INSTRUCTIVO ¿Cómo llenar el formulario de trámite para una Modificación Presupuestaria o Presupuesto Extraordinario ?

Como Responsable de la actividad presupuestaria La persona que solicita una modificación debe estar: Como Responsable de la actividad presupuestaria Paso No.1

Modificación con aprobación de la Rectoría Subpartidas de un Programa hacia otras subpartidas del mismo Programa (con excepción del Programa de Inversiones). Subpartidas de un Programa hacia otro Programa (con excepción partida de remuneraciones ). Todas las solicitudes de los Proyectos con recursos del Fondo del Sistema. DEBE CONSIDERAR PRIMERO EL TIPO DE MODIFICACIÓN QUE VA A REALIZAR (VER CRONOGRAMA) Modificación con aprobación del Consejo Universitario Creación de plazas nuevas Incremento en servicios especiales Incrementos de jornada Variaciones al Programa de Inversiones Variaciones a objetivos y metas del Plan Anual Operativo Modificación con aprobación del Consejo Universitario y refrendado por CGR tipo Presupuesto Extraordinario Ingresos nuevos sin presupuestar. Paso No.2

Debe contener las características propias del oficio Debe hacer: Un oficio dirigido a: Grace Alfaro Alpízar, Jefa de la Oficina de Presupuesto Debe contener las características propias del oficio El contenido principal del oficio describe el POR QUE? de la solicitud de modificación, justificando los cambios de la subpartida cedente a la subpartida que aumenta o bien el ingreso de nuevos recursos para un presupuesto extraordinario. Debe indicar concretamente que se requiere adquirir, bien o servicio y para que ?. Paso No.3

PRE-02

Una vez descargado el formulario PRE-02, identificamos la Unidad Solicitante y la Unidad Cedente. Si el movimiento es dentro del mismo Programa, se selecciona la misma Unidad y si pertenece a una Unidad de otro Programa se selecciona la que cede y la que solicita fondos según corresponda al caso. Si son recursos nuevos de un Presupuesto Extraordinario, no se debe seleccionar ninguna unidad. Se adjuntan documentos que justifiquen la incorporación de estos recursos. Paso No.5

Cada uno con el monto correspondiente En variaciones al Presupuesto Las partidas de AUMENTAR son las que recibirán los recursos, éstas deben estar basadas en el catalogo de bienes y servicios del SICOP. Cada uno con el monto correspondiente Paso No.6

Recordar que los montos totales deben ser iguales En variaciones al Presupuesto Las subpartidas de REBAJAR son las que ceden los fondos, estas fueron establecidas en el POA. Recordar que los montos totales deben ser iguales Paso No.7

NO HAY VARIACIONES AL POA. SI HAY CAMBIOS NO HAY CAMBIOS Se debe reestructurar colocando el objetivo actual con el objetivo propuesto, además debe agregar las metas y las propuestas del mismo. Se debe digitar NO HAY VARIACIONES AL POA. Si los nuevos objetivos no caben en este espacio se pueden mencionar con más detalle en el oficio adjunto. Paso No.8

El espacio de “Justificación” en el formulario puede ser utilizado para explicar el movimiento de fondos de una subpartida a otra; si esta es muy extensa puede detallarse en el oficio adjunto. Para finalizar, el formulario debe ser firmado por la persona encargada de la unidad. Si son fondos de unidades diferentes debe firmarse por los encargados de ambas unidades. Paso No.9

Datos importantes: Las modificaciones se deben enviar a la Oficina de Presupuesto en la fecha indicada en el Cronograma de Modificaciones y P. Extraordinario 2019 Este cambio esta informado a la comunidad mediante el Oficio OPRE041-2019. Aproximadamente 15 días después de la fecha limite de entrega según el cronograma, las modificaciones aprobadas por Rectoría o el Consejo Universitario, se verán reflejadas en el sistema AS400. En el caso de los Presupuestos Extraordinarios, que incorpore recursos nuevos o un superávit será aprobada, cuando se cuente con el refrendo de la Contraloría General de la República (aprox. 22 días después de remitida). Paso No.10

Gestión Se envía el oficio, junto al formulario con firmas originales a la Oficina de Presupuesto sede central edificio B Se puede enviar vía correo, para adelantar el proceso, mientras llegan los documentos físicos por mensajería institucional. Las firmas y documentos originales, son esenciales para esta gestión ya que se adjuntan al documento oficial, que la Contraloría General de la Republica solicita.

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