UTILIDAD DE LA HOJA DE CÁLCULO PARA LA EMPRESA Es una herramienta de software de ayuda a la decisión que utiliza fundamentalmente información numérica. Utilidad fundamental: Modelizar un problema que requiere de cálculos numéricos. Creación de fórmulas. Utilización de fórmulas predefinidas: financieras, estadísticas, matemáticas, ... Aplicación a problemas que requieren cuadros interrelacionados: presupuestos de capital, evaluación de inversiones, .... Simulación del tipo “que pasaría si”. Análisis de distintos escenarios de un mismo problema. Obtención de gráficos. Automatización de procesos (macros).

CONCEPTOS GENERALES Una hoja de cálculo es una aplicación informática estructurada en filas y columnas, en cuyas intersecciones (celdas) se pueden introducir textos, números, fórmulas y funciones que permitirán la resolución de modelos o problemas. ESTRUCTURA DE UN LIBRO DE TRABAJO EN EXCEL Introducción de fórmulas o funciones Celda activa Pestañas de hojas

Introducción de datos Creación de fórmulas Texto: Por defecto se alinea a la izquierda Números: Se puede introducir . , y % cuando corresponda. Posteriormente, se puede modificar el aspecto de los datos a partir de la opción FORMATO. Ej: Introducir todos los textos de la PRÁCTICA 1 y los datos iniciales (Rango C9:D12; H9:H12). Creación de fórmulas Se comienza introduciendo el signo = Se utilizan operadores: Aritméticos: +, -, *, /, ^, >, <, >=, <=. Lógicos: Y, O, NO, ..... Ej: Práctica 1: Podríamos poner en E9 =600*427,92. Inconveniente: Sólo sirve para este caso. Verdadera operatividad: Utilizar referencias de celdas. Objetivo: Poder copiar después esta fórmula. Ej: En E9 =C9*D9

=C9*D9 + Copiar fórmulas Tipos de referencias: Relativas: Se ajustan a la posición que ocupen cada momento. Ej: Si en E9 ponemos la fórmula =C9*D9, se traduce por “multiplica la celda que está dos posiciones a la izquierda por la que está una posición a la izquierda”. Al copiar la fórmula a E10, su contenido cambia a =C10*D10 Cómo copiar: =C9*D9 arrastrar + Absolutas: La referencia de la celda permanece invariable, aún cuando la copiemos a otra celda. Ej: Cálculo del importe IVA. Si en F9 ponemos =E9*F6, la primera fórmula sería válida, pero al copiar ya no funcionaría. Fórmula correcta: =E9*$F$6: Los símbolos de dólar dejan invariable la celda F6. Esto es una referencia absoluta.

Copiar fórmulas Funciones Tipos de referencias: Mixtas: Cuando sólo interesa dejar invariable una de las coordenadas de una celda: fila o columna. Se pone el $ sólo en la fila o columna. Otras consideraciones: Si el resultado final de una fórmula no da el formato final: Utilizar FORMATO del menú principal. Ej: Fórmula porcentaje (I9). Práctica 2: Tabla de descuentos Funciones Se trata de fórmulas que ya están predefinidas. Tipos: (Asistente de funciones) Matemáticas y trigonométricas: SUMA, SUMAR.SI, REDONDEAR, .... Lógicas: SI, SI anidadas... Financieras: PAGO, PAGOINT, PAGOPRIN, VNA, TIR, .... Búsqueda y Referencia: BUSCARV, BUSCARH, BUSCAR, .... Estadísticas: CONTAR.SI, CONTAR, PROMEDIO, ...... Estructura de una función: =NOMBRE(ARGUMENTO 1;ARGUMENTO 2, ......ARGUMENTO N) Ej: Práctica 1: Para sumar muchas celdas mejor: =SUMA. En G14: =SUMA(G9:G12). Para indicar de una celda origen a otra de destino se usan los :. Esto es lo que se llama un RANGO.

Cómo se introduce un rango en una función: Escribiéndolo. Seleccionándolo directamente mediante el ratón. FUNCIONES LÓGICAS =SI(PRUEBA_LÓGICA;VALOR_SI_VERDADERO;VALOR_SI_FALSO) Prueba_Lógica: Condición o conjunto de condiciones que puede tomar un valor verdadero o falso. Valor_Si_Verdadero: Valor que devolverá la función cuando la expresión anterior sea verdadera. Puede ser un número, texto, fórmula o función. Valor_Si_Falso: Valor que devolverá la función cuando la expresión anterior sea falsa. Puede ser un número, texto, fórmula o función. Ej. (práctica 3): En F9: =SI(B9>=5;”APTO”;”NO APTO”) Los textos en las fórmulas se deben incluir entre comillas.

OPERADORES LÓGICOS Cuando dentro de la prueba lógica se quieren enlazar varias condiciones se utilizan operadores lógicos. Tipos: Y (CONDICIÓN 1;CONDICIÓN 2; .....;CONDICIÓN N) Se utiliza cuando queremos que todas las condiciones sean ciertas para que el resultado de la prueba lógica sea verdadero. Si no se cumple alguna condición el resultado final será falso. ¿Cómo se introduce en la función SI?. =SI(Y(CONDICIÓN 1;CONDICIÓN 2; ...;CONDICIÓN N);VALOR_SI_VERDADERO;VALOR_SI_FALSO) Ej: Práctica 3: ¿Qué expresión pondría en G9?. O (CONDICIÓN 1;CONDICIÓN 2; .....;CONDICIÓN N) En este caso basta con que una de las condiciones sea verdadera para que el resultado final también lo sea. La introducción sigue el mismo formato que con el operador Y. Ej: Práctica3: ¿Qué expresión pondría en H9?.

FUNCIONES SI ANIDADAS Cuando sea necesario evaluar varias funciones SI en una misma expresión podemos enlazarlas entre si. Se suele utilizar cuando la preuba_lógica puerde tomar más de dos valores. SI(PRUEBA_LÓGICA;VALOR_SI_VERDADERO;SI(PRUEBA_LÓGICA;VALOR_SI_VERDADERO;SI(PRUEBA_LÓGICA;VALOR_SI_VERDADERO; ..........VALOR_SI_FALSO))) Ej: Fórmula I9. Se pueden combinar los operadores lógicos con las funciones SI anidadas. En este caso la expresión sería: SI(Y(CONDICIÓN1;CONDICIÓN2;....;CONDICIÓNN);VALOR_SI_VERDADERO;SI(PRUEBA_LÓGICA;VALOR_SI_VERDADERO;SI(PRUEBA_LÓGICA;VALOR_SI_VERDADERO; ..........VALOR_SI_FALSO))) Ej: Expresión J9. Tenga en cuenta que a veces las expresiones se pueden reducir comenzando por evaluar la condición más excluyente. Siempre interesa expresiones más cortas. Ej: J9. En la PRUEBA_LÓGICA se pueden incluir funciones o fórmulas creadas por el usuario. Ej: La celda K9 en la práctica 2. Se utiliza la función PROMEDIO. Para repasar las direcciones absolutas y relativas y las funciones lógicas: Práctica 4

FUNCIONES FINANCIERAS AMORTIZACIÓN DE PRÉSTAMOS (MÉTODO FRANCÉS) =PAGO(Tasa;Nper;Va;Vf;Tipo) Calcula el pago o anualidad constante de cada periodo de amortización. Tasa: Tipo de interés por periodo del préstamo. Nper: Número total de pagos del préstamos. Va: Valor actual del préstamo. Vf: Valor opcional. Saldo que desea obtener después de efectural el último pago. Por defecto es cero. Tipo: Si no indicamos nada se entiende que el pago es al final del periodo (0). Si incluimos un 1 se entiende que es al comienzo del periodo. Ej: Práctica 5: ¿Cómo calcularía el pago en la celda G12?. =PAGOINT(Tasa;Periodo;Nper;Va;Vf;Tipo) Calcula los intereses que se pagarán en cada periodo Periodo: Es el periodo para el que se está calculando los intereses. Se puede utilizar esta función o pensar en una fórmula que calcule los intereses. Hacerlo en práctica 5. Celda D12.

FUNCIONES FINANCIERAS =PAGOPRIN(Tasa;Periodo;Nper;Va;Vf;Tipo) Calcula el pago correspondiente al principal o cuota de amortización financiera. También puede calcularse a partir de una fórmula. Práctica 5. Celda E12. Ejercicio: CREAR EL RESTO DE FÓRMULAS PARA LA PÁCTICA 5 AMORTIZACIÓN DE PRÉSTAMOS (CAPITAL AMORTIZADO CONSTANTE) Para esta modalidad de préstamos no existen funciones predefinidas. Hemos de hacerlo con fórmulas. Práctica 6: Crear las fórmulas necesarias para este cuadro de amortización Práctica 7: Combinar funciones financieras con funciones lógicas.

FUNCIONES FINANCIERAS FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA =VNA(Tasa;Valor1;Valor2;.....) Devuelve el valor neto actual de una inversión a partir de una tasa de actualización y unos flujos de caja. Tasa: tasa de descuento o actualización. Valor: Flujos de caja que se dan al final de cada periodo. Práctica 8: Cálculo del VAN de dos formas: Actualización de los flujos de caja. Utilización de la función VNA FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA =BUSCARV(Valor Buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_de_columna;Ordenado) Busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve el resultado que corresponda al número de columna que le indiquemos. La tabla ha de estar ordenada de forma ascendente.

FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA Argumentos de la Función Buscarv: Valor Buscado: Valor que que se ha de buscar en la matriz. Matriz_buscar_en: Se introduce indicando primera celda:última celda de la matriz, incluyendo los valores buscados. Indicador_de_columna: Se indica el número de columna que corresponde al resultado que queremos obtener. Las columnas se numeran de izquierda a derecha. Ordenado: Este argumento puede tomar dos valores: Falso: Busca en la matriz el valor exacto. Verdadero: Permite buscar valores aproximados. Útil cuando buscamos dentro de intervalos. Para que funcione esta opción la tabla debe estar ordenada. Inconvenientes de esta función: No se pueden obtener resultados que estén a la izquierda de la columna donde están los valores buscados. Práctica 9: ¿Cuáles serían las funciones que pondrías en las celdas C12 y D12?. =BUSCARH(Valor Buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_de_fila;Ordenado) Funciona de forma similar a Buscarv, sólo que busca por filas. Práctica 9: ¿Cuáles serían las funciones que pondrías en las celdas C20 y D20?.

FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA =BUSCAR(Valor_Buscado;Vector_de_Comparación;Vector_Resultado) Con está función es indiferente la columna o fila donde estén colocados los valores buscados. Vector_de_Comparación: Es el rango que indica la fila o columna de la matriz donde están los valores buscados. Vector_Resultado: Rango que indica la fila o columna de la matriz donde se encuentran los resultados. Ventajas sobre Buscarv: Se puede obtener resultados que estén a la izquierda de los valores buscados. Inconvenientes: Para que funcione la búsqueda aproximada los valores que introduzcamos en la tabla deben estar ordenados. Práctica 10: Búsqueda de valores exactos: Función Buscar. Práctica 11: Búsqueda de valores aproximados. Práctica 12: Combinar fórmulas con funciones de búsqueda.

OTRAS FUNCIONES =REDONDEAR.MAS(Número;Número_de_decimales) Redondea un número por exceso, esto es, en dirección contraria a cero. Número: valor que se quiere redondear. El número puede provenir de una función o fórmula. Número de decimales: Si se omite este valor o se pone cero, se redondea al número entero inmediatamente superior. Práctica 12b: Sólo varia en relación a la 12 en el redondeo del valor de las dietas. Otras variantes: =REDONDEAR.MENOS(Número;Número_de_decimales) Redondea a un número por defecto, esto es, en dirección a cero. =REDONDEAR(Número;Número_de_decimales) Redondeo lógico al número de decimales que indiquemos .

OTRAS FUNCIONES Práctica 13: Funciones de búsqueda y direcciones mixtas =CONTAR.SI(Rango;Criterio) Cuenta dentro de un rango de celdas aquellas que cumplan con una condición o criterio. Rango: Conjunto de celdas en las que se quiere contar. Criterio: Condición que puede aparecer en forma de número, texto o expresión y que determina qué celdas deben contarse. =SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango suma) Suma las celdas que cumplen con una determinada condición o criterio. Rango: Conjunto de celdas para las que se evalúa el criterio. Criterio: Tiene el mismo significado que en la función anterior. Rango_suma: Corresponde a las celdas que se van a sumar. Si no se indica nada se suman las celdas incluidas en el rango. Práctica 14: Funciones CONTAR.SI y SUMAR.SI

UTILIZACIÓN DE VÍNCULOS Consiste en conectar (vincular) distintas hojas entre si a través de fórmulas de referencia externa, esto es, fórmulas que hacen referencia a celdas situadas en otra hoja de cálculo. Utilidad: dividir un modelo grande o complicado en otros más sencillos que realicen cada uno su propia tarea. Cuando se utilizan vínculos es conveniente cambiar el nombre de las distintas hojas que intervienen en el modelo. (FORMATO, HOJA, CAMBIAR NOMBRE) =NOMBRE DE LA HOJA!CELDA Práctica 15: Utilización de vínculos: Poner a las cuatro primeras hojas los siguiente nombres: Cataluña, Andalucía, Madrid y Trimestre1. Introducir los datos iniciales en las hojas: Cataluña, Andalucía y Madrid. Crear en la hoja Trimestre1 la fórmula para las ventas del primer trimestre y del artículo A de Cataluña y arrastrar la fórmula para obtener los resultados correspondientes a los artículos B, C y D. Hacer lo mismo para las regiones de Andalucía y Madrid. NOTA: Si para llevarnos los datos de la hoja Cataluña a la hoja Trimestre1 utilizamos la opción COPIAR y PEGAR, cuando cambiemos los datos de la hoja Cataluña no se actualizarán en la hoja Trimestre1

Naturalmente podemos crear todo tipo de fórmulas que incluyan datos que están en hojas distintas. Ej: Práctica 16: Creación de un modelo para gestionar un videoclub (Combinación de vínculos con las funciones Buscarv, Contar.si y Sumar.si ANÁLISIS HIPOTÉTICO Una de las utilidades fundamentales de la hoja de cálculo es hacer análisis del tipo: ¿qué pasaría si.....?. Este tipo de análisis se puede hacer de varias formas: Manual: Se introducen los valores en las celdas de entrada y se observan los resultados de las celdas que contienen fórmulas. Tabla de datos: Consiste en crear una tabla que contenga tanto las celdas cambiantes como los resultados. Posibilidades: Tabla de datos de una entrada: Se muestran los resultados de varias fórmulas en función de los valores de una celda. Tabla de datos de dos entradas: Permite observar la variación en una fórmula a partir de los cambios en dos celdas de entrada. Escenario: Permite obtener informes en los que se pueda observar la variación en distintos resultados a partir de varias celdas de entrada (hasta 23).

Tabla de datos con una sola entrada Práctica 17: Cambios en pago total, intereses y pago mensual ante variaciones en el tipo de interés nominal Introducir datos iniciales. Crear fórmulas de resultados. Preparar tabla Introducir las fórmulas en E5, F5 y G5. Completar la columna de tipos de interés (D5 a D12). Marcar rango G5 a D12 DATOS, TABLA

Tabla de datos con dos entradas Supongamos que para el mismo ejemplo anterior quisiéramos obtener una tabla que nos muestre cómo variarían los pagos, ante cambios en el tipo de interés y en el número de pagos anuales (Práctica 18)

Escenarios Ahora bien, si queremos obtener un informe en el que se nos muestre lo que pagaríamos por período, los pagos totales y los intereses totales, ante variaciones en el importe del préstamo, tipo anual, número de pagos y número de años, no podríamos utilizar las tablas Solución: Crear escenarios para cada caso. Vamos a tomar la práctica 5 como plantilla para diseñar la práctica 19. 1) Crear el escenario: HERRAMIENTAS, ESCENARIO, AGREGAR

2) Introducir valores para cada celda cambiante 3) Obtener un resumen de cada escenario: Para este punto te pedirá cuáles son las celdas resultantes

Podríamos mejorar el modelo anterior, si a las celdas cambiantes y de resultados les damos un nombre: INSERTAR, NOMBRE, DEFINIR

Práctica 20: Escenarios, vínculos y función SI

ANÁLISIS HIPOTÉTICO INVERSO Consiste en encontrar el valor de una o más celdas de entrada que hacen que se de un determinado resultado en las celdas dependientes. Herramientas posibles: Buscar objetivo: sirve para determinar el valor que se requiere en una celda de entrada para obtener el resultado deseado en una celda dependiente (fórmula). Solver: en este caso se determinan los valores requeridos en varias celdas de entrada para obtener el resultado deseado, además permite añadir restricciones. BUSCAR OBJETIVO Práctica 21: A partir de los datos iniciales del préstamo, se obtienen las fórmulas de pago. A continuación, suponga que el usuario se plantea lo siguiente: ¿si pudiera pagar 400 euros al mes, qué capital podía pedir prestado?

OPTIMIZACIÓN MEDIANTE SOLVER Nos valdremos del ejemplo de la práctica 22 Proceso a seguir: Preparar la hoja de cálculo con los valores y fórmulas necesarios. Acceder al cuadro de diálogo de Solver e introducir los datos para la celda objetivo, celdas cambiantes y restricciones.

OTRAS UTILIDADES DE LA HOJA DE CÁLCULO CREACIÓN DE GRÁFICOS La hoja de cálculo también es una potente herramienta de creación de gráficos, los cuales son creados a partir de los datos introducidos en las hojas. Ejemplo: Creación de un gráfico a partir de los datos de amortización de un préstamo. (Práctica 5). Abrir la práctica 5 y marcar los datos a representar en la hoja de cálculo. INSERTAR GRÁFICO. Accedemos a un asistente de gráficos en el que tendremos que elegir: tipo de gráfico, si queremos que se representen por filas o por columnas y títulos del gráfico. Finalmente, elegimos si lo queremos en la misma hoja o en una hoja aparte. Una vez que el gráfico se incrusta en la hoja, podemos modificar sus distintas opciones para mejorar su presentación. Práctica 23: Crear un gráfico a partir de los datos de la práctica 5.

OTRAS UTILIDADES DE LA HOJA DE CÁLCULO PROTECCIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO Una vez que hemos creado un modelo de hoja de cálculo sería conveniente bloquear aquellas celdas que contienen fórmulas y que, por tanto, no queremos que sean modificadas. Procedimiento: Marcar aquellos datos que tienen que variar, esto es, datos iniciales. Entrar en FORMATO, CELDAS, PROTEGER. Desactivar el atributo de bloqueado. Proteger toda la hoja: HERRAMIENTAS, PROTEGER, HOJA (la contraseña es opcional). Probar que la protección es correcta, esto es, que los datos iniciales se pueden modificar mientras que las fórmulas no. Práctica: Proteger la hoja de la práctica 5. MACROS Son programas que permiten definir una serie de instrucciones sobre la hoja de cálculo.

OTRAS UTILIDADES DE LA HOJA DE CÁLCULO Utilidad: automatizar la ejecución de operaciones en la hoja de cálculo En Excel se puede llegar a programar macros utilizando el lenguaje Visual Basic, pero existe otro procedimiento más sencillo: Pasos a seguir: Definición de la macro Plantear que queremos que haga la macro. Ej: Sobre la práctica 16 (videoclub) vamos a crear una macro que borre los datos iniciales de la hoja RETIRADA. Definir la macro: HERRAMIENTAS, MACRO, GRABAR NUEVA MACRO. En esta ventana de diálogo dar un nombre a la macro y elegir si se grabará en este libro o en uno nuevo. Una vez introducidos los valores anteriores aparecerá un botón para indicarnos que estamos en modo grabación. Realizar manualmente las acciones que queremos que queden grabadas en la macro. A continuación elegir en el menú de HERRAMIENTAS MACROS, la opción DETENER GRABACIÓN. Ejecución de la macro. Elegir HERRAMIENTAS, MACRO, MACROS y seleccionar la macro grabada. Para evitar que cada vez que se quiera ejecutar la macro tengamos que entrar en las opciones anteriores, se puede crear un botón y asignarlo a la macro anterior.

OTRAS UTILIDADES DE LA HOJA DE CÁLCULO Proceso: VER, BARRA DE HERRAMIENTAS, CUADRO DE CONTROLES. Elegir botón. Dibujar el botón y asignarle la macro que le corresponda. Modificar el texto que queremos que contenga el botón. Ej: Práctica 24: Crear para la hoja RETIRADA un botón que ejecute la macro anterior y que contenga el texto LIMPIAR DATOS DEL MES.