Conceptos y Facilidades

Presentación del tema: "Conceptos y Facilidades"— Transcripción de la presentación:

1 Conceptos y Facilidades
Libro de Obra Digital Conceptos y Facilidades

2 Relación Integral Contratistas

3 Herramientas Informáticas
Relación Integral Contratistas Cuerpo Normativo Herramientas Informáticas Capacitación

4 ADMINISTRADORES DE CONTRATOS CENTRO DE INFORMACIÓN Y CONTACTOS
Relación Integral Contratistas USUARIO INTERNO USUARIO EXTERNO ABASTECIMIENTO ADMINISTRADORES DE CONTRATOS CONTRATISTA BIBLIOTECA DE ABASTECIMIENTO CENTRO DE INFORMACIÓN Y CONTACTOS REGISTRO DE CONTRATISTAS SISTEMA DE VIGILANCIA DE CARTERA EVALUACION DESEMPEÑO GENERADOR LIBRO DE OBRA DIGITAL (LOD) GESTION DE RECLAMOS CURSO ADMINISTRADORES DE CONTRATOS CURSO DE NORMATIVA DE ABASTECIMIENTO

5 Empresa Contratista Mandante

6 Libro de Obra Digital Elementos generadores de valor para el negocio
El uso del Libro de Obra Digital traerá una serie de beneficios tanto para el Mandante como para sus Colaboradores. Existe el fuerte convencimiento que esta herramienta proporcionará un mejor servicio integral (calidad, oportunidad y costo), facilitando la creación de mayor de valor al negocio. Esto se basa en los siguientes elementos: Mayor eficiencia en manejo de incidentes (US$ ahorrados por incidentes solucionados tempranamente) Mayor accesibilidad de la información (US$ ahorrados por tiempo dedicado a sustanciar reclamaciones) Mayor visibilidad y transparencia (US$ ahorrados al evitar incidentes por contar con información confiable y a tiempo) Mayor facilidad de seguimiento y escalamiento (Acciones emprendidas proactivamente) Proveer acceso universal, seguro, personalizado y restringido (Facilidad de acceso reduce tiempos de desplazamiento y permite trabajar a distancia a toda hora) Gestión sobre información histórica (US$ ahorrados por mejoras a procesos por lecciones aprendidas, US$ ahorrados al reducir los tiempos de búsqueda y procesamiento de datos, y US$ ahorrados por concepto de penalidades por no contar con los registros necesarios)

7 Estructura Jerárquica LOD
Ejecutivo Superior Administrador de Contrato Asistente Contratos Históricos Contratos Vigentes

8 Libro de Obra Digital Elementos generadores de valor para el negocio
El uso del Libro de Obra Digital traerá una serie de beneficios tanto para el Mandante como para sus Colaboradores. Existe el fuerte convencimiento que esta herramienta proporcionará un mejor servicio integral (calidad, oportunidad y costo), facilitando la creación de mayor de valor al negocio. Esto se basa en los siguientes elementos: Mayor eficiencia en manejo de incidentes (US$ ahorrados por incidentes solucionados tempranamente) Mayor accesibilidad de la información (US$ ahorrados por tiempo dedicado a sustanciar reclamaciones) Mayor visibilidad y transparencia (US$ ahorrados al evitar incidentes por contar con información confiable y a tiempo) Mayor facilidad de seguimiento y escalamiento (Acciones emprendidas proactivamente) Proveer acceso universal, seguro, personalizado y restringido (Facilidad de acceso reduce tiempos de desplazamiento y permite trabajar a distancia a toda hora) Gestión sobre información histórica (US$ ahorrados por mejoras a procesos por lecciones aprendidas, US$ ahorrados al reducir los tiempos de búsqueda y procesamiento de datos, y US$ ahorrados por concepto de penalidades por no contar con los registros necesarios)

9 Libro de Obra Digital Ámbito de acción

10 (Firma Digital Avanzada)
MODELO DE COMUNICACIONES Características de la Firma Digital Libro Maestro Adm Adm Plena Prueba Identidad Integridad del Contenido No Repudiable Formales (Firma Digital Avanzada) Mandante Contratista

11 Proceso de transacciones
MODELO DE COMUNICACIONES Proceso de transacciones Libro Maestro Adm Adm Trz Contz Adjz Trx Try Contx Conty Adjx Adjy # # # Mandante Contratista

12 MODELO DE COMUNICACIONES Contratos Simples
Libro Maestro AdC AdC FORMALES (Firma Digital Avanzada) Mandante Contratista

13 MODELO DE COMUNICACIONES Contratos con Especialidades
Precedencia Contractual Libro Maestro Libro Auxiliar Libro Auxiliar formales (Firma Digital Simple) Libro Auxiliar Obras Civiles ITO Seguridad Ing. Terreno Especial Libro Maestro AdC AdC FORMALES (Firma Digital Avanzada) Libro Auxiliar Mandante Contratista

14 MODELO DE COMUNICACIONES Proyectos Corporativos
Precedencia Contractual Libro Maestro Libro Área Libro Auxiliar Libro Área C Adm Área C Libro Área B Adm B y C Libro Corporativo Adm Comercial Adm Comercial Adm Área B FORMALES Adm Área A Adm A Libro Área A FORMALES Esp. A-1 Esp. A-1 Libro Aux.A-1 formales Mandante Contratista

15 MODELO DE COMUNICACIONES Contratista ITO
Precedencia Contractual Libro Maestro Libro Auxiliar Libro Aux. Prev. Prev. Libro Aux. 1 ITO Adm 2 ITO Libro Maestro Ctto ITO Ing. Terreno Mandante Contratista ITO Adm 1 Adm Libro Maestro Ctto1 Puede darse que: Ing. Especial Ing. Especial Adm 2 Adm 1 = Libro Aux. 2 Especial Mandante Contratista 1

16 MODELO DE COMUNICACIONES Contratos Marco con Ordenes de Servicios
Precedencia Contractual Libro Maestro Libro Auxiliar Libro Aux OS-N Adm OS-N Libro Aux OS-2 Adm OS-N Libro Maestro Adm Comercial Adm Comercial Adm OS-2 Adm OS-2 Adm OS-1 Adm OS-1 FORMALES Libro Aux OS-1 formales Mandante Contratista

17 MODELO DE COMUNICACIONES Contratista EPCM
Esp. Libro Aux. Especial Adm. EPCM-2 Adm. Ctta 2 Libro Maestro Ctto2 Especial Adm Mandante Adm EPCM Adm. Ctta 1 Libro Maestro Ctto EPCM Libro Maestro Ctto1 Esp. Ctta1 Esp. EPCM-1 Libro Aux. Mandante Contratista EPCM Contratista 1

18 Libro de Obra Digital Comparación de Atributos
Tradicional Digital Atributos 1. Acceso Universal Baja Alta 2. Visibilidad 3. Claridad y Precisión (comunicación) 4. Seguridad (custodia) 5. Seguridad (identidad de firmantes) 6. Disponibilidad 7.Comunicación Integral (total) 8. Acceso a Información Vigente e Histórica 9. Permite gestión Nula 10.Control y Seguimiento 11.Alertas proactivas 12.Facilidad de uso Alta Media

19 Tipos de transacciones
Necesita Consulta Respuesta SABER algo Genérica Responde a la ¿Necesita Consulta consulta realizada algo ? o Solicitud Necesita Respuesta Solicitud TENER algo Genérica Adjunta lo solicitado Plano ( mapa , archivo , bien Datos físico , etc .) ¿Quiere Archivo Entrega de entregar algo ? Bien Físico Información Documentos Legales Expiró plazo Información general para reclamar , o se desestimaron los daños Orden Instrucción Sí Notificación de ¿Pasaron 5 Instrucción Falta Incumplimiento días o se ¿Quiere Notificación de decidió no comunicar Incumplimiento sustanciar ? algo ? Constancia Hecho Administrador Orden de Cambio Simple Constancia busca solución fuera de esta relación contractual Instancia de Cambio en el No Notificación alcance del ¿El Contratista Contrato Orden de Cambio se considera No S ólo se reporta el hecho , perjudicado ? y se dispone de 20 días No para dimensionar el daño ( en plazo o en monto ) CONTRATISTA Toman ¿Está Si Reclamo S o l i c i t u d d e Sí conocimiento los dimensionado el No C o m p e n s a c i ó n Superiores daño ( monto y plazo ) ? ¿Acepta la Instancia de Orden de Cambio Sí Solicitud de Sustanciación Compensación ? Determina el impacto del daño que se solicita en monto y plazo

20 Plan de Actividades

21 Servicios Ofrecidos Servicios Tecnológicos Servicio de Customización
Mesa de Ayuda Hosting y Operación Aplicación web LOD: Capacitación Producción Visualizador Local de Transacciones Servicios Complementarios Definición de estrategias y su implementación en terreno Soporte a la implementación y Puesta en Marcha Capacitación a Usuarios Internos y Externos Obtención de FDA Administración del Sistema

22 Demostración LOD El objetivo de la demostración es enseñar el tipo de comunicación que existirá entre el Contratista y Mandante al usar el Libro de Obra Digital. Existen roles que definen privilegios y obligaciones Administradores de contrato Libro Maestro Administradores de Libros Auxiliares Asistentes Superiores Ejecutivos Conceptualmente cada transacción, tan pronto se firma queda como folio pendiente a su contraparte. Cada transacción preparada, pero no firmada es un borrador a la espera de su firma.