INTRODUCCION Las Normas Técnicas Colombianas, tienen como objetivoprincipal crear herramientas que faciliten la gestióndocumental en las empresas oficiales privadas, con el fin desimplificar y organizar la presentación y el manejo de suscomunicaciones.Las Normas deben verse como guías flexibles que permitan suadaptación a las necesidades y características de cada empresa y a su vez, contribuyan a la disminución de tiempos y costos conbuena calidad.La NTC 3393, fue ratificada por el Consejo Directivo el 21 deAgosto de 1996. Esta norma esta sujeta a ser actualizadapermanentemente con el objeto de que corresponda en todomomento a las necesidades y exigencias actuales.

¿ QUE ES UNA CARTA? Papel escrito, y ordinariamente cerrado, que una personaenvía a otra para comunicarse con ella. ¿ QUE ES UNA CARTA COMERCIAL?¿ QUE ES UNA CARTA COMERCIAL? Comunicación escrita que se utiliza en las relacionescomerciales entre empresas o personal naturales;igualmente, en las relaciones entre las empresas y susempleados. ( R.A.E.)

DEFINICIONES  Acrónimo:abreviatura conformada por diferentes letras,iniciales o no de una razón social. Anexo:documento o elemento que acompaña la carta. Apostrofe:Signo ortográfico ( ‘ ) que, para efectos de estanorma, se utiliza para separar las cifras en dinero que indican unmillón. Asunto:Síntesis del contenido de la carta. Copia:Fiel reproducción de un documento Datos del remitente:Razón social, logotipo, ciudad, dirección,apartado, teléfono, fax, telex y dirección electrónica y NIT dequien envía la comunicación Despedida: Palabra o frase final de cortesía.  

 Destinatario:Persona o grupo a quien se le dirige la comunicación. Encabezado:línea de identificación para indicar la continuidad deldocumento. Espacio:Distancia horizontal de escritura. Estilo:Orden en la distribución de las diferentes líneas queconformen la carta. Fecha: Lugar de origen del documento, día, mes y año de envió. Interlínea:Distancia vertical entre dos renglones. Por extensiónse le denomina renglón. Líneas especiales:Anexos e Identificación del transcriptor. Logotipo:Símbolo que identifica a una empresa. Membrete: Inscripción impresa del conjunto de datos queidentifican a una persona natural o jurídica. Modelo:Esquema de distribución de zonas, que le permite a laempresa la diagramación de su papelería.

 Número o referencia:Identificación consecutiva deldocumento Razón social:nombre que identifica a una empresa. Remitente:nombre, apellidos y cargo del firmante. Renglón:(línea de texto): serie de palabras o caracteresescritos en sentido horizontal. Saludo o vocativo:línea de cortesía. Sigla:abreviatura conformada por las letras iniciales decada palabra de una razón social. Texto:cuerpo del mensaje. Transcriptor:persona responsable de digitar eldocumento. Zona:espacio predeterminado para la ubicación de unconjunto de datos impresos o escritos

Modelo 1 : Consta de tres zonas Modelo 1 : Consta de tres zonas. En las zonas 1 y 2 seresaltan los datos del remitente. La zona 3 se dejalibre para el sello de registro o fecha de recibo.Modelo 2 : Tiene solo dos zonas. En la zona 1 seimprimen los datos del remitente. La zona 3 la dejamosara la misma función del Modelo 1. Modelo 2 : Tiene solo dos zonas. En la zona 1 seimprimen los datos del remitente. La zona 3 la dejamosara la misma función del Modelo 1. -EstilosBloque Extremo: Todas la líneas parten de el margenizquierdo.Bloque: Las líneas de numero, fecha, asunto, firma y cargo secolocan partiendo del centro del escrito hacia el margenderecho. REQUISITOS -MárgenesSuperiorEntre 3 y 4 cmInferiorEntre 2 y 3 cmLat. IzquierdaEntre 3 y 4 cmLat. DerechaEntre 2 3 cm MárgenesSuperiorEntre 3 y 4 cmInferiorEntre 2 y 3 cmLat. IzquierdaEntre 3 y 4 cmLat. DerechaEntre 2 3 cm

ZonasZona 1:Destinada para la impresión de la razón social de laempresa (Sigla o acrónimo, logotipo y NIT). Para esta zonanecesitamos de 14 cm horizontales y entre 3 a 4 cmverticales, desde cada borde correspondiente.Zona 2:Espacio solamente para la impresión de dirección,apartado, dirección electrónica, fax, teléfono y otrasmenciones según disposiciones legales. Lo estipulado paraesta zona encontramos entre 1,5 y 2 cm desde el bordeinferior de la hoja y horizontalmente la puede abarcar toda.Zona 3:Espacio que se deja en blanco para que eldestinatario imprima el sello de registro o la fecha del recibodel documento.

PARTES DE LA CARTA  Numero (Referencia)La numeración es consecutiva según lo establece el Códigode Comercio. Se escribe de 2 a 3 interlineas del margensuperior. FechaDatos del nombre de la ciudad de origen y la fecha deenvío. Se escribe a 2 a 3 interlineas del Numero. Datos del destinatarioSe dirige que forma personalizada, es decir a unfuncionario especifico. Estos datos se escriben de 4 a 6interlineas. Hay que recordar que estos datos puedenocupar hasta ocho lineas.

Organización de los Datos del Destinatario-Titulo Académico- Nombre del destinatario- Cargo-Empresa-Dirección o Apartado-Nombre de la ciudad-País (Si la carta va al exterior)   Asunto (línea opcional)En si, es la síntesis del tema de la carta, expresada enmáximo cuatro (4) palabras, la inicial en mayúscula y sinsubrayar. Se escribe a 3 interlineas de los datos deldestinatario.

 Saludo o vocativoEn damas el saluda se acostumbra el nombre y en caballerosel apellido. Se escribe a 3 interlineas cuando no hay asunto y a 2 cuando lo hay. TextoSe redacta en forma clara, breve, directa sencilla y cortes.En primera persona del plural (nosotros), ya que serepresenta un grupo empresarial.En lo posible tratar un solo tema en la carta, sin errorestécnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.La presentación de originales y copias debe ser impecable.Se escribe de 4 a 6 interlineas de los datos deldestinatario, si no hay asunto. Si lo hay a 3 interlineas.

 Paginas subsiguientesSe utilizan hoja en blanco que contengan impreso solo ellogotipo o la razón social. El primer párrafo se escribe a 2 y4 interlineas del encabezado. La ultima pagina debecontener por lo menos un párrafo, antes de la despedida. DespedidaEs la expresión de cortesía que se escribe a 2 interlineasdel texto, en cualquiera de los dos estilos. RemitenteEste se escribe a 4 y 6 interlineas de la despedida, enmayúscula sostenida o con mayúscula inicial. Queda recordarque si utiliza estilo Bloque extremo parten del margenizquierdo y si es estilo Bloque parten del centro de la hojahacia el margen derecha.