María Luisa Conde Villaverde Buenos Aires, 14 de octubre de 2010 LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN EL CONTEXTO DE LOS ARCHIVOS DIPLOMÁTICOS IBEROAMERICANOS María Luisa Conde Villaverde XII REUNIÓN DE LA RADI Buenos Aires, 14 de octubre de 2010

II.- LA NORMALIZACIÓN DEL RECORDS MANAGEMENT ESQUEMA GENERAL I.- EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL II.- LA NORMALIZACIÓN DEL RECORDS MANAGEMENT III.- LOS ARCHIVOS DIPLOMÁTICOS IBEROAMERICANOS IV.-CONCLUSIONES

Proyección histórica de los archivos EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL Siglo XIX Proyección histórica de los archivos Distanciamiento del contexto burocrático Nacimiento de la Archivística como disciplina científica Creación de la profesión de Archivero Lo único que permanece de la etapa anterior, como esencia de la función del archivo, es su dimensión física como espacio de conservación de documentos

EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL II MEDIADOS DEL SIGLO XX Se produce una crisis trascendental de la dimensión espacial de los archivos, representada por su función de custodia El volumen alarmante de producción de documentos, hace que se tambalee la que hasta ese momento había sido su propia razón de ser La solución de esta crisis en el mundo anglo sajón, se plantea al más alto nivel político: Comisiones Hoover, Grigg y Marsey Punto de partida: Convencimiento de los responsables políticos de que la formación de la Memoria y sus posibilidades de conservación sostenible dependían mucho más del control de lo que se estaba produciendo en las oficinas que de lo que se acumulaba en los archivos históricos

EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL III Consecuencias: Definición, desarrollo y puesta en práctica, en los países anglosajones, de un modelo de tratamiento de los documentos de archivo en las primeras fases de su ciclo vital, basado en una serie de procesos de control profundamente enraizados en el mundo burocrático para lograr que al reducirse los porcentajes de conservación, aumentaran los niveles de eficiencia, agilidad, eficacia y economía Este nuevo modelo se basa en los siguientes principios: Análisis de los que hace una institución, cómo lo hace y en qué documentos se plasma esta actividad Unidad centralizada que controle la incorporación de los documentos a sus respectivos contextos Cuadro de Clasificación Calendarios de Conservación y Acceso Unidad de auditoría Diseño del perfil de un nuevo profesional al margen de los archiveros y los archivos, que, a partir de ese momento, quedarán relegados a los archivos históricos.

Segunda mitad del siglo XX EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL IV Segunda mitad del siglo XX El nuevo modelo tendrá importantes consecuencias para el desarrollo de la Archivística y sentará las bases de una nueva forma de relación de los archivos con el entorno burocrático El equilibrio irá alcanzándose en cada país a medida en que los archivos y los archiveros vayan recuperando una relación fluida con los productores de los documentos y asumiendo de forma definitiva su papel de servicio respecto al usuario Los países que con mayor lentitud y esfuerzo han ido incorporándose a los nuevos planteamientos, son los que atesoraban un Patrimonio Histórico documental de mayores proporciones ya que en ellos era en los que lógicamente el perfil historicista de sus profesionales estaba mucho más arraigado

Último tercio del siglo XX EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL V Último tercio del siglo XX Los profundos cambios producidos en la sociedad se dejarán sentir también en los archivos La Archivística deberá reformular sus principios para poder incorporarse al mundo electrónico Nueva formulación del principio de procedencia : Terry Cook El principio del ciclo vital irá dejando paso a la teoría del “record continuum” La dimensión física de los archivos dejará definitivamente de ser esencial : etapa post-custodia El acercamiento al entorno burocrático será obligado y tendrá como objetivo el trabajo en equipo Proyecto INTERPARES

La Gestión de Documentos se normaliza a escala internacional : EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL RECORDS MANAGEMENT EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL VI Siglo XXI La Gestión de Documentos se normaliza a escala internacional : NORMA ISO 15489 (año 2001) Los Sistemas de Gestión de Documentos se vinculan con la gestión de la calidad : La Norma ISO 15489 establece su vinculación con las Normas ISO 9001 y 14001 El Sistema de Gestión de Documentos de una Institución se considera vinculado a su Sistema de Información Es decir, forma parte de las estrategias y políticas generales para la obtención de sus objetivos Esto supone que debe ser planteado como herramienta de carácter horizontal y, en consecuencia, implicado en todos los procesos y actividades de la institución Por tanto deberá ser asumido e implementado al más alto nivel directivo de la institución

LA NORMA ISO 15489 Tiene como objeto fundamental regular la organización de los Sistemas de Gestión de Documentos y a respaldar la parte documental de las Normas de Calidad ISO 9001 y 14001 Supone el mayor hito mundial para los profesionales de la Gestión de Documentos y de los archivos Es un punto de referencia para las “buenas prácticas” que puede ser aplicable en cualquier organización Proporciona un visión de conjunto de los principios y reglas esenciales en Gestión de Documentos. Va de lo general a lo específico Puede aplicarse tanto en entornos tradicionales, con documentos en papel, o en entornos electrónicos Sus principios y metodologías son aplicables tanto a instituciones públicas como privadas, sea cual sea su tamaño Adopta los principios metodológicos de la Archivística, las características esenciales de los documentos, el análisis funcional, la clasificación, la eliminación, etc.

LA NORMA ISO 15489 Es el instrumento perfecto para crear, en el contexto de la Gestión de Documentos, el entorno necesario para el trabajo multidisciplinar en grupo (groupware) Los implicados esenciales en la aplicación de la Norma son los directivos de las organizaciones que en principio no suelen estar familiarizados con las ventajas del buen funcionamiento de un Sistema de Gestión de Documentos La primera parte, (UNE- ISO 15489-1), es el núcleo esencial de la Norma. Establece los principios fundamentales y el modelo para la creación de un Sistema de Gestión de Documentos La segunda parte (UNE-ISO 15489-2), es un Informe Técnico que describe la metodología para la implantación de un Sistema de Gestión de Documentos La aparición de la Norma y su traducción a diferentes idiomas (el español entre ellos) ha logrado también la normalización de la terminología -Llansó i San Juan, Joaquim. “La Norma UNE-ISO 15489- 1 y 2. Análisis y contenido”, publicado en Arch-e. Revista Andaluza de Archivos, nº 1, mayo de 2009.

LOS ARCHIVOS DIPLOMÁTICOS Peculiaridades de carácter general Las Relaciones Exteriores constituyen una función esencial de cualquier Estado, por embrionario que sea, y podemos reconocerlas en períodos muy antiguos Esto significa que sus archivos históricos tienen una gran tradición y que custodian un enorme volumen de documentos de gran valor histórico lo que facilita el desequilibrio respecto a las etapas previas del ciclo vital de los documentos (archivos de trámite y de concentración) El documento y la información tienen una relevancia especial que se refleja en el propio término de “diplomático” Una parte importante de esa información que se refleja en los documentos tiene un carácter reservado o secreto, lo que determina, por ejemplo, la existencia de documentos cifrados La distribución territorial de estas funciones es de una gran complejidad y desde luego excede las fronteras del propio Estado, lo que supone una dificultad añadida para el control de esos documentos producidos y conservados en las diferentes representaciones diplomáticas

LOS ARCHIVOS DIPLOMÁTICOS IBEROAMERICANOS Situación actual Se ha realizado un diagnóstico de la situación en 14 de los 21 países que constituyen la RADI Se ha definido un Modelo Técnico adaptado a las necesidades detectadas en ese diagnóstico El problema fundamental que parece desprenderse es la falta de vinculación, en general, entre los archivos históricos y las fases anteriores del ciclo vital Parece existir también en algunos países cierto nivel de precariedad de medios (espacios adecuados, personal debidamente capacitado, etc.) Igualmente, se desprende que en el 85’7% existe una normativa específica que regula el funcionamiento de los archivos, pero que se centra fundamentalmente en los archivos de carácter histórico Se ha diseñado un Modelo para la Administración de Documentos en el que están reflejados los aspectos esenciales Este Modelo ha sido diseñado en el entorno archivístico pero todavía no ha sido asumido por las autoridades de los respectivos Ministerios

Se ha realizado un enorme esfuerzo en el seno de la RADI CONCLUSIONES Se ha realizado un enorme esfuerzo en el seno de la RADI El Modelo diseñado puede perfectamente ser adaptado a las peculiaridades de cada país El impulso que falta para que realmente pueda ser efectiva su implantación debe ir dirigido hacia las respectivas Autoridades (al más alto nivel) de los Ministerios de Relaciones Exteriores de cada país Es necesario plantearlo como una parte integrante del Sistema de Información y como instrumento de eficiencia y calidad Para lograrlo, en mi opinión, sería mucho más efectivo ofrecer el Modelo como adaptación de la Norma ISO 15489 Igualmente, habría que presentar como instrumento de capacitación del personal de las oficinas, las posibilidades que ofrece la formación on line En las Unidades de Control y Auditoría que deben crearse en cada Sistema, es imprescindible involucrar a los responsables de las diferentes áreas funcionales

Jefe de Área de Gestión de la Información SALUDO FINAL MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN Y FELICIDADES POR EL GRAN TRABAJO REALIZADO María Luisa Conde Villaverde Jefe de Área de Gestión de la Información Unidad de Apoyo al Fiscal General del Estado ml.conde@justicia.es