COMO PLANIFICAR EL DIMENSIONAMIENTO DE CARGOS Y CARGAS DE TRABAJO METODOLOGÍA PRÁCTICA COMO PLANIFICAR EL DIMENSIONAMIENTO DE CARGOS Y CARGAS DE TRABAJO (Enfoque de procesos) RESULTADOS

El foco está en las actividades del PROCESO OBJETIVO GENERAL Suministrar los conceptos y una orientación práctica para el dimensionamiento de cargos y control y redistribución de cargas de trabajo según resultados y metas planificadas de los procesos (enfoque de procesos, no funcional). ENFOQUE FUNCIONAL ENFOQUE POR PROCESOS CARGOS RESULTADOS El foco está en las actividades del CARGO El foco está en las actividades del PROCESO

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Establecer una orientación practica para: Dimensionar estructura de personal (cupos) requerido por cargo en intervalos de tiempo Enfocar la planificación y control de capacidad a procesos y sus resultados Ajustar el número de personas ante eventos o resultados cíclicos o no previstos Definir estado de cargas de trabajo Analizar estado de cargas de trabajo por PROCESO (Control de la fluctuación de falta o exceso de cargas de trabajo). Establecer acciones derivadas para optimizar (redistribución de funciones, cupos, metas y tiempos) o justificar (evitar excesos o falta de personal) recursos

CONCEPTO DE EFICIENCIA y EFICACIA PRINCIPIO 4 ENFOQUE A PROCESOS Entorno Cliente PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS DE NEGOCIOS PROCESOS DE APOYO Los resultados deseados se alcanzan más eficientemente cuando los recursos y las actividades relacionadas se gestionan como un proceso.

PLANIFICACIÓN BASADO EN RESULTADOS La planificación de capacidad debe estar basada en resultados (variables y dinámicos) de los procesos, lo que enfoque funcional no hace (fijas y estáticas) EVENTO (Día a Día) / NUEVAS ESTRATEGIAS / CONTINGENCIA OPTIMIZACIÓN DIA A DÍA

COMO PLANIFICAR EL DIMENSIONAMIENTO DE CARGOS Y CARGAS DE TRABAJO ORIENTACIÓN PRÁCTICA COMO PLANIFICAR EL DIMENSIONAMIENTO DE CARGOS Y CARGAS DE TRABAJO (Enfoque de procesos)

PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA Definir el ÁREA / SEDES / OFICINAS DE ATENCIÓN / EQUIPOS DE TRABAJO) a planificar con todos los procesos y subprocesos (directos e indirectos) en que intervienen. - PLANIFICAR Notas: Se debe incluir TODOS los procesos relacionados con el grupo de cargos a planificar Se puede hacer a toda la organización (PYMES) PASO 2: Identificar los cargos y nombres - PLANIFICAR PASO 3: Para cada una de las actividades de los procesos o subprocesos a analizar Definir : Actividades Responsables Tiempos de la actividad por responsable.

PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA Asesorar y vincular para ventas nuevas PASO 3 (Continuación…): Se debe tener ya diseñado y aprobado la planificación del PROCESO ( Actividades y responsables) Los tiempos de la actividad son por responsable En caso de actividades por varios responsables, definir independientemente Los tiempos son los ESTÁNDARES (80% - 20%) Los datos pueden ser de campo de la empresa, criterio técnico o experticia, consultores, datos de gremios, otras empresas) PROCESO / PROYECTO ACTIVIDAD Tiempo (STD) Responsable Asesorar y vincular para ventas nuevas 1- Definir políticas de ventas 180 Gerente de ventas 2- Planear el proceso y divulgar cambios 900 Jefe de canales de ventas 3- Recibir y depurar información 50 4- Prospectar e identificar referidos 20 5- Elaborar agenda 1 6- Preparar material para visita 10 Asesor de ventas 7- Realizar la visita 30 8- Diligenciar afiliación 9- Revisar la afiliación 5 Gerente oficina comercial

PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA PASO 3 (Continuación…): CRITERIOS PARA DETERMINAR TIEMPOS EN LAS ACTIVIDADES Tiempos y movimientos, basado en datos reales (DESEABLE): Sistematización Datos de campo de la empresa Reporte de tiempos Tiempos y movimientos, basado en datos de referenciación La misma EMPRESA o GRUPO ECONÓMICO GREMIOS Otras empresas Consultores o datos de BPM Criterios técnicos y experticia (basado en análisis, causa efecto, simulación) NOTA: Los tiempos son ESTÁNDARES (80% - 20%)

PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA Definir los REQUERIMIENTOS (CANTIDADES / FRECUENCIAS / VOLÚMENES / EVENTOS / # DE VECES) de las actividades de los procesos, basados en METAS o RESULTADOS ESPERADOS o EVENTOS PROYECTADOS o POSIBLES – DATOS ENTRADA. Se puede hacer planificación a LARGO. MEDIANO y/o CORTO plazo Depende: Naturaleza del negocio (Meses. Semanas, Días, Turnos, Horas ) Frecuencia de planificación de RESULTADOS y METAS Disponibilidad de información BENEFICIOS: Considera resultados variables, lo que enfoque funcional no hace.

PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA Total tiempo por cada cargo responsable Asociar REQUERIMIENTOS (CANTIDADES / FRECUENCIAS / VOLÚMENES / EVENTOS / # DE VECES) de las ACTIVIDADES con RESPONSABLES y DURACIÓN STD de cada actividad – PROCESO INTERNO PASO 6: Calculo total de tiempos por cada responsable, basado en el número de REQUERIMIENTOS y DURACIÓN STD de cada actividad en las que interviene - PROCESO INTERNO Total tiempo por cada cargo responsable Σ (DURACIÓN STD Actividad i * REQUERIMIENTOS i) n: Número de actividades del cargos responsable a analizar n i = 1

PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA Definición de la jornada de trabajo - PLANIFICACIÓN Tiempos de fatiga Se define según: Tipos de cargo (Administrativos, Operativos) Sector productivos (Construcción, Salud) Tipo de empresa (Privado, Oficial / Cultura Organizacional) Condiciones del entorno (Calor, Frío, Polvo, Seguridad) Minutos MES Jornada laboral de un CARGO (Horas) 8 Jornada Laboral (Minutos) - TOTAL 480 % Fatiga jornada laboral 15% Jornada PRODUCTIVA (Minutos) 408

PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA Definición de limites de control – PLANIFICACIÓN PASO 9: Selección de cargos a PLANIFICAR – SALIDA PASO 10: Calculo de CAPACIDAD REQUERIDA (DIMENSIONAMIENTO DEL CARGO) – PROCESO INTERNO Variación admisible POR ENCIMA (%) 10% Variación admisible POR DEBAJO (%) Capacidad requerida Total tiempo del cargo responsable Jornada productiva minutos * días periodo

PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA Definición de la CAPACIDAD INSTALADA / EXISTENTE / PROPUESTA - ENTRADA PASO 12: Calculo de estado de cargas de trabajo - SALIDA PASO 13: Es caso de defecto o exceso, gestionar (negociar) – SALIDA 1. Redefinir METAS (Requerimientos) 2. Optimizar: - Redistribuir METAS - Reasignar CUPOS - Reasignar responsabilidades (Optimizar CARGOS) 3. Asignar o eliminar CUPOS   TIENE Capacidad. Esta en el intervalo requerido admisible de capacidad 90% 110% SOBRA capacidad. Esta copando MENOS de la capacidad mínimo requerida admisible < 90% Afecta Costos FALTA capacidad. Esta copando MAS de la capacidad máxima requerida admisible > 110% Afecta Servicios Afecta Clima

PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA Calcular INDICADORES DE GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN DE CARGOS Y SUS CARGAS DE TRABAJO INDICADOR ECUACIÓN META OBJETIVO RELACIONADO Eficacia Cargos están entre LIMITE Cargos planificadas ¿? % Clima Organizacional / Servicio Optimización Costos Según situación actual de la empresa

PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA Aplicar pasos del 4 al 13 para planificar capacidad de personas FACTORES MODIFICADORES DE LOS TIEMPOS STD CAUSAS Nivel Alto (NA) Nivel Normal (NN) - FIJO Nivel Bajo (NB) Competencia de la persona 90% 100% 110% Alta Competencia / Experto Competencia Normal Competencia Baja / Personal nuevo Complejidad del trabajo asignado 75% 150% Poca complejidad Normal Alta complejidad Nivel de exigencia del cliente 85% 115% Poca exigencia Alta exigencia Estos factores se aplican solo cuando se lleva a personas especificas

PASOS ORIENTACIÓN PRÁCTICA Calcular INDICADORES DE GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN DE PERSONAS Y SUS CARGAS DE TRABAJO INDICADOR ECUACIÓN META OBJETIVO RELACIONADO Eficacia Personas están entre LIMITE Personas planificadas ¿? % Clima Organizacional / Servicio Optimización Costos Según situación actual de la empresa

HACER VERIFICAR ACTUAR PLANIFICAR LA CAPACIDAD (Día – Día) PLANIFICAR HACER VERIFICAR ACTUAR Identificar requerimientos por PROCESO y ESTRATEGIAS Identificar Disponibilidad por PROCESO y ESTRATEGIA Identificar BRECHAS entre CAPACIDAD NECESARIA y CAPACIDAD DISPONIBLE Ajustar / redistribuir CAPACIDAD DISPONIBLE vs CAPACIDAD NECESARIA Lista de Empleados y cargos Consolidado por PROCESO y ESTRATEGIAS (Mes a Mes) Determinar CAPACIDAD NECESARIA Seguimiento a REAL vs PLANEADO (Hojas de tiempo) Ajustar rendimientos, según datos históricos y productividad Comunicar planes por PROCESO, ÁREA, CANAL y EMPLEADO Identificar eventos y contingencias por PROCESO y ESTRATEGIAS Determinar AVU Estándar (Tiempos por actividad y Cargos) Ejecutar Calcular Indicadores Definición de cargos Definición de Actividades Identificar Mejoras

GRACIAS POR SU ATENCIÓN ÁLVARO ANDRÉS GÓMEZ URIBE DIRECTOR ALTA GESTIÓN EMPRESARIAL Teléfono (4) 319-20-20 Correo electrónico: aagomez@altagestion.com.co