Crear Solicitud de Pago Sin Factura Manual de usuario Crear Solicitud de Pago Sin Factura

Solicitud de Pago Sin Factura 1.1 - Introducción La “Solicitud de Pago Sin Factura” es el documento utilizado por las unidades para solicitar la realización de un pago urgente a un tercero cuando no existe factura como soporte justificativo y siempre conforme a los procedimientos aprobados por el área Económico Financiera de GNF . Este pago se realizará mediante transferencia bancaria, carta de pago, efectivo o cheque. Una vez creada la solicitud en el sistema y anexando previamente la documentación necesaria, ésta se envía a aprobar a través del workflow. Al autorizar la solicitud de pago por parte del Aprobador indicado en el formulario, se envía un mail informando de ello al usuario que creó la solicitud. La solicitud de pago sin factura, llega a “CSC - Gestión de Pagos/Fondos” donde es tratada para su pago. Las solicitudes de pago deben ser autorizadas por la unidad solicitante con un plazo de antelación al menos de dos días hábiles sobre la fecha de pago.

Solicitud de Pago Sin Factura 1.2 – Objetivo y Acceso - Crear una solicitud de pago sin factura en SAP/R3. Acceso - Introducir transacción ”YGEN “ en el menú de SAP, a continuación abre la Carpeta: “Solicitud de Pagos” “Solicitudes de pago sin Factura”  Crear Solicitud de Pagos (YSOLPA04). - El usuario, de la unidad en donde se genera la necesidad del pago accede a la siguiente pantalla para crear una solicitud de pago.

Solicitud de Pago Sin Factura 1.2 – Creación de Solicitud de Pago SF DATOS INICIALES: Informar los siguientes campos Sociedad: Sociedad donde se origina la solicitud de pago. Vía de pago: Seleccionar según el tipo de pago (transferencia, efectivo, carta de pago o cheque) Solicitante: Introducir numero individual del solicitante. Puede coincidir con el creador. Si es distinto del creador, el solicitante deberá aprobar la solicitud. Nivel de firma/Firma única (siguiente punto).

Solicitud de Pago Sin Factura 1.2 – Creación de Solicitud de Pago SF NIVELES DE APROBACION: “Nivel de firma” y “Firma única” OPCION A: Nivel de firma Workflow SAP - Creador: Asignado por SAP. - Solicitante: Asignado por SAP según indicación Creador - Aprobador: Asignado por SAP según Nivel de Firma OPCION B : Firma Única: El creador es el encargado de seleccionar el aprobador de la solicitud. - Aprobador: Asignado por Creador (utilizar el matchcode)

Solicitud de Pago Sin Factura 1.2 – Creación de Solicitud de Pago SF BENEFICIARIO (I): Dependiendo de la vía de pago, el sistema muestra campos diferentes Transferencia - Código Acreedor: Si tercero existe en el sistema al introducir el código, SAP recupera los datos de nombre, CIF/NIF e IBAN. Sólo será modificable el IBAN en caso de que se quiera pagar a una cuenta diferente. Si el tercero no existe : 1º. Anticipo acreedor: es obligatorio dar de alta al tercero en SAP previamente y según procedimiento habitual. 2º. Para el resto de conceptos: es obligatorio cumplimentar los siguientes datos - Nombre de Acreedor - CIF/NIF - IBAN - Concepto del pago: Obligatorio informar el concepto por el cual se realiza la transferencia. - Expediente juzgado: Obligatorio informar si el concepto está relacionado con juzgados.

Solicitud de Pago Sin Factura 1.2 – Creación de Solicitud de Pago SF BENEFICIARIO (II): Dependiendo de la vía de pago, el sistema muestra campos diferentes Carta de pago - Código Acreedor: Si tercero existe en el sistema al introducir el código, SAP recupera los datos de nombre y CIF/NIF. Si el tercero no existe es obligatorio cumplimentar los siguientes datos - Nombre de Acreedor - CIF/NIF

Solicitud de Pago Sin Factura 1.2 – Creación de Solicitud de Pago SF BENEFICIARIO (III): Dependiendo de la vía de pago, el sistema muestra campos diferentes Efectivo A) Disposición Efectivo : Beneficiario + Datos Recogida - Código Acreedor: Si tercero existe en el sistema al introducir el código, SAP recupera los datos de nombre y CIF/NIF. Si el tercero no existe es obligatorio cumplimentar los siguientes datos Nombre de Acreedor CIF/NIF - Nombre: Nombre de la persona encargada de la recogida. - NIF: Numero de identificación de la persona encargada de la recogida. - Lugar: Es obligatorio introducir en el lugar de recogida la entidad, número de oficina y dirección de la misma

Solicitud de Pago Sin Factura 1.2 – Creación de Solicitud de Pago SF BENEFICIARIO (IV): Dependiendo de la vía de pago, el sistema muestra campos diferentes Efectivo B) Reposición Caja Local: Caja + Datos Recogida - Reposición de caja: Marcar X si se va a realizar una reposición de caja. - Código Caja: Indicar el código de caja en el que se desee la reposición. - Nombre de caja: El sistema informa del nombre de la caja seleccionada en “Código de Caja”. - Nombre: Nombre de la persona encargada de la recogida. - NIF: Numero de identificación de la persona encargada de la recogida. - Lugar: Es obligatorio introducir en el lugar de recogida , la entidad, número de oficina y dirección de la misma

Solicitud de Pago Sin Factura 1.2 – Creación de Solicitud de Pago SF BENEFICIARIO (V): Dependiendo de la vía de pago, el sistema muestra campos diferentes Cheque - Código Acreedor: Si tercero existe en el sistema al introducir el código, SAP recupera los datos de nombre y CIF/NIF. Si el tercero no existe es obligatorio cumplimentar los siguientes datos Nombre de Acreedor CIF/NIF - Nombre: Nombre de la persona encargada de la recogida. - NIF: Numero de identificación de la persona encargada de la recogida. - Lugar: Es obligatorio introducir en el lugar de recogida la entidad, número de oficina y dirección de la misma

Solicitud de Pago Sin Factura 1.2 – Creación de Solicitud de Pago SF DATOS DE PAGO (I): Fecha de pago y aplicación - Fecha de pago: La fecha de pago debe considerar el plazo mínimo de dos días exigido desde el momento de autorización. - Importe: El sistema realiza el sumatorio de los importes de las posiciones. - Moneda: Siempre será “EUR”

Solicitud de Pago Sin Factura 1.2 – Creación de Solicitud de Pago SF DATOS DE PAGO (II): Fecha de pago y aplicación - Código SP: Con la ayuda del matchcode, elegir el código de concepto que se desee y pulsar INTRO - Concepto: El sistema informa de manera automática del nombre del concepto a tratar en la solicitud. - Cuenta: El sistema informa del número cuenta en referencia al “Código SP” anterior escogido. - Orden: Si es necesario, introducir una orden válida. - Importe: Introducir el importe referente a dicho concepto. Debe ser positivo. - Moneda: El sistema informa de manera automática de que la moneda será “EUR” - Código acreedor: El sistema informa de manera automática este campo, si el acreedor está dado de alta en el sistema, si no, quedará sin informar. - CME: El sistema informa de manera automática si el concepto utiliza cuenta de mayor especial (CME). - Cl. Mov: Dependiendo el “Código SP”, el sistema propone una clave de movimiento, es modificable. - Cantidad: Dependiendo el “Código SP” escogido, el sistema permite introducir cantidades positivas. - Unidades: Hace referencia al campo anterior “Cantidad”. - Texto: Introducir texto referente al concepto que informará al asiento contable.

Solicitud de Pago Sin Factura 1.2 – Creación de Solicitud de Pago SF Asignar estado y número a la solicitud - Para poder asignar un número y un estado a la solicitud de pago es necesario guardar. .

Solicitud de Pago Sin Factura 1.2 – Creación de Solicitud de Pago SF Adjuntar documentación y observaciones - Para poder adjuntar documentación a la solicitud de pago, es necesario que tenga asignado un estado y un número de solicitud. Después esto, ya se puede adjuntar el/los archivo/s. - Para poder “Enviar a Workflow” es obligatorio adjuntar la documentación justificativa del pago. - En cualquier momento de la solicitud, se puede añadir comentarios presionando el botón de “Observaciones”, que funcionará como canal de comunicación entre el usuario y “CSC- Gestión de Pagos/Fondos”.

Solicitud de Pago Sin Factura 1.2 – Creación de Solicitud de Pago SF Enviar a WF - Una vez adjuntado el anexo ya estás en condiciones de enviar la solicitud al circuito de aprobación. Pulsando el botón “Enviar WF”. - El sistema informa a quien le envía la solicitud para que siga con el ciclo de la misma. Cuando se presiona “Confirmar” el sistema cambia de estado la solicitud y se la enviar a la persona encargada de la misma.

Solicitud de Pago Sin Factura 1 Solicitud de Pago Sin Factura 1.3 – Modificar/Visualizar una Solicitud de pago SF Modificar Introducir transacción ”YGEN “ en el menú de SAP, a continuación abre la Carpeta: “Solicitud de Pagos” “Solicitudes de pago sin Factura”  Modificar Solicitudes de Pago Sin Factura (YSOLPA05). - Solo puede modificar la solicitud, el creador, solo si, la solicitud tiene estado “0 – Pendiente Creador” o “7 – Devuelto”. - Se puede añadir comentarios. - Se puede adjuntar documentación. Visualizar Introducir transacción ”YGEN “ en el menú de SAP, a continuación abre la Carpeta: “Solicitud de Pagos” “Solicitudes de pago sin Factura”  Visualizar Solicitudes de Pago Sin Factura (YSOLPA06).

Solicitud de Pago Sin Factura 1.4 – Consideraciones Estados de la solicitud en función del creador/solicitante/aprobador:   ( <> - Diferente | = - Igual) Creador <> Solicitante <> Aprobador 0 – Pendiente Creador 1 – Pendiente Solicitante 2 – Pendiente Aprobador   Creador = Solicitante <> Aprobador Creador <> Solicitante = Aprobador Creador = Solicitante = Aprobador