MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de Colombia Proyecto Modernización de Secretarías de Educación Implantación del Sistema de Información de Recursos Humanos para Secretarías de Educación Febrero - 2008 MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de Colombia

LO CONTRACTUAL Objeto: Suministrar un software de apoyo a los procesos de gestión de recursos humanos para las Secretarías de Educación y prestar los servicios de consultoría especializada para ajustar, migrar datos, implantar y dar soporte al software suministrado. Nro Secretarías: 67. Plazo: 14 Meses. Fecha de Inicio: 16 de octubre de 2.007 Contratista: Soporte Lógico Ltda. Interventoría: DIA Ltda. 33 % 30 %

LO CONTRACTUAL Licitación Pública LP – MEN – 14 DE 2007 resultando elegido Soporte Lógico Ltda, quien cumpliendo los requisitos mínimos ofreció una herramienta con un nivel de cubrimiento de los requerimientos del sector educativo superior al 85% lo cual redunda en menores tiempos de inicio en producción con las Secretarías de Educación. Se indicaba implantar en primer lugar el módulo de administración de nómina y planta de personal en las 15 SE cuyo software de nómina se contrató en modalidad de arriendo, con el fin de no incurrir en mayores costos y para afinamiento de metodologías de implantación, por cuanto se contaba con una fuente de datos con la misma estructura.

VISIÓN Cualitativo Gerencia de RRHH Cuantitativo Procesos repetitivos Procesos de verificación Alta demanda en tiempo para preparar informes Vulnerabilidad de los procesos Por qué nómina y planta de personal primero, cuantitativo cubierto (procesos repetitivos, verificación, alta demanda en tiempo para preparar informes, saber quienes tienen derecho a un pago, alto impacto en las finanzas del sector educativo, la experiencia indica que más del 70% del tiempo se dedica a estos procesos). Una vez resueltos estos problemas, se puede hacer un proceso de gerencia de RRHH (cualitativo) al liberar tiempo para que los funcionarios se dediquen a procesos de desarrollo, carrera y bienestar de funcionarios y docentes. Depurado lo cuantitativo se pueden generar planes de carrera, formación de docentes, generar insumos para realizar procesos de mejoramiento de cobertura y calidad. ¿Quienes son? ¿Cómo se les paga? ¿Dónde están? Cuantitativo

PREMISAS Para los módulos de administración de nómina y planta de personal una implantación tipo se demora aproximadamente 6 meses, para las SE se tiene la meta de 2 meses. El tiempo es crítico y se decidió implantar primero las SE con arriendo, las SE con mayores necesidades, SE con mayor interés y zonificación geográfica. Capacitaciones centralizadas e intensivas con el objetivo de poner en producción la nómina 7 de las 22 SE ya implantadas son de tamaños comparables al de las 25 empresas más grandes del país.

PREMISAS NORTE SANTANDER MAGDALENA CALDAS, CARTAGENA CHOCO GUAJIRA

PREMISAS Modelo incremental de implantación con el fin de permitir adquirir una curva de aprendizaje adecuada para ampliar la capacidad operativa del equipo del proyecto. Para los demás módulos de Recursos Humanos se decidió implantar en grupos de SE utilizará una estrategia de zonificación geográfica para permitir la creación de grupos de apoyo que mejoren los tiempos de implantación

OBJETIVO Poner al servicio de las Secretarías de Educación el sistema de RRHH logrando su utilización masiva y autónoma por parte de la SE.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Administrar integradamente la información del personal de las Secretarías de Educación diferenciando las fuentes de financiamiento, ubicaciones, cargos, regímenes, etc. Realizar una eficiente planeación, ejecución y control de los recursos financieros destinados al pago de la nómina. Apoyar el manejo eficiente y oportuno de la información para mejorar los servicios que las Secretarías prestan a sus docentes y funcionarios administrativos. 1.5 Objetivos ¿Cuáles son los objetivos Misionales y Operativos que persigue el proyecto? -identifique cada uno por separado en la medida en que sea posible- Qué es lo que se pretende alcanzar con el proyecto –tanto a nivel misional como operativo-? **Enunciar tanto objetivos generales como específicos. **Categoría Misional: se refiere a los temas directamente asociados al negocio de la entidad, o a los que son considerados de orden estratégico por ser críticos para la competitividad de la organización. **Categoría Operativa: se refiere a los temas administrativos y de soporte de la entidad pero que aunque son de importancia para el manejo de la organización no son las tecnologías con las cuales se espera alcanzar las metas estratégicas. Se incluyen herramientas y soluciones de trabajo tipo ERP y administrativas en general.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Facilitar la producción y entrega de información al MEN, a los entes de control, fondo prestacional, terceros y otros. Agilizar los procesos de liquidación de nómina de tal manera que no presenten demoras en el pago, implicando mejorar la situación de las áreas de nómina, disminuyendo los esfuerzos destinados a generar la liquidación mensual. Apoyar directamente los procesos de mejoramiento de calidad de la información y normalización de planta de personal. 1.5 Objetivos ¿Cuáles son los objetivos Misionales y Operativos que persigue el proyecto? -identifique cada uno por separado en la medida en que sea posible- Qué es lo que se pretende alcanzar con el proyecto –tanto a nivel misional como operativo-? **Enunciar tanto objetivos generales como específicos. **Categoría Misional: se refiere a los temas directamente asociados al negocio de la entidad, o a los que son considerados de orden estratégico por ser críticos para la competitividad de la organización. **Categoría Operativa: se refiere a los temas administrativos y de soporte de la entidad pero que aunque son de importancia para el manejo de la organización no son las tecnologías con las cuales se espera alcanzar las metas estratégicas. Se incluyen herramientas y soluciones de trabajo tipo ERP y administrativas en general.

7.5 millones de alumnos 275 mil funcionarios 21.400 Instituciones GRUPO OBJETIVO 67 SE 7.5 millones de alumnos 275 mil funcionarios 21.400 Instituciones 1.6 Alcance ¿Qué impacto tanto misional como operativo genera el proyecto en la entidad? ¿Cuál es el grupo objetivo –cliente- al que apunta el proyecto? ¿Cómo se verá beneficiado el cliente del proyecto? ¿Cuál es el impacto sobre los contratos vigentes en la entidad? ¿Cuál es el impacto sobre los contratos nuevos en la entidad

Bienestar y Capacita -ción Administra-ción de Carrera EL SISTEMA DE INFORMACIÓN SIMAT Alumnos EE Seguridad Parámetros EE Reportes SIGCE Planta de Personal Nómina Historias Laborales Actualización de base de datos Certificaciones laborales Definición y Modificación de Planta Administración de Novedades de Administración de novedades Liquidación de nómina Certificaciones salariales SINEB SE PPTO y TES FOMPREMAG Selección e Inducción Bienestar y Capacita -ción Administra-ción de Carrera Inscripción Ascenso Evaluación de desempeño Capacitación y Bienestar Concursos docentes y administrativos Nombramiento de personal Inducción de personal MEN DAFP CNSC OTROS

PLAN DE PROYECTO PLANEACIÓN PARAMETRIZACIÓN SUMINISTRO MIGRACIÓN CAPACITACIÓN PUESTA EN PRODUCCIÓN INSTALACIÓN SOPORTE 13

Suministro del Software ESTRATEGIA DE PROYECTO Oct Nov Dic Ene Feb Mar Planeación Suministro del Software Instalación Parametrización Magdalena Norte de Santander Meta Guainía San Andrés Itagüí Piloto 6 SE Migración Capacit. Soporte Gestión del Cambio

Suministro del Software ESTRATEGIA DE PROYECTO Oct Nov Dic Ene Feb Mar Planeación Suministro del Software Instalación Parametrización Magdalena Norte de Santander Meta Guainía San Andrés Itagüí Chocó Quibdó La Guajira Uribia Primer Bloque 10 SE Migración Capacit. Soporte Gestión del Cambio

Suministro del Software ESTRATEGIA DE PROYECTO Feb Mar Abr May Jun Jul Suministro del Software Instalación Parametrización Caldas Pasto Turbo Cartagena Villavicencio Casanare Girón Tumaco Tuluá Magangué Vichada Barrancabermeja Segundo Bloque 12 SE Migración Capacit. Soporte Gestión del Cambio

Suministro del Software ESTRATEGIA DE PROYECTO Feb Mar Abr May Jun Jul Suministro del Software Instalación Parametrización Tolima Boyacá Cartago Risaralda Quindío Manizales Florencia Caquetá Tercer Bloque 8 SE Migración Capacit. Soporte Gestión del Cambio

Suministro del Software ESTRATEGIA DE PROYECTO Feb Mar Abr May Jun Jul Suministro del Software Instalación Parametrización Sogamoso Fusagasugá Girardot Soacha Cuarto Bloque 4 SE Migración Capacit. Soporte Gestión del Cambio

Suministro del Software ESTRATEGIA DE PROYECTO Feb Mar Abr May Jun Jul Suministro del Software Instalación Parametrización Bucaramanga Floridablanca Buenaventura Cali Palmira Armenia Valledupar Cesar Quinto Bloque 8 SE Migración Capacit. Soporte Gestión del Cambio

ESTRATEGIA DE PROYECTO May Jun Jul Ago Sep Oct Instalación Parametrización Neiva Huila Putumayo Nariño Cauca Bello Envigado Maicao Sexto Bloque 8 SE Migración Capacit. Soporte Gestión del Cambio

ESTRATEGIA DE PROYECTO May Jun Jul Ago Sep Oct Instalación Parametrización Ibagué Cundinamarca * Valle del Cauca * Pereira Dosquebradas Córdoba Montería Séptimo Bloque 7 SE Migración Capacit. Soporte Gestión del Cambio

ESTRATEGIA DE PROYECTO May Jun Jul Ago Sep Oct Instalación Parametrización Antioquia Atlántico Barranquilla Bolívar Sincelejo Sucre Sahagún Lorica Octavo Bloque 8 SE Migración Capacit. Soporte Gestión del Cambio

PROCESO DE IMPLANTACIÓN FASE I SOLICITUD DE INFORMACIÓN A SECRETARIAS ANÁLISIS Y DEPURACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECIBIDA TALLER TEÓRICO PRÁCTICO DE LA INFORMACIÓN MIGRADA IMPLANTACIÓN DE LA FASE 1

1. Estructura Datos Requerida 2. Estructura Organizacional SOLICITUD DE INFORMACIÓN A SECRETARÍAS 1. Estructura Datos Requerida 2. Estructura Organizacional 4. Otros Documentos 3. Cartilla de Parametrización

ANALISIS Y DEPURACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECIBIDA Análisis y Depuración de Información previa a la migración Migración Revisión datos migrados y hallazgos

INSERCIÓN DE NOVEDADES TALLER TEÓRICO - PRÁCTICO INSERCIÓN DE NOVEDADES PRENÓMINA NÓMINA Y REPORTES PARALELO

VENTAJAS Y BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIÓN FASE I ORGANIZACIONALES NORMATIVAS 1. Depuración Planta de Personal 1. Conceptos de Ingreso, aporte y deducciones de ley. 2. Ajustes a la Estructura Organizacional 2. Cargos y grados 3. Establecimientos Educativos 3. Manejo integrado de los procesos de Gestión de Recursos Humanos 4. Tablas Generales: Codificación DANE Información Súper bancaria Ministerio de Protección Social Resolución 166 4. Costeo de Estructura aprobadas y/o proyectadas

HALLAZGOS FASE I PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS INTERPRETACIÓN DE LA NORMA 1. Dispersión de nomina a través de terceros NO Bancarios 1. Horas Extras (Recargo Nocturno a Docentes, Asignación a cargos Directivos Limite de horas que se sobrepasan en Administrativos. 2. Nombramientos y encargos no procedentes 2. Reconocimiento adicional a cargo Directivos. Asignación sin sustento legal Variación del porcentaje de asignación 3. Proceso de Homologación inconcluso 4. Excedentes frente a planta autorizada 3. Vacaciones: Pagos proporcionales a docentes, pago de vacaciones sin fechas de disfrute. 5. Tipo de Vinculación no adecuada 6. Información de fondos incompleta 4. Vulneración del mínimo legal por descuentos. 7. Docentes sin afiliación a F.P.M.

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