Los documentos electrónicos de archivo Contexto: la Administración Electrónica Conceptos básicos y particularidades Elementos de un sistema de gestión de documentos electrónicos Normativa para la gestión de documentos electrónicos Estado de la cuestión en la UA

Algunas notas sobre Legislación y normativa Planes europeos: e-Europa; i2010 (2005-2010). Ley 30/92 de RJAP y PAC (art. 45): los documentos electrónicos “gozarán de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación…” Ley 59/2003 de firma electrónica Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. RD de desarrollo de la LAECSP: Esquema Nacional de interoperabilidad (enero 2010)

Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos Derechos de los ciudadanos a relacionarse con las administraciones públicas por medios electrónicos (art. 6) La sede electrónica Creación de la figura del Defensor del usuario de la A.E. Admisión de los sistemas de firma electrónica que garanticen la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos. (Ley 59/2003 de Firma Electrónica). Interoperabilidad y plataforma de verificación de revocación de certificados. Registros electrónicos (Cap. III, Sección 1ª, art. 24- ) Gestión electrónica de los procedimientos

Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos Plazos de implantación: AGE y organismos públicos vinculados o dependientes de ésta: a partir del 31 de diciembre de 2009. CCAA y entidades de Administración Local: a partir del 31 de diciembre de 2009, siempre que lo permitan sus disponibilidades presupuestarias.

Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Cap. IV. De los documentos y los archivos electrónicos Art. 29. Documento administrativo electrónico Las AAPP podrán emitir por medios electrónicos los documentos administrativos… siempre que incorporen una o varias firmas electrónicas. Incluirán referencia temporal (a través de medios electrónicos) cuando la naturaleza del documento lo requiera. (Sellado de tiempo). La definición de documento electrónico en esta ley (Anexo): “Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.”

Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Cap. IV. De los documentos y los archivos electrónicos Art. 30. Copias electrónicas Igual consideración que copias auténticas, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración y previa comprobación de la firma electrónica y en su caso sellado de tiempo. Copias electrónicas realizadas por las AAPP de documentos emitidos por éstas en soporte papel. Imágenes electrónicas de documentos privados aportados por los ciudadanos a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y conservación. Posibilidad de destrucción de originales de documentos en soporte papel de los que las AAPP hayan efectuado copias electrónicas…

Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Cap. IV. De los documentos y los archivos electrónicos Art. 31. Archivo electrónico de documentos 2) “Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato…o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. 3) Medidas de seguridad que garanticen: integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación. Asegurar la identificación de los usuarios, el control de accesos y protección de datos.

Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Cap. IV. De los documentos y los archivos electrónicos Art. 32. Expediente electrónico Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo. Foliado mediante índice electrónico firmado por el órgano… para garantizar su integridad y permitir su recuperación. Derecho del interesado a obtener copia del mismo.

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Los documentos electrónicos de archivo. Definición “Información en soporte informático registrada, producida o recibida en el inicio, en el proceso o en la resolución de una actividad de una institución o de un particular, y que consta del contenido, del contexto y de la estructura suficiente para proveer a la actividad de valor probatorio” (ICA-CIA). Las características que identifican un documento como documento de archivo no varían al cambiar de formato. Sin embargo, presentan unas particularidades que hacen necesaria la adopción de políticas y estrategias específicas por parte de las organizaciones para asegurar su organización, conservación y acceso a lo largo de su ciclo de vida. Necesidad de crear archivos electrónicos completos, manejables y accesibles a través del tiempo, que puedan servir como evidencia de las organizaciones.

Los documentos electrónicos. Particularidades Problemática de Identificación, localización y control Elevado volumen de documentos producidos Dispersión en el almacenamiento de la información (disquetes, discos duros, soportes ópticos, bases de datos…) y distintos tipos de ficheros (temporales, acumulativos, etc.) Dependencia tecnológica (hardware y software). Uso extendido de programas y formatos informáticos propiedad de empresas del mercado. El grado de separación del contenido, la estructura y el contexto crece a medida que los documentos informáticos son más complejos (documentos compuestos, distribuidos y/o dinámicos).

Los documentos electrónicos. Particularidades Ante la problemática de Identificación, localización y control DIRECTRICES Identificar desde su origen los documentos electrónicos que constituyen archivo (intervención “a priori”) Establecer criterios para su selección y captura. Recoger la información técnica necesaria para su acceso. Definir el ciclo de vida = Evaluación documental (valores primarios y secundarios) y establecimientos de criterios de conservación y/o eliminación). Normalizar los programas y formatos en uso en una organización (preferentemente software libre y formatos abiertos)

Los documentos electrónicos. Particularidades Problemática de control de fiabilidad y autenticidad La facilidad de copia y modificación de los documentos informáticos hace necesario el establecimiento de medidas para: Controlar el contexto de creación del documentos y la legitimidad de la autoría para asegurar su fiabilidad. Conservar la integridad del documento a lo largo de su ciclo de vida para controlar su autenticidad. Firma digital y Sellado de tiempo (A medio plazo hay que tener en cuenta su problemática para archivos permanentes debido al plazo de revocación y tecnología de encriptación)

Los documentos electrónicos. Particularidades. Problemática de conservación de los soportes y los contenidos Doble problemática: Conservación física de los soportes (ver recomendaciones del manual de archivos de la UA) Conservación del contenido ( causas: cambio de formatos, obsolescencia de los programas, sistemas operativos, equipos…) Intervención “a priori” (programas, modelos de formatos normalizados, estrategias según ciclo de vida de los documentos…) Intervención “a posteriori” (migración a formatos de conservación: pdf-A(ISO19005), XML (ejem.: Open Document-ISO/IEC 26300).

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Sistema de gestión de documentos electrónicos Un sistema de gestión y preservación de documentos electrónicos se enmarca en el sistema de gestión de documentos corporativo (Norma ISO/UNE 15489). Elementos del sistema Políticas de gestión de los documentos Ciclo de vida Clasificación Metadatos Plan de preservación (migración)

Sistema de gestión de documentos electrónicos METADATOS para la gestión de documentos Norma ISO/UNE 23081-Definición Datos que recogen el contexto, estructura y contenido con el fin de posibilitar la producción, registro, clasificación, acceso, conservación y valoración de los documentos a lo largo del tiempo.. Asociados permanentemente al documento más allá de la aplicación que los genere, recogiendo el contexto en que se han producido y sus relaciones con otros documentos, así como el historial de eventos.

Sistema de gestión de documentos electrónicos Tipo Metadatos en un sistema de gestión de documentos electrónicos Metadatos de descripción: contenido, estructura y contexto Metadatos administrativos: se utilizan para la gestión y administración. Metadatos técnicos: requisitos técnicos de acceso Metadatos de uso: nivel de utilización y tipos de usuarios Metadatos de conservación: para gestionar la preservación de los documentos Pueden o no generarse automáticamente y acompañan a los e-documentos a lo largo de todo su ciclo de vida

Sistema de gestión de documentos electrónicos Las estrategias de preservación digital de documentos dependerán de: Los valores El ciclo de vida Necesidades de acceso Necesidad de incorporar requisitos archivísticos en las aplicaciones de gestión corporativas, en el proceso de creación y archivado (captura) de los documentos electrónicos y en las aplicaciones informáticas de archivado permanente o a largo plazo.

Sistema de gestión de documentos electrónicos Preservación y acceso a medio y largo plazo. Varias posibilidades Mantenimiento en el sistema original y eliminación en el calendario previsto. Copia o traspaso a ficheros históricos planos (previa documentación de su formato y estructura) Conservación permanente: copia en ficheros históricos en formato XML con su correspondiente DTD.

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Normativa sobre documentos electrónicos RD 4/2010 de 8 de enero. Esquema Nacional de Interoperabilidad Cap. 10. Recuperación y conservación del documento electrónico. Art. 21. Condiciones para la recuperación y conservación del documento electrónico: Medidas organizativas y técnicas. Creación de repositorios electrónicos, complementarios y equivalentes a los archivos convencionales, que cubran el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos. Desarrollo y actualización de normas técnicas de interoperabilidad (Comité Sectorial de Administración Electrónica del Mº de Presidencia).

Normas técnicas del ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad) RD 4/2010 de 8 de enero. ENI En fase de publicación (BOE): Catálogo de estándares Digitalización de documentos Documentos y expedientes electrónicos Esquema de metadatos de documentos electrónicos Protocolos de intermediación de datos En fase de redacción: Política de gestión de documentos electrónicos

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E-Administración en la UA Antes de 2010 - Punto de usuario de firma digital de la AVC Cursos de formación sobre firma digital y LAECSP 2010 - Vicerrectorado de Tecnología, Secretaria General y Gerencia. Comisión de Administración Electrónica Plan Director de Administración Electrónica Adquisición de la plataforma SIGEM (Empresa Cesser) Estudio de primeros procedimientos Reglamentos de registro electrónico y sede electrónica

E-Administración en la UA 2011- Desarrollo de la primera fase del Plan director de Administración Electrónica Registro electrónico: presentación de escritos Configuración plataforma SIGEM Gestor documental Alfresco (software libre) Primeros procedimientos y programación de siguientes procedimientos Formación del personal Plan de comunicación

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