Micrograbación de Documentos con Valor Legal Caso de Éxito: Micrograbación de Documentos con Valor Legal Abril del 2014

Quienes somos LA ENTIDAD FUNCIONES PRINCIPALES La Oficina de Normalización Previsional (ONP) es un organismo público Técnico Especializado, adscrito al sector Economía y Finanzas (MEF); con personería jurídica de Derecho Público Interno con recursos y patrimonio propio, con autonomía funcional administrativa, técnica económica y financiera, constituyendo un pliego presupuestal. FUNCIONES PRINCIPALES Administrar el sistema Nacional de Pensiones (DL19990). Cálculo, emisión, verificación y entrega de Bonos de reconocimiento (DL 25897). Pago de pensiones de otros regímenes (por encargo legal expreso). Otros encargos: Ley 30003 – Régimen Especial de Seguridad Social Trabajadores y Pensionistas Pesqueros. Ley 29741 – Ley que crea el Fondo Complementario de Jubilación Minera, Metalúrgica y Siderúrgica. Ley N° 29903 - Ley de Reforma del Sistema Privado de Pensiones Ley N° 28991 - Ley de libre desafiliación informada

Quienes somos VISIÓN MISIÓN OBJETIVOS Líderes del servicio público en materia previsional MISIÓN Brindar seguridad previsional otorgando pensiones mediante un servicio público eficiente, predecible y transparente OBJETIVOS Ofrecer seguridad Brindar respuesta oportuna Asegurar institucionalidad

Antecedentes PROBLEMA SOLUCION PLANTEADA Tiempo de respuesta excesivo en el otorgamiento de pensiones. Alta dependencia de los procesos en el uso de documentos físicos. Acreditación de los aportes a través de la verificación en documentos físicos (archivo de Planillas y ORCINEA). Alto nivel de fotocopiado de expedientes para atender los requerimientos del Poder Judicial. Contratación de Fedatarios para sustentar la veracidad de los expedientes fotocopiados. Alta exposición a Deterioro y/o pérdida del acervo documental disponible (archivo de Planillas, ORCINEA y Expedientes). SOLUCION PLANTEADA Proceso a través de una empresa especializada y experimentada (Outsourcer) que brinde servicios de: Digitalización de los documentos con valor legal (Microformas) con miras a implantar un ARCHIVO DIGITAL

Objetivo y Alcance de la Solución Generar una base de datos de Imágenes indizadas con valor legal de los documentos más importantes del Archivo de ORCINEA y del Archivo de Planillas; lo que le permitirá a la ONP determinar en menor tiempo el vínculo laboral de los futuros pensionistas y contar con un respaldo ante posibles contingencias de deterioro y/o destrucción de los documentos indicados, los que están sometidos a permanente consulta. Alcance 24 meses 1. MICROGRABACIÓN ARCHIVO ORCINEA (31,942,233 de folios) Etapa Pre Operativa 3 meses 2. MICROGRABACIÓN ARCHIVO AP (9,325,268 folios) Etapa Operativa 21 meses Etapa de Transferencia 3. EQUIPO DE INSPECCIÓN DOCUMENTAL 1 mes Paralelo a la Operativa

Ambientes iniciales 5to PISO SÓTANO

Ambientes Habilitados por Outsourcer 5to PISO SÓTANO

Equipos de Alta Tecnología DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS INSPECCIÓN DOCUMENTAL Equipos de alta producción: Equipo especializado de tecnología Inglesa, para el Peritaje de documentos cuestionables Rotativos Planetarios Velocidad: 200 ppm Formato: B/N, Color, Escala de Grises Tamaños: A3, A4, A5, Velocidad: 2.5 ppm Formato: B/N, Color, Escala de Grises Tamaños: A1, A2,A3 Velocidad: 1.5 ppm Formato: B/N, Color, Escala de Grises Tamaños: A0,A1, A2, A3 Equipos de reproceso: FOSTER & FREEMAN VSC 6000 Rotativos Flatbed

Imágenes de Alta Calidad

Logramos mas de lo esperado QUE CONSEGUIMOS…. Imágenes de alta calidad firmadas digitalmente a colores. Producción final de 60 MM de imágenes Imágenes cargadas en nuestro Gestor de Contenidos (Filenet P8) Acreditación (Verificación) de información de libros de planillas en tiempo real Disminución de transacciones en el Archivo Central Mayor seguridad en la documentación (eliminación de las adulteraciones o eliminaciones de documentos) Inicio de implementación del ARCHIVO DIGITAL PERO LO MEJOR ES QUE… Nos concentramos en el core de nuestro negocio: Proceso de Pensiones NUESTRO PRÓXIMO PASO… Implementar el EXPEDIENTE DIGITAL

Archivo Digital (Filenet P8)

Archivo Digital (Filenet)

Efecto Colateral EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS SOLICITADOS POR EL PODER JUDICIAL Imposibilidad de cumplir con los plazos del PJ para entregar copia fedateada de los expedientes administrativos. Se tenía un alto costo en el fotocopiado y fedatación de cada uno de los folios de un expediente, aproximadamente 500 hojas Adicionalmente se tenía que entregar copia del expediente al Estudio de Abogado que lleva el caso Manipulación de papeles genera muchas inseguridades PJ coloca multas y sanciones por incumplimiento de plazos MICROFORMAS: UNA ALTERNATIVA? ¿Aceptará el Poder Judicial los expedientes administrativos en digital?

Proceso anterior - Manual Unidad de Asuntos Procesales Dirección de Producción / Precalificación Proveedor de Fotocopiado PJ: Envío de Notificación demanda Judicial Búsqueda y Requerimiento de Expediente Administrativo Envío de Expedientes Fotocopiado y Sellado de Documentos (Fedatación) Recibe expediente Plazos superiores a 15 días Fedatación de Expedientes Adjuntar carta al expediente y enviar ALE

Proceso Actual - Digital Unidad de Asuntos Procesales Dirección de Producción / Precalificación Servicio Micrograbación Búsqueda y Requerimiento de Expediente Administrativo Envío del expediente Recibe expediente PJ: Envío de Notificación Demanda Judicial Digitalizado? No Micrograbación Gestor de contenidos Sí Generación de Medio Magnético Consigue Expediente desde el Gestor de Contenidos ALE Plazos Inferiores a 5 días

Logramos mas de lo esperado – otra vez CONSEGUIMOS…. Eliminación de fotocopias y defatación de cada folio Eliminación de la manipulación de documentos en papel (Eliminación de la INSEGURIDAD) Microformas mas Expedientes Digitales firmados digitalmente por el Fedatario Informático cargados en nuestro Gestor de Contenidos Expedientes Digitales pueden ser consultados por funcionarios de la ONP y Estudios de Abogados con mucha seguridad. Liberamos espacios físicos destinados al fotocopiado y papeles. Nos estamos acercando al EXPEDIENTE DIGITAL PERO LO MEJOR ES QUE… El Poder Judicial SI ACEPTA EXPEDIENTES DIGITALES!! Siempre y cuando sean microformas firmadas digitalmente. NUESTRO PRÓXIMO PASO… Que el Poder Judicial acceda directamente a nuestro Gestor de Contenidos

Conclusiones LECCIÓN APRENDIDA… Las microformas digitales pueden ser utilizadas como información dinámica, no solo se quedan en medios magnéticos. Si las microformas están firmadas digitalmente puede utilizarse en los procesos de la Institución. La manipulación de documentos digitales es mucho mas segura que la manipulación de documentos físicos. Se genera ahorro en costos y se potencia la eficiencia LECCIÓN APRENDIDA… Nuestra mayor preocupación es el core de negocio, temas especializados deben ser realizadas por empresas experimentadas

GRA GRACIAS!!