CONTROL DE REGISTROS

Control de Registros PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS La norma ISO 9001:2000 establece seis (6) procedimientos que deben ir documentados, a saber: Elaboración de Documentos Control de Registros Control de Documentos Acciones Preventivas y Acciones Correctivas Producto No conforme Auditorias Internas

Procedimiento Control de Registros La norma ISO 9001 en el numeral 4.2.4 establece que la organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.

Dando cumplimiento a este requisito, la Corporación cuenta con el procedimiento para Control de registros, identificado con el código SI-P-02, que pueden consultar en Corponet, en la ruta: Corponet/ ISO/certificación misional/Mapa de procesos/Sistema de gestión Integral/SI-P-02 Procedimiento Control de Registros

Qué es un Registro? Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. La información en éstos consignada se debe poder demostrar con base en las actividades efectuadas o los resultados alcanzados de acuerdo a los objetivos planteados para el Sistema de Gestión de la Calidad. Un registro se puede diligenciar en medio físico o magnético.

CONDICIONES GENERALES Para la inclusión de nuevos formatos en el sistema de control de registros, se debe dar cumplimiento al Procedimiento de Elaboración de documentos SI-P-01 y al Procedimiento de Control de Documentos SI-P-03.

Independientemente del medio de presentación (impreso, magnético, electromagnético, fotografía, etc.), los registros deben estar completamente diligenciados, ser legibles y coherentes con el tiempo y la actividad a que correspondan.

Ningún registro en medio impreso (manuscrito específicamente) se debe generar a lápiz. Las responsabilidades con respecto a la recolección registros de calidad y el archivo los mismos, se encuentran relacionadas en el Listado Maestro de Control de Registros SI-F-03.

Cuando se presenten errores en los registros, el error deber ser tachado (no se debe ni borrar, ni eliminar, ni hacerlo ilegible) y el valor correcto deber ser escrito al margen. Estas alteraciones deben ser firmadas o visadas por la persona que hace la corrección.

El Líder de proceso es responsable de mantener actualizado el control de registros de su área o proceso y debe informar al Coordinador Nacional de Calidad los cambios que ocurran.

Los registros que se conserven en medio magnético se les debe establecer el sistema de backup y de protección contra virus garantizando la integridad de la información, durante los tiempos de retención establecidos.

Para Controlar los Registros Tenga en Cuenta: Identificación: Los registros se identifican con la información básica que permite relacionarlos con el proceso o actividad de donde se originan los datos. Generalmente esta información se diligencia en el encabezado de los formatos, informes, tablas y otros tipos de registros.

Almacenamiento: En cada área se establece el lugar de almacenamiento para el archivo de gestión que se va a utilizar para guardar el registro, bien sea físico (en carpetas, folders, unidades de almacenamiento), o electrónico (carpetas electrónicas).

Recuperación: De acuerdo a la ruta de ubicación definida en el Listado Maestro de Registros SI-F-03. (archivos de gestión, archivo central )

Tiempo de Retención: El tiempo de retención de los registros del Sistema de Gestión de la Calidad se define en el Listado Maestro de Registros SI-F-03 y en las Tablas de Retención Documental.

Protección: Las zonas de almacenamiento deben garantizar la protección contra la humedad, polvo y elevadas temperaturas (fuentes caloríficas y luz solar) de los registros que evidencian la operación del SGC El acceso a los registros queda restringido solamente al personal autorizado en cada proceso, tal como se establece en el Listado Maestro de Registros SI-F-03. Los registros electrónicos se protegen de pérdidas, realizando copias de seguridad.

Disposición: Los registros que cumplan los tiempos de conservación se destruyen diligenciando un acta de destrucción firmada por el área responsable de los registros y el responsable de gestión documental, siguiendo lo establecido en las Tablas de Retención y en los procedimientos del proceso de Gestión Documental.

RECUERDA QUÉ LO QUE NO ESTÁ ESCRITO… NO EXISTE!!

GRACIAS!!!