Managua, Nicaragua, 12-14 de diciembre de 2005 Análisis del Cuestionario sobre Manejo y Emisión de Documentos de Viaje en el marco de la Conferencia Regional sobre Migración Taller “Estándares Internacionales para Documentos de Viaje y Sistemas de Emisión” Managua, Nicaragua, 12-14 de diciembre de 2005 Jorge Peraza-Breedy

Estructura de la Presentación Metodología Reflexiones Generales Iniciales Análisis de respuestas por secciones del cuestionario Conclusiones y recomendaciones

Metodología Análisis integral del sistema de emisión de documentos (cuestionario dividido en 9 secciones) Respuestas recibidas 10, más un reporte de auditoría Respuestas recibidas en un lapso de 10 meses, por lo que pueden haberse dado cambios importantes en cuanto procesos dinámicos que son. Necesidad de recabar más información con respecto a algunos procesos.

Reflexiones Generales Iniciales Conciencia general sobre la importancia de contar con documentos de viaje y sistemas de emisión eficientes y seguros. Tendencia a ampliar el uso de documentación segura en otras áreas relacionadas a la identificación de las personas. Como limitante general en la mejora de los sistemas se identifican dos aspectos: bajo presupuesto y falta de información objetiva. Valor agregado de las capacitaciones en la detección de documentos fraudulentos (cooperación bilateral y regional).

Análisis de Respuestas del Cuestionario

I. Control de Documentos en Blanco (1/2) Características del Documento de Viaje Todos los países están utilizando en mayor o menor grado medidas de seguridad en la libreta, las más comunes son: marcas de agua, elementos de lectura con UV, hologramas, fibras UV, tintas con efectos ópticos, laminación de seguridad. Hay una concentración de medidas de seguridad en la página biográfica. Las páginas intermedias presentan esquemas de doble numeración, marcas de agua, fibrillas UV, hilo de seguridad –pocos países tienen formatos diferentes para cada página. La mayoría de las libretas tienen perforación láser cónica.

I. Control de Documentos en Blanco (2/2) Inventario de Documentos Documentos numerados en manufactura En la mayoría de los países los sistemas de emisión administran los inventarios, no obstante quedan algunos países que lo hacen manualmente. La administración de inventarios, en algunos casos incluye páginas biográficas y laminados. Registros para documentos dañados en proceso, anulados o con defectos de fábrica.

Interrogantes – Tema I ¿Cómo se administran los registros manuales? –en términos de su custodia e integridad de los datos consignados ¿Qué destino se da a los documentos dañados, anulados o con fallas de origen? –aún si el sistema lo anula, ¿qué tratamiento se da a la libreta física?

II. Aplicación y Proceso de Adjudicación (1/2) Amplia gama de documentos para atestar ciudadanía: cédulas de identidad o de vecindad, certificado de nacimiento, tarjeta electoral, declaración de nacionalidad, reporte consular, certificado de naturalización, etc. Algunos países vinculan sus sistemas con las bases de datos de otras entidades. La mayoría de los países conducen capacitación regular para identificación de documentos fraudulentos o alterados, no obstante también se confía en las destrezas desarrolladas por la experiencia. De manera generalizada se carece de herramientas para verificar la validez de documentos (UV, lentes)

II. Aplicación y Proceso de Adjudicación (2/2) Generalizada la práctica de la rotación de personal La posibilidad de que una sola persona emita un documento depende principalmente del nivel de acceso/privilegios al sistema que administra la emisión de documentos. INTERROGANTES Tema II Determinar niveles de coordinación interinstitucional Definir mecanismos para conducir pruebas piloto para identificar principales vulnerabilidades

III. Verificación de Identidad y Nombre (1/2) Documentos adicionales: identificaciones con fotografía, comprobantes de pago, permisos legales para el caso de menores de edad, certificados de matrimonio o divorcio, constancia de cambio de nombre. Cruces con bases de datos externas Comprobación física de rasgos Huellas digitales –algunas veces verificadas contra bases biométricas Verificación de registros policiales Menores de edad y problemas de custodia Algunos países aplican también entrevistas de comprobación

III. Verificación de Identidad y Nombre (2/2) Atestación de identidad es una práctica limitada a ciertos países Pocas oficinas de pasaportes cuentan con agentes de aceptación, sustituido en ciertos casos con capacitación especial La elegibilidad de una persona se comprueba, por lo general contra bases de datos internas (renovación de documentos) o externas. INTERROGANTES - Tema III Se actualizan regularmente las bases de datos para la comprobación de información. Clarificar procedimientos cuando se detectan casos de no elegibilidad.

IV. Reemplazo de Pasaportes Extraviados o Robados (1/2) Aunque en la mayoría de los países la ley dice que el pasaporte robado/extraviado debe ser reportado inmediatamente, en la práctica muchos señalan que esto se hace únicamente cuando se solicita un nuevo documento. Instancias de denuncia: consulados, direcciones de migración, ministerio público, poder judicial. La invalidación del documento de viaje en el sistema no es una práctica generalizada. Información sobre documentos de viaje robados/extraviados no siempre está disponible en los controles fronterizos.

IV. Reemplazo de Pasaportes Extraviados o Robados (2/2) Dos países reportan a INTERPOL información sobre documentos perdidos/robados, aunque otros están en proceso de hacerlo. Penalidades más comunes para un nuevo pasaporte en caso de pérdida/robo: tarifas aumentadas, reservas para investigar los casos, demora en la entrega del documento nuevo. INTERROGANTES – Tema IV Principales limitantes de los países para facilitar información a INTERPOL. Los países que informan a INTERPOL, ¿lo hacen en tiempo real?

V. Impresoras (1/2) No es una práctica común contar con impresión controlada por dos personas. El control de impresión reside principalmente en la clave de acceso a la función. El control doble se entiende normalmente como una coordinación del supervisor y del operario, o separando las funciones de activación del número de libreta y la impresión a una segunda persona. El uso de las impresoras queda registrado en el sistema de emisión, o en general se cuenta con una bitácora de usos y/o modificaciones.

V. Impresoras (2/2) Los insumos para la impresión se guardan en lugares con acceso restringido. INTERROGANTES – Tema V Quedan por determinar los niveles de seguridad para establecer los perfiles de autorización de los empleados. En los casos que la impresión no esté centralizada, ¿los mecanismos de seguridad son los mismos?

VI. Seguridad Física de las Instalaciones Acceso restringido a ciertas áreas del proceso No es usual llevar registros de los movimientos de las personas Algunos países no cuentan con servicio continuo de seguridad El equipo de vigilancia es bastante limitado (cámaras) o no funciona En caso de violarse la seguridad de las instalaciones, los mecanismos de seguimiento son muy diferentes (recurso internos o externos) INTERROGANTE - TEMA VI Efectividad real de las restricciones a ciertas áreas de trabajo

VII. Estándares del Personal En general, no hay niveles sistematizados para el escrutinio del personal: inspecciones regulares, referencias laborales, seguimiento de supervisión. Capacitación regular (anual generalmente) para detección de fraudes. Participación del sector privado y gobiernos cooperantes en las capacitaciones. Coordinación interinstitucional INTERROGANTES - Tema VII Sistemas de información para actualizar regularmente a supervisores y personal gerencial

VIII. Controles Internos, Auditorías e Investigaciones Las auditorías se entendieron en diferentes niveles: financieras (inventarios, presupuestos, planillas de pago), documentos en proceso y operativo (cumplimiento de tareas asignadas). Se señalan dos tipos de auditorías: internas y externas. Indicadores de desempeño vis-à-vis estándares de control interno. En caso de fraude, aplican diferentes medidas: administrativas, penales, códigos de ética internos o institucionales (para el sector público)

Interrogantes - Tema VIII ¿Cuántos países cuentan con manuales de procedimentos claramente definidos? ¿Los manuales incluyen especificaciones operativas, políticas, sistemas de control? ¿Se han desarrollado protocolos de control? ¿Nivel de regularidad de las auditorías?

IX. Apoyo de los niveles superiores en los procedimientos de emisión Actividades gerenciales difieren de país a país: cumplimiento de procedimientos, supervisión, aseguramiento de calidad, cumplimiento de políticas. Poca mención sobre tareas asociadas a la corrección de errores. Difícil llegar a conclusiones con respecto al presupuesto – sistema de inversiones puntuales. En general, presupuestos bajos en comparación con lo que se genera. INTERROGANTES - Tema IX Entender inversiones en función de los diferentes rubros: seguridad, cambio/actualización de sistemas, sostenibilidad de los procesos, mantenimiento, entre otros.

Conclusiones y Recomendaciones (1/2) Balance en las políticas: eficiencia de los procesos, seguridad, estabilidad de los procesos y presupuestos. Procesos flexibles para responder a los retos emergentes. Establecimiento de estándares de desempeño Sistemas diferenciados: renovaciones, aplicaciones por correo y aplicaciones para menores de edad. Evaluaciones de riesgo

Conclusiones y Recomendaciones (2/2) Llevar información a los controles fronterizos y facilitar medios para inspección Estandarización de procesos: oficinas centrales y regionales, y consulados Medios para prevenir y combatir crímenes informáticos Actualización constante de perfiles de acceso Política para documentos provisionales y de emergencia Esfuerzos para la elaboración de protocolos de seguridad y manuales operativos