SIGA

Descripción SIGA es un sistema informático que permite el flujo de los procesos de gestión de forma ágil, sencilla y segura. SIGA esta diseñado para el registro y seguimiento a los diferentes asuntos de gestión, dando resultados en tiempo real mediante apoyos como: Facilidad en el llenado de asuntos Notificaciones vía correo electrónico Distribución de información por estatus Elementos de control visuales (Ej. Semáforos y prioridades) Consultas sobre la mayoría de los datos para facilitar la localización de la información Pose una distribución jerárquica basado en una estructura departamental funcional, haciéndola mas familiar para los procesos de cada unidad.

Objetivos Automatizar el registro, almacenamiento y seguimiento de los asuntos generados desde el interior o el exterior de la unidad. Permitir al usuario obtener el control sobre la información de los asuntos e instrucciones de manera ágil y oportuna. Reducir sustancialmente el consumo de papel y del uso de la mensajería

Entorno Tecnológico Aplicación cliente-servidor tipo Web No se requiere instalar nada en el equipo de los usuarios. Fácil acceso. Altamente Seguro. Integra archivos electrónicos a los asunto o a las instrucciones Notificaciones vía Correo electrónico, tales como: Asignación de asunto para turnar Asignación de instrucción por atender Cambio de semáforo de asuntos o instrucciones Rechazo de una instrucción Solicitud de ampliación de tiempo de atención Entre otros.

Ventanilla Única Se refiere a un grupo de personas que se encuentran en un área definida para la recepción – Registro – seguimiento – descargo de la documentación que se refiere a su Unidad Administrativa (UA). Documentos de SALIDA: Documentos generados desde la UA para entidades externas o para personal de la misma UA. Documentos de Entrada: Documentos generados por entidades externas para personal de la UA.

Entidades y remitentes Externos Refiere a toda área y personal remitente que no pertenece a la unidad administrativa: Otras áreas en la SHCP que no están en SIGA. Empresas privadas Áreas de otras dependencias

Asuntos Refiere a todo tipo de documentación que se genere o se reciba en la unidad administrativa. Oficios Documentos Atentas Notas Etc. Los asuntos son Registrados-Turnados-Supervisados-descargados por el personal de la Ventanilla.

Instrucciones Se refiere a las acciones que se derivan de un asunto y que deben ser atendidas por los usuarios que las reciben y que cuentan con el rol de Atención Las instrucciones pueden llegar a un usuario en SIGA desde: Un usuario en SIGA con nivel superior Desde la ventanilla de la unidad Administrativa.

Estructura Departamental Funcional Refiere a el grupo de usuarios de la unidad administrativa, que se dan de alta en SIGA para realizar actividades especificas denominados roles. La estructura es jerárquica basado en la asignación de un superior y subordinados. Esta estructura es independiente a la estructura laboral.

Roles Se les llama roles a los diferentes tipos designaciones con tareas especificas a los usuarios finales, los cuales son: De Seguimiento a Asuntos: Recepción Turnado De Seguimiento a Instrucciones: Atención Asistente De Mantenimiento Supervisor de Área Administrador

Ambiente Estructural CGTIyC Ventanilla CGTIyC TITULAR DGA DGA Director Subdirector Subdirector Subdirector Subdirector Jefe Jefe Jefe Jefe Jefe

Procedimientos En las siguientes plantillas se mostraran las arquitecturas de trabajos y sus flujos de las instrucciones. Los procedimientos en SIGA, se asemejan a lo que normalmente se ha venido realizado en el proceso de gestión.

Arquitectura de flujos externos e internos Ventanilla única de la UA CGTIyC Turnador (Captura y turnado) De la Iniciativa Privada Se generan instrucciones para atender el asunto Área de Recepción (Solo Captura) De otras Dependencias Asuntos en Papel De otras UA’s en la SHCP Sin SIGA e De puestos de la misma UA De otras UA’s en la SHCP con SIGA Asuntos en Electrónico

Flujo de Atención de instrucciones Atender Instrucción Instrucción Atendida DGA o Asistente e e Director o Asistente CGTIyC Subdirector o Asistente Jefe Jefe Las instrucciones se reciben, se crean y se responden en formato electrónico

¿Que se puede hacer con una instrucción? Contestarla Rechazarla Delegarla Reasignarla Solicitar ampliación de tiempo para su atención.

Contestar una instrucción Refiere a responder a quien nos turno la instrucción (ventanilla o superior) de manera parcial o total, la respuesta puede ser: Mediante un texto que contenga nuestra respuesta. Mediante uno o varios archivos electrónicos anexados y un texto que describa el contenido de los archivos Pueden realizarse repuestas parciales de una misma instrucción mediante un campo que indica en cada respuesta parcial que porcentaje se lleva. NOTA: Si la instrucción solo es informativa, solo respondemos como enterados y al 100% para terminar la instrucción

Rechazar una respuesta Refiere a identificar que la instrucción que se asigno por la ventanilla o un superior no nos corresponde y mediante un breve texto se describe el motivo del rechazo. Al ejecutar este proceso la instrucción desaparece de nuestro control.

Delegar una instrucción Refiere a turnar la instrucción recibida por la ventanilla o un superior a nuestros subordinados para que nos apoyen en el armado de la respuesta que finalmente haremos nosotros, existen dos tipos de instrucciones que se pueden turnar: Ejecutorias (esperamos que nos respondan la instrucción) Informativas (no esperamos respuesta de la instrucción)

Reasignación de una instrucción Refiere a turnar la instrucción recibida por la ventanilla o un superior a un subalterno para que este se encargue de la atención y respuesta de la misma: Siempre serán instrucciones ejecutorias En este proceso el usuario que turno la instrucción no formara parte de la ruta de respuesta, la instrucción original esta fuera de su control

Arquitectura de flujos externos e internos Instrucciones Atendidas, para responder el asunto CGTIyC Ventanilla única de la UA A la Iniciativa Privada e Respuestas de asuntos en Electrónico Atención entidades externas Respuestas de asuntos en Papel A otras Dependencias A puestos de la misma UA A otras UA’s en la SHCP Sin SIGA A UA’s de SHCP con SIGA (Ventanillas)

Fuera del proceso actual de SIGA No se realizan turnados lineales de instrucciones (puesto del mismo nivel en la estructura funcional de su unidad en SIGA). Cuando se turno un asunto y las instrucciones ya se comenzaron a atender, este ya no es posible recuperarlo para hacer algún cambio. El Rol de asistente solo adquiere las características de atención del rol de su asistido El rol de asistente puede atender a mas de un usuario, siempre y cuando estos estén como subalternos del puesto de su jefe.

Gracias