del periodo contable que está asignado. La búsqueda es intuitiva, es decir que si usted está dentro de la carpeta de facturas, el programa le solicitará el número de la factura; si está dentro de la carpeta de “c. egreso”, le solicitará el número del comprobante de egreso, y así sucesivamente.

Resultados de búsqueda

Bloqueo y desbloqueo Todos los objetos se pueden Bloquear y desbloquear siempre y cuando se tenga los permisos necesarios para hacerlo. En una lista los objetos bloqueados aparecen en negrita y cuando están desbloqueados aparecen con letra normal En el explorador contable, en la lista de documentos, puede señalar el documento y presionar F12, para desbloquear.

Ayuda y configuración

Configuración de facturación Es posible asignar el valor que ofrece el programa al momento de realizar compras o ventas. En el valor de compra y venta puede seleccionar entre el costo o el valor asignado en la definición del producto. En la venta también puede decidir si toma el costo o el promedio de compra.

Promedio ponderado El costo promedio de la compra y el precio promedio de venta se calculan mediante el método de ponderación; es decir que dependiendo de la cantidad y el precio, varía el promedio. Ejemplos: Cantidad Precio Total 10 1000 10000 15 1200 18000 20 1500 30000 2 2000 4000 Unidades: 47 Total compras: $62000 Promedio: $1319.14

Promedio ponderado: Cantidad Precio Total 10 1100 11000 15 1000 15000 20 1200 24000 2 2100 4200 Unidades: 47 Total compras: $54200 Promedio: $1153.19 Apreciamos aquí que compramos la misma cantidad de unidades, pero a diferentes precios y diferentes porciones. Esto afectó el precio promedio ponderado.

Tipos de documentos Clasificación Conceptos Comodín Grabación Encabezado Movimientos de Inventario Movimientos contables Movimientos de activos Autocontabilización

Tipo de documento Cada tipo de documento lleva su nombre corto, una descripción, un prefijo y un número de secuencia automático. El número de secuencia indica en que numero va la numeración, o sea que el próximo será mas uno.

Clase DC Nombre Descripción AJ Ajustes Ajustes de inflación y otros AM Amortizaciones CB Consignación Consignaciones bancarias CE Comp. Egreso Comprobantes de egreso / recibos caja CI Comp. Ingreso Comprobantes de ingreso CN Nómina Comprobante de pago de nómina CP Comp. Cierre Comprobante de cierre de periodo fiscal DP Depreciaciones FC Compra Compras de mercancías y productos FV Factura Venta Venta de productos DV Devol. Ventas Devolución de ventas DC Devol. Compras Devolución en compras NC Nota Crédito Nota crédito ND Nota Débito Nota débito OD Compr. Inicial Comprobante inicial TR Traslado Remisión de mercancías entre bodegas propias CT Cotización Cotización de mercancías EN Entrada Entrada de mercancías sin factura SA Salida Salida de mercancía sin factura PR Provisiones

Conceptos Cada tipo de documento deberá tener definidos unos conceptos, los cuales agruparán documentos en una carpeta. A cada concepto es factible personalizar su contabilización y otros valores por defecto que se asumirán al momento de incluir un nuevo documento.

Conceptos de documentos

Comodín * En la lista de grupos, el primer ítem que aparece es un asterisco o comodín. En ese grupo podrá consultar todos los elementos que están distribuidos dentro de los otros grupos. En este grupo no es posible crear un nuevo ítem, puesto que solo es de consulta.

Concepto de documento Cada concepto lleva un nombre, una descripción y opcionalmente unos parámetros de auto contabilización.

Jerarquía en los documentos 5 Tipo: ND 0 Concepto: Pago factura 0 Concepto: Pago teléfonos 1 Detalle: Consumo ene. 4 110508 Bco. Nacional 4 120530 Teléfonos 1 Detalle: … 5 Tipo: CE

Comandos Comando Función Nuevo Crea un nuevo documento Eliminar Anula el documento Imprimir Imprime según la vista actual Grabar Graba o actualiza la información Anterior Salta al anterior documento de la lista Siguiente Salta al siguiente documento de la lista Auto contabiliza Genera los movimientos contables según programación Importa Importa documentos

Grabación de documentos Un documento consta de varias partes: Encabezado: Contiene la identificación del documentos, del tercero y las tarifas generales que le afectan o se aplican a sus movimientos. La grabación o actualización se realiza dando clic en el comando de grabación. Cuerpo: Contiene los movimientos de inventarios y contables. Sus movimientos se graba automáticamente al entrar en la lista. Pié: Contiene la parte de resumen de los movimientos, como el balance y totales.

Grabación del encabezado Campo Descripción IdTer Código de identificación secuencial de tercero Fecha Fecha de creación o expedición del documento Concepto Detalle o descripción de la transacción Centro Centro de costo Observaciones Espacio adicional para detalles finales del documento Vence Fecha de vencimiento comercial del documento NumDoc Número del documento original (numero del cheque, de la factura del cliente, de la cotización etc.) Relativo Código de identificación secuencial del documento con el cual se está cruzando o cancelando la transacción Vr Base Cifra básica para la liquidación contable % IVA Tarifa de Iva aplicable en porcentaje % ICA Tarifa de ICA aplicable en porcentaje

Selección de un tercero Cuando ya hemos registrado terceros y deseamos ubicar alguno, se puede dar clic en el nombre para consultar la lista de terceros disponibles.

Selección de un centro global Si se dispone de diversos centros de costo, es posible ubicar alguno, dando clic en el nombre del centro para desplegar la lista de centros disponibles. Este centro se ofrecerá en cada movimiento de inventarios

Tarifas de impuestos En el encabezado del documento, existen unas casillas para indicar las tarifas de impuestos para aplicar globalmente al documento. Estos valores son en porcentaje. Por ejemplo: Iva:16

Valor base En algunos tipos de documentos se puede calcular sus valores contables a partir de un valor base. En el encabezado del documento puede indicar el valor predeterminado para posterior cálculo.

Número de documento origen Cuando la empresa recibe un documento externo, es importante registrarlo. Por ejemplo la ETB nos envía su factura # 483356 y nosotros estamos registrando la compra de las llamadas telefónicas. En el número de documento escribiremos 483356

Número de documento origen Cuando la empresa genera un documento, es necesario llevar un registro del número de la transacción o del cheque. En un comprobante de egreso por ejemplo, escribiremos los cuatro últimos dígitos de la serie del cheque.

Movimientos de inventarios

Registro de inventarios Recordemos que los documentos básicos para el registro de movimientos de inventarios son los siguientes: Tipo Doc Nombre FC Factura de compra FV Factura de Venta DC Devolución de compra DV Devolución de venta EN Entrada de almacén (no tiene efectos contables) SA Salida de almacén (no tiene efectos contables)

Movimientos de inventarios Campo Descripción Idref Número de identificación secuencial del producto Ref Referencia comercial del producto Lista Id de la lista de precios Cantidad Cantidad que entra o sale del producto PSV Precio sugerido de venta Dcto Porcentaje de descuento para ese producto IVA Porcentaje de IVA que se aplicará al producto Centro Centro de costo o bodega del cual se entra o saca Serial Número serial o información adicional descriptiva

Selección de productos Cuando se está grabando movimientos de productos y se desconoce el ID o la referencia del producto, es factible ubicarlo dentro de la lista de productos disponibles, dando clic en el espacio de descripción del producto:

Selección de productos El ingreso de un movimiento de inventarios se puede realizar dando el Id del producto o la Referencia. Esto se puede cambiar dando clic central sobre la casilla de ID o Referencia. El proceso activa o desactiva la casilla.

Aplicación de un movimiento a un centro de costo Cuando se está grabando movimientos de productos, es factible aplicarlo a un centro de costo específico. Puede seleccionar de la lista de centros disponibles, dando clic en el espacio de descripción del centro:

Contabilización de un documento

Detalle de un movimiento contable Campo Descripción Cuenta Código de la cuenta PUC Relativo Número de identificación del documento contra el cual se cruza o se aplica el movimiento contable Tercero Número de identificación del tercero al que se aplica el valor contablemente Centro Número del centro de costo Débito Valor a debitar Crédito Valor a acreditar

Selección de una cuenta del PUC En el proceso de contabilización manual, es posible ubicar una cuenta auxiliar del plan de cuentas de la empresa. Para ello de clic en la descripción de la cuenta para desplegar la lista.

Auto contabilización

Anulación de un documento Un documento no se debe borrar. El programa no lo permite; lo único que permite es anularlo. Para ello se abre el documento y se da clic en la X para anularlo. El programa eliminará todos los movimientos contables y de inventarios y solicitará una razón de porque se está anulando.

Des anular un documento Cuando se ha anulado un documento; en la lista de documentos aparecerá como ‘ANULADO’ y no se podrá acceder a él. Si se desea des anularlo, en la lista de documentos, presione la tecla F10; se le solicitará la clave de instalación para proceder.

Grabación de saldos iniciales. CV no incluye proceso alguno para importar los saldos iniciales de una empresa existente. Este proceso deberá realizarse mediante la inclusión de cada uno de los documentos activos hasta la fecha. Otra opción es grabar un comprobante inicial, el cual arroja los saldos débito y crédito de cada una de las cuentas al final de un periodo contable. Es recomendable grabar el comprobante inicial con fecha de 30 de diciembre del aña anterior; y hacer un comprobante de cierre el 31 de diciembre (recuerde fijar el periodo contable entre el primero de enero y el 31 de diciembre del año que se va ha cerrar). Para el ingreso de inventarios iniciales ha de realizarse por medio de una compra. De igual forma los activos fijos. 

Comprobante de ingreso

Comprobante de egreso

Factura de compra

Factura de compra

Factura de venta

Cambiar periodo fiscal

Cambiar el periodo fiscal Es posible filtrar los movimientos dentro de un periodo de trabajo o de un periodo fiscal. Este período puede ser de un día, semana, mes trimestre o anual. Los movimientos anteriores aparecerán como Saldo anterior. Los movimientos dentro de periodo estarán detallados y los que está posteriores será ignorados.

Cambio de periodo fiscal Otra función del cambio del periodo fiscal, es el de totalizar los saldos tanto contables como de inventarios a las cuentas o grupos de nivel superior. Saldo anterior Débitos Créditos Nuevo Saldo Periodo fiscal Desde Hasta

REPORTES Configuración impresora Clases de reportes Visor de reportes Exportación de reportes

Impresión de reportes CV imprime a través de la interface gráfica de Windows. Asume la impresora que está predeterminada en su equipo. Esta impresora puede ser local o remota, de matriz de puntos, de tinta o laser. Todos los informes están diseñados para ser impresos en papel tamaño carta. Por ello debe asegurarse que su impresora esté correctamente configurada para este tamaño de papel. Asegúsere que no esté configurada como tamaño A4 o tamaño oficio.

Clases de reportes El programa tiene la capacidad de producir reportes de varios tipos, entre ellos los siguientes: Clase Descripción Generales Incluyen información e general del programa, como grupos, tablas de tarifas, plan de cuentas. Auxiliares Auxiliares de contabilidad, como movimientos por cuenta y resumen de documentos Oficiales Agrupa los informes oficiales contables. Inventarios Maneja los informes de productos, clasificación y estado Facturación Informes de compras y ventas de productos Tesorería Informes sobre las cuentas por cobrar y por pagar con terceros Tributarios Informes auxiliares de liquidación y pago de impuestos Control Informes de estado de la base de datos, control de secuencia e integridad de documentos

Visor de reportes

Exportación de reportes En la parte superior del visor de reportes, aparece un botón que al presionarlo invoca el asistente de exportación de reportes. Esta opción no esta disponible mientras el programa está en periodo de demostración.

Destinos de reportes Los reportes se puede exportar a: Una aplicación (aplication) Archivo en disco (disk file) Carpeta de Exchange MAPI (correo electrónico)

Destinos de reportes Un reporte se puede exportar en diferentes formatos: Crystal reports RPT Acrobat reader PDF Explorador de Internet HTML Excel XLS Documento de Word DOC Archivo plano TXT Archivo plano con campos separados por comas CSV