Elaboración de las disposiciones normativas de carácter general Introducción a la tramitación electrónica Vitoria-Gasteiz Enero 2011 Departamento de Justicia y Administración Pública

Tramitación electrónica DNCG Índice 1 Origen Objetivos y alcance Implantación y puesta en marcha Algunos aspectos sobre la tramitación telemática Evolución y próximas líneas de trabajo 2 3 4 5

Tramitación electrónica DNCG 1 Origen Acuerdo de Consejo de Gobierno (9 de febrero de 2010) aprueba instrucciones para la tramitación de disposiciones normativas de carácter general (DNCG) con rango de Decreto Contenido del Acuerdo Aprueba Modelo de tramitación: rediseño del procedimiento en el marco de la Ley 8/2003 Legesarea: espacio colaborativo jurídico para la mejora de las iniciativas normativas Encarga dos trabajos Digitalización del procedimiento conforme al Modelo de Tramitación Reflexión acerca del marco normativo actual, a fin de avanzar en una mayor transparencia, participación y agilización del procedimiento

Tramitación electrónica DNCG 1 Origen Acuerdo de Consejo de Gobierno (28 de diciembre 2010) aprueba instrucciones para la tramitación de disposiciones normativas de carácter general (DNCG) Contenido del Acuerdo Aprueba Procedimiento para futuras versiones del Modelo de Tramitación: rediseño del procedimiento en el marco de la Ley 8/2003 Tramitación electrónica de las DNCG: desde la fecha y los que se encuentren en fase de iniciación Tareas a realizar en Legesarea Colaboración departamental para la actualización de personas usuarias La colaboración del IVAP para la técnica de redacción bilingüe Encarga Interacción con otras aplicaciones (CG y BOPV): 1año

Tramitación electrónica DNCG 2 Objetivos y alcance Construcción del procedimiento general (Ley 8/2003) y de los procedimientos sectoriales (Medio Ambiente y Ordenación Territorial) Tramitación telemática del procedimiento, para todas las disposiciones de carácter general (Leyes, Decretos y Órdenes), firma electrónica de los documentos y sin movimiento interno de papel, mejorando así la agilidad de la tramitación Completo y tratamiento integral, desde elaboración de la propuesta y orden de inicio hasta publicación en BOPV, incluyendo el informe OCE y dictamen COJUAE Acceso común a expedientes: puerta de entrada única para cada Departamento. Guía en la tramitación para el cumplimiento del procedimiento: cada trámite sugiere el siguiente Tramitación homogénea en todo el Gobierno: los cambios en los procesos se reflejarían en la herramienta común. Procedimiento

Tramitación electrónica DNCG 2 Objetivos y alcance Gestión ordenada de los expedientes, visión permanentemente actualizada de la fase y estado e información básica de los mismos y acceso sencillo al detalle de la tramitación, incluyendo los documentos asociados a cada trámite: por Departamento Codificación homogénea y automática en todo el Gobierno Vasco. Rango o tipo _ Áreanº_ nºcorrelativo GV / año / _nºDepartamento. p.ej.: D_03/2010_09 Generación automática del historial: cada vez que se ejecuta una tarea, trámite o se aporte un documento se refleja en un índice cronológico de los mismos. Gestión de históricos (expedientes cerrados) Posibilidad de búsquedas multivariantes: en expedientes en curso e históricos Incorporación de la información del estado contencioso-administrativo Control de tarea en curso, pendiente y responsable Control de plazos: activación de alertas Documentación migrable a otras aplicaciones:COJUAE, Consejo de Gobierno… Expedientes

Tramitación electrónica DNCG 2 Objetivos y alcance Firma electrónica de los documentos Digitalización completa (escaneado y aportación de la parte presencial). Óbjetivo: papel 0 Normalización de plantillas Documentos Identificación de responsable de expediente Posibilidad de cambiar de instructor Posibilidad de asignar / rechazar tareas Firma electrónica e interacción de buzones Personas

Tramitación electrónica DNCG Objetivos y alcance del proyecto 2 Objetivos y alcance.-Elementos innovadores en el procedimiento Calidad normativa Incorporación de la visión interdepartamental desde el inicio del procedimiento. Incorporación del análisis de la reducción de cargas administrativas para la ciudadanía Previsión de la redacción bilingüe Agilización y reducción de plazos Simultaneidad de los trámites de audiencia, información pública, consulta a otras administraciones, e informes y dictámenes Reunificación de plazos. Referencias estables y actualizadas para los tramitadores Normativa Modelo Básico de Tramitación Manual de Usuario de la herramienta Tipificación de ámbitos de las disposiciones Informes y dictámenes posibles: identificación de órganos colegiados implicados distinguiendo preceptivos de facultativos Redacción bilingüe: opciones y protocolos Gestión actualizada de maestros de elementos y aspectos implicados Normalización de documentos (plantillas) Ordenes de las Consejerías Memorias técnicas y económicas Informes jurídicos Configuración inicial previa del expediente y adaptación de la herramienta de tramitación Identificación de posibles interesados (audiencia) y creación de listas personalizadas Tramitación conjunta entre departamentos Previsión de la redacción bilingüe y, en su caso, corredacción Necesidad de dictamen COJUAE Identificación de informes preceptivos y facultativos y órganos según el ámbito de la norma Información y participación Anuncio del trámite de Información Pública en sedes electrónicas, complementario a BOPV

Tramitación electrónica DNCG 3 Implantación y puesta en marcha Nueva versión del Modelo de Tramitación con las mejoras detectadas en el proyecto Manual de usuario y Anexos: Anexo 1: ámbitos de las DNCG Anexo 2: cuadros fases-estados expediente (Ley 8/2003 y leyes sectoriales) Anexo 3: órganos unipersonales y colegiados Anexo 4: redacción bilingüe (técnicas, protocolo y orden de inicio…) Herramienta Herramienta informática: construida Interacción COJUAE fase 1 Interacción con CG fase 1: interfaz Fase 1 Interacción COJUAE fase 2: firma electrónica ellos Interacción con CG y BOPV fase 2 Ajustes Fase 2

Tramitación electrónica DNCG 3 Implantación y puesta en marcha Gestor de avisos y tareas (buzón de funcionario): operativo Cliente Tramitación Platea 2.3. En producción a finales de enero de 2011 Aplicativo del proyecto: Entorno de producción Herramienta Criterios: expedientes en fase de iniciación  escaneado y aportación a la herramienta Fecha: 01/01/2011 Tramitación de expedientes

Tramitación electrónica DNCG 4 Algunos aspectos sobre la tramitación telemática Familia: Disposiciones normativas de carácter general. Procedimiento: por órgano promotor o Departamento. Ley 8/2003 y leyes sectoriales Procedimientos del Departamento de Medio Ambiente, Planificación Territorial, Agricultura y Pesca Proyecto de digitalización del procedimiento Ley 16/1994, de Conservación de la Naturaleza del País Vasco. PORNs PRUGs GV DD.FF Se incorporan en el trámite que corresponda DOT PTPs. PTSs GV Ley 4/1990, de Ordenación del Territorio del País Vasco GV DD.FF: Se incorporan en el trámite que corresponda

Tramitación electrónica DNCG 4 Algunos aspectos sobre la tramitación telemática Expediente: cada iniciativa o proyecto de disposición: Ley, Decreto, Orden… Configuración inicial parcial del procedimiento adaptado al expediente concreto Marco: Internet (interacción exterior) Canales de Comunicación / Notificación: Identificación de interesados lanzándose a los mismos notificación para que envíen al Gobierno la elección del canal de comunicación e idioma. Canal telemático: “Mis gestiones” en euskadi.net / buzones de funcionario… Canal presencial: dirección postal Dictamen COJUA: expediente en soporte único, no mixto. Digitalización (escaneado de documentos) y firma electrónica de el/la funcionario/a)

Tramitación electrónica DNCG 4 Algunos aspectos sobre la tramitación telemática Documentos Posibilidad de subir documentos en la pantalla de iniciar expediente previo a la tramitación Posibilidad de aportar varios documentos en un mismo trámite (p.ej. Varias memorias, versiones idiomáticas…) 25 Mb de tamaño máximo para aplicación COJUAE Versiones: Subir documentos con nombres distintos. Sustituir un documento por otro del mismo nombre Las acciones de altas - bajas de documentos dejan rastro. Todo documento firmado electrónicamente es inmodificable. Normalización: plantillas de documentos Firma electrónica Los documentos podrán ser firmados por varias personas en los trámites en los que sea necesario (Órdenes conjuntas de Departamentos, Memorias …) Txartela de el/la funcionario/a para las/os funcionarias/os Tarjeta ONA y e-DNI para las personas físicas en audiencia… Tarjeta de entidad corporativa para las personas jurídicas… Registro salidas /entradas Para las notificaciones Para las solicitudes de informes y dictámenes

Tramitación electrónica DNCG 4 Algunos aspectos sobre la tramitación telemática Gestión de plazos La herramienta avisará del cumplimiento de plazos para las tareas y se pondrá en rojo. Ello no significará que obligatoriamente el tramitador debe pasar a la siguiente tarea. Simplemente es un aviso y puede seguir esperando. La decisión de continuar cumplido el plazo del trámite se gestionará igual que en la actualidad en vía presencial: deberá adoptar la decisión el órgano promotor. Historial de un expediente en el cliente de tramitación Cada vez que se ejecuta una tarea, trámite o se aporte un documento se refleja en un índice cronológico de los mismos.

Tramitación electrónica DNCG ESQUEMA DEL PLANTEAMIENTO DE LA MECANIZACIÓN DEL PROCESO 4 Algunos aspectos sobre la tramitación telemática Tipos de participaciones Tramitador/es Persona/s del órgano promotor que tramitan e impulsan el procedimiento. Responsable del expediente. Buzón del Departamento Visor de expedientes Cliente de Tramitación Trámites concretos personas que tiene que materializar un trámite concreto del procedimiento con acceso al visor de expedientes y al cliente de tramitación (IVAP, Serv.Jur.Dpto, DDLYCN, OCE…) Buzones de grupo Visor de expedientes Cliente de Tramitación Interacción de buzones de grupo Gestor de avisos y tareas y portafirmas (Buzón del funcionario) Cliente de Tramitación Otros (informes y dictámenes GV) otros órganos administrativos que deben emitir informes sin acceso al expediente firmantes Interesados Sólo acceden a la documentación que ellos mismos aportan o la que la administración les remite y ellos aceptan. (Titulares y representantes) Identificados por el tramitador p.ej. En audiencia Surgen en el curso del procedimiento. p.ej. en la información pública. www.euskadi.net. Bandeja de notificaciones. “Mis gestiones” Identificación y elección del canal de comunicación al inicio del expediente

Tramitación electrónica DNCG 4 Algunos aspectos sobre la tramitación telemática Interacción aplicaciones COJUAE: interacción telemática: expediente electrónico Consejo de Gobierno: interfaz desde la herramienta Parlamento y BOPV: como hasta ahora Práctica de puesta en común iniciativas ACG 09/02/2010 y 28/12/2010: Legesarea Alta de la iniciativa: Orden de Inicio + documentación de interés El tramitador aporta al expediente en el cliente de tramitación las sugerencias (crea un documento word y lo aporta al expediente con firma de funcionario en su caso) Cierre de la iniciativa: Orden de Aprobación Previa + Proyecto de disposición Informes Departamentos Buzón de trámite de informes de los Departamentos: Directores/as de Servicios y Responsables Asesorías Jurídicas

Tramitación electrónica DNCG 4 Algunos aspectos sobre la tramitación telemática Interrelación con el procedimiento de recursos contenciosos administrativos Cierre del Expediente Aportar BOPV de aprobación al expediente Otros Rangos Espera: Existe Contencioso Administrativo (2 Meses) ¿? Rango de Ley NO SI Aportar Ejecución de la Sentencia

Tramitación electrónica DNCG 4 Evolución y próximas líneas de trabajo Materialización del trámite de alegaciones en Información Pública en sedes electrónicas. Interacción con JustiziaSIP (Expediente Judicial Electrónico) para recursos contencioso-administrativos Tramitación telemática con los sindicatos en el trámite de consulta a la representación del personal (en los casos que corresponda) Interacción telemática en el trámite de consulta a otras administraciones

mila esker – muchas gracias Elaboración de las disposiciones normativas de carácter general Introducción a la tramitación electrónica mila esker – muchas gracias Vitoria-Gasteiz Enero 2011 Departamento de Justicia y Administración Pública 19