UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS PROGRAMA DE EDUCACION CONTINUADA

LA CONSTITUCION Y EL CONTROL INTERNO Artículo 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La Administración Pública, en todos sus órdenes tendrá un control que se ejercerá en los términos que señale la Ley

LA CONSTITUCION Y EL CONTROL INTERNO Artículo 269 En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y a aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que disponga la Ley, la cual podrá establecer funciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas.

PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES IGUALDAD Implica no hacer discriminaciones de ningún tipo MORALIDAD Actuar con honestidad en el desarrollo del proceso administrativo y no en provecho propio. EFICACIA Buscar que los procedimientos lleguen a feliz término mediante el cumplimiento de los objetivos. ECONOMÍA Propender para que la función administrativa se lleve en el menor costo y menor tiempo posible CELERIDAD Procurar que los procesos sean ágiles y breves. IMPARCIALIDAD Implica que la administración aplique procedimientos y normas de manera objetiva y equitativa. PUBLICIDAD Hacer de conocimiento público la totalidad de las actuaciones, para que sean juzgadas como prueba de transparencia de la gestión.

CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD Abarca el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas por la entidad para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia de sus operaciones, estimular la observancia de las políticas establecidas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD 1. Prevenir fraudes, localizar errores, y poder fijar su monto. 2. Comprobar la veracidad de los estados financieros. 3. Estimular la eficiencia operacional. 4. Salvaguardar los activos u obtener un control efectivo sobre todos los aspectos de la entidad.

PREVENCIÓN DE FRAUDES Actualmente se involucra más a los empleados dentro de la organización para motivarlos a tener una visión más amplia del negocio y evitar el fraude Como responsable de la implementación y la vigilancia del control interno en entidades de salud, sabe usted cuantos empleados están pensando en cometer un fraude?

GENERACIÓN DEL FRAUDE: RACIONALIZACIONES COMUNES “ Lo necesito mas que la compañía” Lo voy a tomar prestado temporalmente No voy a hacerle daño a nadie Es por una buena causa Las reglas fueron establecidas para otros, no para mi

GENERACIÓN DEL FRAUDE: PRESIÓN Nivel de vida fuera de la realidad Altas deudas personales Codicia Hábitos costosos Insatisfacción Resentimiento con jefes o supervisores Bajo salario Inestabilidad emocional

PREVENIR EL FRAUDE Para prevenir los fraudes, los auditores internos deben eliminar las oportunidades y reducir al máximo las presiones.

GENERACIÓN DEL FRAUDE: CONTROL Falta de un nivel de autorizaciones Falta de verificaciones independientes del trabajo Falta de líneas claras de autoridad Inadecuada documentación Falta de separación adecuada entre autorización y custodia.

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD El sistema forma parte del Sistema Contable- Financiero- de Planeación- de Información y de sus operaciones (Manuales). Es responsabilidad del Gerente o Representante Legal, su establecimiento, mantenimiento y perfeccionamiento de acuerdo con la naturaleza, la estructura y la misión Organizacional. En cada unidad, área o sección, su encargado es responsable del sistema de Control Interno ante su jefe inmediato. La Unidad de Control Interno en las Entidades de Salud se encargará de hacer la evaluación independiente del sistema y propondrá recomendaciones al Gerente para mejorarlo. Todas las transacciones deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna para preparar en igual forma informes operativos, administrativos y financieros.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD Proteger los recursos y bienes de los posibles riesgos. Garantizar eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones facilitando que los funcionarios cumplan la misión institucional. Velar que las actividades y recursos cumplan los objetivos de la entidad. Garantizar evaluación de la gestión Organización. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información. Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos. Garantizar que el sistema disponga de mecanismos de verificación y evaluación. Velar porque se disponga de procesos de planeación.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD (I) UN PLAN DE ORGANIZACIÓN: Adecuada organización, incluyendo un organigrama flexible, limitando la responsabilidad y la autoridad mediante manuales de funciones correctamente elaborados. LA CONTABILIDAD: Base para la toma de decisiones y control de los bienes de la entidad (Pasivos, Patrimonio, Gastos, Egresos, etc.) LOS PRESUPUESTOS: Como elemento de control se fundamentará en la planeación, fijación de objetivos, metas, planes de desarrollo.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD (II) LAS ESTADÍSTICAS: Para producir información y tomar decisiones adecuadas. INFORMACIÓN: Elemento para la toma de decisiones (Información financiera, económica, estadística, informes de labores de personal). SUPERVISIÓN: Le corresponde a la Unidad de Control Interno, para garantizar su mantenimiento y su permanente evaluación para hacer las cosas a menores costos y en el menor tiempo posible.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD (III) LOS EQUIPOS Y LA TECNOLOGÍA: Utilizándolos en la administración produciendo más seguridad, por ejemplo el computador y demás equipos modernos. EL PERSONAL: Es quizás el elemento más importante para desarrollar un Sistema de Control Interno en las Entidades de Salud para lo cual se requiere el establecimiento de políticas así: SELECCIÓN: Mediante concursos. INDUCCIÓN: Enseñar los objetivos de la entidad y explicar las obligaciones y los deberes. CAPACITACIÓN: Para mejorar el desarrollo de las labores y obtener buenos resultados.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD (IV) ROTACIÓN DE PERSONAL: Para evitar períodos largos en el mismo cargo. POLÍTICAS DE VACACIONES: Que las disfruten. FINANZAS DE MANEJO: Establecerlas. ADECUADOS SISTEMAS DE REMUNERACIÓN, CONDICIONES DE TRABAJO, PRESTACIONES SOCIALES, INCENTIVOS, ASISTENCIA SOCIAL PARA LOGRAR MAYOR INTERÉS. DISCIPLINA: Reglamentos y sanciones.

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO ( I ) PLAN DE LA ORGANIZACIÓN INFORMACIÓN RECURSOS FÍSICOS

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO ( II ) RECURSOS HUMANOS EVALUACIÓN

OTROS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD (I) Objetivos definidos y concretos que puedan ser cuantificados y evaluados. Sistemas de información interna y externa adecuados, que fundamenten las decisiones y proyecten una buena imagen de la entidad. Asignación clara de Funciones, Atribuciones, Responsabilidades y Procedimientos de trabajo a cada unidad y persona.

OTROS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD (II) Adecuada cobertura de bienes y personas. Planificación y coordinación de actuaciones. Control de Gestión. Política de personal motivadora.

AMBIENTE DE UN ADECUADO Y TÉCNICO CONTROL AMBIENTE DE CONTROL PUBLICO PRIVADO CONTROL INTERNO Protección de los activos. Promover la eficiencia operacional. Prevenir errores. Descubrir oportunamente los errores. Obtener información financiera. CORRECTA OPORTUNA TOMAR DECISIONES CORRECTAS

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD 1. GARANTÍA RAZONABLE QUE LOS OBJETIVOS SE CUMPLAN. 2. ACTITUD DE RESPALDO TODOS LOS FUNCIONARIOS RESPALDARAN EL CONTROL INTERNO. 3. PERSONAL COMPETENTE INTEGRIDAD PERSONAL Y PROFESIONALISMO. -CUMPLIR DEBERES ASIGNADOS 4. OBJETIVOS DE CONTROL PARA CADA ACTIVIDAD SE DESARROLLARAN OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO EN FORMA LÓGICA, APLICABLE Y COMPLETA. 5. TÉCNICAS DE CONTROL LAS TÉCNICAS PARA LOGRAR EL CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD SERÁN EFECTIVAS Y EFICIENTES PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS DEL CONTROL

NORMAS ESPECIFICAS DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD 1. Documentación. 2. Registro de transacciones y eventos. 3. Ejecución de transacciones y eventos. 4. Separación de deberes. 5. Supervisión. 6. Acceso y responsabilidad de los recursos.

SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y DE GESTIÓN Es un instrumento que ayuda efectivamente a los directivos de las entidades de salud para utilizar técnicas de la administración, planeación, ejecución y control de cada una de las áreas que integran la institución.

NUEVO ENFOQUE DEL CONTROL INTERNO

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL

FASES PARA IMPLEMENTAR EL ANALISIS DEL CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD

FASE I: AMBIENTACIÓN, MOTIVACIÓN Y CAPACITACIÓN NUEVA CULTURA DEL CONTROL EN LA DIVISIÓN DE SALUD

FASE II : PREPARACIÓN Y RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

FASE III: CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN

FASE IV: DIAGNOSTICO DEL CONTROL INTERNO Permite conocer la situación con respecto a: Objetivos y normas Planeación, funciones, responsabilidades y políticas de personal Manuales actuales

FASE V: REVISIÓN DE PROCEDIMIENTOS De acuerdo a las normas legales, bajo los parámetros de reingeniería, Calidad Total, lineamientos administrativos y de conformidad con las directrices de la modernización.

FASE 5.1: PLANTEAMIENTO DE RECOMENDACIONES Eliminación de pasos y trámites innecesarios Centralización de procesos repetitivos en las áreas Comunicación, Etc....

FASE VI: SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y DE GESTIÓN Establecer un modelo de evaluación de C.I. y Gestión

FASE VII: IMPLEMENTACIÓN, SEGUIMIENTO Y AJUSTES

FASE VIII: DISEÑO DE INDICADORES DE GESTIÓN FORMULAR INDICADORES PROPIOS EVALUAR ACCIONES

FASE IX DISEÑO DE INDICADORES DE GESTIÓN DETERMINAR LA PERTINENCIA DE LOS INDICADORES

CONTROL INTERNO RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN CON EL -Promover eficiencia y economía en las Organizaciones. OBJETIVO DE -Salvaguardar los recursos contra pérdida indebida. -Reducir los pasivos y costos al mínimo posible. -Asegurar la recaudación de los ingresos. -Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos. CONSIDERANDO - PLAN DE ORGANIZACIÓN. LOS - RESPONSABILIDADES. SIGUIENTES - AUTORIZACIONES. ELEMENTOS - DELEGACIONES. - POLÍTICAS GENERALES DE LA ENTIDAD. - PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIÓN Y REGISTROS PRACTICAS SANAS.

OFICINA DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES DE SALUD El Jefe de la Oficina de Coordinación de Control Interno en las Entidades de Salud deberá presentar un informe ejecutivo anual al Ministro o al Director de Departamento correspondiente. (Estado del Sistema de Control Interno en la Entidad de Salud, resultados de la Evaluación de Gestión y las recomendaciones )

COMO IMPLEMENTAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY DE CONTROL INTERNO (LEY 87 DE 1993) EN ENTIDADES DE SALUD (I) 1. ESTABLECIENDO ADECUADAS TÉCNICAS DE DIRECCIÓN -Reorganización hacia estructuras y organigramas flexibles. - Técnicas de administración modernas 2. ELABORAR O REDISEÑAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS - De acuerdo con la naturaleza de la Entidad ágiles y simplificados, que indique las instrucciones y guías para hacer bien las cosas. O ELABORAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO QUE INTEGRA GRAN PARTE DEL MISMO SISTEMA. 3. ELABORAR O REVISAR Y ACTUALIZAR MANUALES DE FUNCIONES. - Estableciendo responsabilidad, autoridad, delegación de funciones y ser obligatoria la rendición de informes de labores, evaluados o calificados.

COMO IMPLEMENTAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY DE CONTROL INTERNO (LEY 87 DE 1993) EN ENTIDADES DE SALUD (II) 4. DISEÑAR Y ESTABLECER UN SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN (S.I.I ) EN LA ENTIDAD - Utilizando la sistematización en todas las áreas. 5. ORGANIZAR Y APLICAR ADECUADAS POLÍTICAS EN LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL - Selección, inducción, capacitación, promoción, remuneración salarial, prestaciones sociales, méritos, instalaciones y condiciones de trabajo, reglamentos y disciplina. 6. ORGANIZAR Y APLICAR UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN - Que permita medir, promover la calidad, eficiencia, eficacia evaluación del desempeño y resultados de la propia administración (Autocontrol).

COMO IMPLEMENTAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY DE CONTROL INTERNO (LEY 87 DE 1993) EN ENTIDADES DE SALUD (III) 7. APLICAR EN FORMA ADECUADA EN LA ENTIDAD LOS ASPECTOS DE LA LEY DE CONTROL INTERNO - Objetivos, características y elementos. 8. UTILIZAR EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA LA PLANEACIÓN COMO ELEMENTO BÁSICO - Señalar la misión, visión, objetivos, metas, programas, planes de desarrollo, presupuestos, fortalezas- debilidades y amenazas- oportunidades. 9. CREAR O REORGANIZAR LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO Aplicando las funciones de evaluación y de Ley, como grupo interdisciplinario.

COMO IMPLEMENTAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY DE CONTROL INTERNO (LEY 87 DE 1993) EN ENTIDADES DE SALUD (IV) 10. ESTABLECER EL COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO -Con funciones de evolución y apoyo al sistema y a la Unidad de Control Interno. 11. ESTABLECER MEDIDAS PREVENTIVAS O DE SEGURIDAD CONTRA RIESGOS POR PERDIDAS, ERRORES Y FRAUDES. FORMANDO PARTE DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO 12. ORGANIZAR EL SISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO DE LA ENTIDAD. - Contabilidad sistematizada y analizada.

COMO IMPLEMENTAR Y DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY DE CONTROL INTERNO (LEY 87 DE 1993) EN ENTIDADES DE SALUD (V) 13. ELABORAR PLANES DE TRABAJO O MANUALES DE AUDITORIA MEDICA Que incluya Auditoría Médica, Financiera, Operativa, de Sistemas, Control de Gestión y resultados como función de la unidad de Control Interno, con la utilización de papeles de trabajo, como elementos probatorios. 14. DISEÑAR MÉTODOS Y MECANISMOS DE CONTROL DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD POR PARTE DE LA CIUDADANÍA ( USUARIOS ) Y SU PARTICIPACIÓN SEGÚN MANDATO DE LA CONSTITUCIÓN Y LAS LEYES. 15. PROPICIAR Y FOMENTAR PERMANENTEMENTE LA CULTURA DE CONTROL HACIA EL MEJORAMIENTO CONTINUO Y LA CALIDAD TOTAL.

LA CALIDAD TOTAL EN EL ESTADO Directamente la alta gerencia publica liderará en forma participativa su gestión administrativa. Planeando permanentemente y sistemáticamente sus acciones y sus procedimientos mediante: capacitación o educación Involucrando + identificando + comprometiendo y responsabilizando a todos los empleados Diseñando + mejorando + asegurando productos y/o servicios a los ciudadanos (internos y externos) que les suplan sus necesidades y expectativas Para cumplir la misión institucional y lograr la supervivencia de la entidad, logrando beneficios satisfactorios, en lo económico y social a todos Los ciudadanos internos y externos (empleados + clientes + proveedores + familias + comunidad o sociedad en general)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTEGRAL EN ENTIDADES DE SALUD Es un documento integral que contiene en forma ordenada y sistemática las instrucciones e información sobre los procedimientos de cada una de las actividades que se realizan, para ejecutar mas adecuadamente el trabajo, señalando y estableciendo los canales de comunicación entre sus distintas dependencias en forma coherente, integrando las exigencias de la ley 87 de 1993, la cual estableció las normas y el ejercicio del Control Interno en Entidades de Salud en el Estado Colombiano.

OBJETIVOS DEL MANUAL EN ENTIDADES DE SALUD (I) Dar cumplimiento a la Constitución y a la Ley 87 de 1993. Recopilar en forma organizada, ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se realizan en las distintas dependencias. Señalar la responsabilidad y precisar la autoridad de cada funcionario que participa en la ejecución, control y evaluación de las actividades operacionales. Establecer métodos y técnicas de trabajo para realizar las distintas operaciones o actividades en forma adecuada y uniforme.

OBJETIVOS DEL MANUAL EN ENTIDADES DE SALUD (II) Salvaguardar los bienes contra el desperdicio, la pérdida, el uso no autorizado y el propio fraude. Garantizar el registro adecuado de las operaciones paras establecer controles e informes. Señalar medidas de protección o de seguridad y utilización de los recursos en cada una de las actividades. Permitir la evaluación y seguimiento de la gestión administrativa mediante la aplicación de mecanismos de verificación.

CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTEGRAL EN ENTIDADES DE SALUD (I) 1.Titulo del procedimiento - código 2. Introducción (explicaciones) 3. Organización (estructura micro y macro) 4. Descripción del procedimiento: A- Objetivo del procedimiento. B- Base legal ( normas aplicables ). C- Requisitos, documentos y archivo. D- Pasos que se deben hacer y como (descripción rutinaria de la operación y sus participantes). E. Gráfica o flujograma del procedimiento.

CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTEGRAL EN ENTIDADES DE SALUD (II) 5. Responsabilidad, autoridad o delegación de funciones de proceso. 6. Medidas de seguridad y control interno en entidades de salud aplicables al procedimiento. 7. Informes: - Económicos - Financieros - Estadísticos - De labores y autocontrol 8. Supervisión, evaluación, examen (auditoría interna).