5S DIGITAL Entorno físico y digital. ¿Qué mejoramos? Atacamos los despilfarros ocultos. A por la mejora sostenible. El proyecto 5S digital. 5S DIGITAL

1. ENTORNO FÍSICO Y DIGITAL Disposición de un óptimo entorno físico de trabajo: punto de partida para la mejora. 5S físico Disposición de un óptimo entorno digital de trabajo: punto de partida para la mejora. 5S digital

ENTORNO FÍSICO Y DIGITAL El escritorio físico 5S El escritorio digital 5S

ENTORNO FÍSICO Y DIGITAL Organizado: eliminados los innecesarios. Ordenado: identificado y ubicado aquello que es necesario. Limpio: eliminados los focos de suciedad y los apaños. Visualmente controlado: actuando rápido ante la desviación. Sostenible: generado el hábito para mantenerlo. El escritorio físico 5S

ENTORNO FÍSICO Y DIGITAL Organizado: eliminados los innecesarios. Ordenado: identificado y ubicado aquello que es necesario. Limpio: eliminados los focos de suciedad y los apaños. Visualmente controlado: actuando rápido ante la desviación. Sostenible: generado el hábito para mantenerlo. El escritorio digital 5S

ENTORNO FÍSICO Y DIGITAL El iceberg digital Lo físico oculta las 9/10 partes de la documentación digital, oculta bajo el mar y generando constantes pérdidas de eficacia y eficiencia. La capacidad de almacenamiento se rige por la primera ley de Moore: la capacidad de los chips (tanto los de memoria como los de proceso) se duplica cada 18 meses: “donde todo cabe todo entra”. Lo digital ha agredido a la gestión y ha conducido a situaciones de bloqueo cultural frente a las nuevas tecnologías: “ya te decía yo que el .com iba a fracasar”. Sin embargo, en ocasiones sólo mediante lo digital podemos ser competitivos.

2. ¿QUÉ MEJORAMOS? 1 - La gestión de la información: Just-In-Time. Accesible: sé dónde está. Fiable: sé que es correcta. Útil: sé que es la adecuada para este problema. A tiempo: cuando me hace falta. Sólo la necesaria. Decisiones de mayor calidad 2 - Las competencias ante las nuevas tecnologías. Valor de uso: sé para qué me sirven y las uso.

3. ATACAMOS LOS DESPILFARROS OCULTOS La información digital innecesaria (contra la polución informativa): Duplicados, triplicados... Obsoletos. La escasa capacitación y actitud para manejar lo digital. Las fuentes de suciedad que provocan retrabajos. Los movimientos digitales innecesarios: lo necesario a mano, ubicado e identificado. Menos tiempo

4. A POR LA MEJORA SOSTENIBLE Usuario, directivo, área de TIC y facilitador: el equipo necesario. Capacitamos al tiempo que implantamos. Eliminamos vicios y creamos rutinas saludables ayudados por la tecnología. Tres ámbitos de actuación: La tecnología. La organización de la información. La cualificación y las actitudes.

Despliegue de cada fase 5. EL PROYECTO 5S DIGITAL Reunión de Trabajo + Formación Despliegue de Actividades Validación del avance Resultados Despliegue de cada fase 3 Alcance y Marco Estratégico 1 Básica 5S + digital 2 Revisión y Análisis de 4 Alineación con la estrategia. Configuración del equipo de proyecto. Alcance del proyecto. Indicadores y resultados esperados. 1 2 Visión global de 5S. Lo digital y lo físico: particularidades en 5S. Gestión de la información en soporte digital. El PC, herramienta y almacén, logística avanzada. Escritorio. El fichero, la subcarpeta, la carpeta, la unidad, mi PC, la red (Intranet), la Red (Internet). La gestión del correo electrónico a través de 5S. Buscar... y encontrar. 3 Formación. Acción. Revisión. 4 Revisión general. Análisis para la extensión.

5. EL PROYECTO 5S DIGITAL Cómo se alinea el proyecto de mejora de 5S digital dentro de los objetivos estratégicos de la empresa. Nivel del proyecto 5S digital: Organización personal de la información digital. Organización de la información digital en el área/proceso. Organización de la información digital en la organización. Organización de la información digital con el entorno. Actores implicados en el proyecto: El área TIC. El nivel directivo. Los usuarios. El facilitador. Táctica de implantación: qué área, con qué expectativas de mejora, con qué barreras de entrada, con qué actitudes previas... Predefinición de indicadores: en qué vamos a impactar. Alcance y Marco Estratégico 1 Alineación con la estrategia. Configuración del equipo de proyecto. Alcance del proyecto. Indicadores y resultados esperados. 1

5. EL PROYECTO 5S DIGITAL Capacitar técnicamente y generar las actitudes adecuadas para el éxito para el proyecto. Visión global de 5S. La metodología Lo digital y lo físico: particularidades en 5S. Gestión de la información en soporte digital. Empresa = información Niveles de la información El PC, herramienta y almacén, logística avanzada. Escritorio. El nuevo entorno de trabajo virtual. El fichero, la subcarpeta, la carpeta, la unidad, mi PC, la red (Intranet), la Red (Internet). La gestión del correo electrónico a través de 5S. Defensas activadas y rigor Buscar... y encontrar. Formación Básica 5S + digital 2

Despliegue de cada fase 5. EL PROYECTO 5S DIGITAL Reunión de Trabajo + Formación Despliegue de Actividades Validación del avance Resultados Despliegue de cada fase 3 3 Formación. Acción. Revisión. Orden y organización Cultura de manejo de la información digital en la empresa. Estructura: personal-área/proceso-empresa-entorno. Describir la estructura de la información que manejamos: los “cajones del armario”. Identificar los documentos duplicados, triplicados...y ¡eliminarlos! Consensuar criterios de identificación de documentos. Plantear el paralelo físico-digital: escritorio (físico-digital), armarios (físicos-digitales). Criterios de archivado de la documentación. Criterios del área de TIC.

Despliegue de cada fase 5. EL PROYECTO 5S DIGITAL Reunión de Trabajo + Formación Despliegue de Actividades Validación del avance Resultados Despliegue de cada fase 3 3 Formación. Acción. Revisión. Limpieza Hábitos a generar en el usuario. Lugares prohibidos y focos de suciedad: repaso periódico. Activar la tecnología para rastrear. Elementos no usados. La seguridad, en dos planos: el usuario y el área TIC. Eliminación de apaños (“cuando la gente se busca la vida”). Retroinformación para la limpieza.

Despliegue de cada fase 5. EL PROYECTO 5S DIGITAL Reunión de Trabajo + Formación Despliegue de Actividades Validación del avance Resultados Despliegue de cada fase 3 3 Formación. Acción. Revisión. Control visual Alarmas sobre lo que tiene riesgo de no cumplirse. Sitios despejados: la cultura del escritorio. Ejemplo en escritorio Windows: Mesa despejada. Iconos de acceso directo. Barra de tareas. Menú Inicio. Apariencia de carpetas e identificación de documentos: “propiedades”. Ventanilla única. Integración en un puesto de control. Ejemplo en Microsoft Outlook. Integración en un puesto de control. Ejemplo en Internet Explorer.

Despliegue de cada fase 5. EL PROYECTO 5S DIGITAL Reunión de Trabajo + Formación Despliegue de Actividades Validación del avance Resultados Despliegue de cada fase 3 3 Formación. Acción. Revisión. Disciplina y hábito: la sostenibilidad del proyecto Monitorización desde el área de TIC. Tareas automatizadas ejecutadas por el usuario: Duplicados. Ubicaciones únicas. Documentos sin acceso. Documentos de tamaño excesivo. Ciberpaseos. Rutinas para mantener el sistema Auditorías de información, según plan anual.

5. EL PROYECTO 5S DIGITAL 4 4 Balance del proyecto implantado. Recursos invertidos / Resultados conseguidos. Análisis de las mejoras conseguidas. Documentación. Cualificación y actitudes en el equipo de proyecto. Situación antes – después. Análisis de la extensión. Impacto / Facilidad de implantación. Plan de avance del proyecto. Recursos necesarios. Integración en las rutinas de gestión. Marco EFQM. Ciclo anual de plan de gestión. Ciclo plurianual de reflexión estratégica. Revisión y Análisis de Resultados 4 Revisión general. Análisis para la extensión.